Archivierungssoftware verwaltet, bewahrt, erschließt digitale Dokumente und stellt diese Informationen anschließend bereit. Auch papiergebundene Dokumente (Verträge, Eingangsrechnungen etc.) können im Rahmen der Büroorganisation nach einer Digitalisierung (Scanning) verwaltet werden. In der Regel bietet die aufgeführte Software dabei eine Format und Quellen unabhängige Speicherung und ermöglicht eine thematische Sortierung und die Volltextsuche in den Dokumenten.
Je nach Anforderung bietet die Archivierungssoftware die Möglichkeit verschiedene Lagerplätze zu verwalten und Aussonderungslisten zu erstellen. Meist beinhaltet die Software ein Benutzer-Rechtesystem und bietet verschiedene Schnittstellen zu Mailclients oder den unterschiedlichen Datenbankanforderungen (SQL, Access, Excel usw.). Neben Software zur Archivierung finden Sie hier Lösungen für den Werbeartikelhandel, Wissensmanagementsysteme, Rechnungserfassung, Vertragsmanagement, sowie Lösungen für Medien- und Bilddatenbanken.
Lassen Sie sich die Versionssteuerung erklären. Werden mit jeder Änderungen des Dokuments eine neue Version angelegt? Was passiert mit älteren Zwischenversionen?
Beachten Sie die Einhaltung von Qualitätsnormen besonders im Hinblick auf die Rückverfolgbarkeit von Arbeiten an Dokumenten.
Klären Sie, ob auch die Zusammenarbeit verteilter Gruppen bzw. Teams und die Benutzerverwaltung interner und externer Mitarbeiter möglich ist.