Ambulanter Betreuungsdienst sucht Software zur automatischen Rechnungsstellung

Wir sind ein Betreuungs- und Entlastungsdienst für Senioren, welcher niedrigschwellige Leistungen aus dem Bereich der Unterstützung im Alltag bietet, und suchen nach einer Software zur Vereinfachung unserer Geschäftsprozesse, zumindestens nach einer Software für die automatische Generierung von Rechnungen anhand von Kalenderdaten.

Optimalerweise wünschen wir uns eine Pflegesoftware aus dem Gesundheitsbereich, da diese auch viele andere Aspekte und Problemstellungen abdeckt. Jedoch war es uns bisher nicht möglich eine Software zu finden, welche unsere Prozesse abbilden kann. Anders als im Pflegemarkt üblich, arbeiten wir nicht zentral verwaltet, sondern dezentral. Das bedeutet, wir haben keine Pflegedienstleitung, keine Dienstplanung im klassischen Sinn und auch keine Tourenplanung. Unsere Mitarbeiter arbeiten komplett selbstbestimmt. Jeder Mitarbeiter bekommt Patienten zugewiesen und macht mit diesen selbstständig Termine, trägt diese in seinen Kalender ein und führt Leistungen aus. Dabei soll jeder Mitarbeiter auch nur auf seine Patienten Zugriff haben. Strukturell sind alle Mitarbeiter in Teams eingeordnet. Jeder Teamleiter verwaltet dabei 5-12 Teammitglieder und hat volle Zugriffsrechte, nicht nur auf seine eigenen Patienten, sondern auch auf die Patienten und Kalender seiner Mitarbeiter. Diese Hierarchiekette geht weiter und kulminiert schlussendlich im Innendienst, welcher die Rechnungen schreiben muss. Da eine solche Software scheinbar nicht zu existieren scheint, da der Pflegemarkt in Deutschland anders strukturiert ist, wollen wir unsere Ansprüche etwas anpassen und uns mehr auf das Thema der automatischen Rechnungsstellung konzentrieren.

Momentan arbeiten alle Mitarbeiter mit einer Kalendersoftware. In dieser können die Lese- und Schreibrechte auf die Kalender untereinander individuell vergeben werden, was der IT-Administrator erledigt. Alle Termine der Mitarbeiter werden erfasst. Zum Monatsende wird der Kalender im .csv-Format exportiert und bildet die Grundlage, sowohl für die Lohnabrechnung, als auch für die Abrechnung gegenüber den Pflegebedürftigen. Der zeitaufwendigste Prozess im Innendienst ist momentan das Erstellen der Rechnungen, da aus jedem Kalendereintrag eine Rechnung erstellt werden muss. Es werden pro Monat über 1000 Rechnungen auf diese Art erzeugt. Hier wünschen wir uns eine Software, welche in der Lage ist, vollautomatisch aus den Kalenderdaten Rechnungen zu erzeugen. Alle rechnungsrelevanten Informationen sind dabei in der .csv-Datei enthalten. Dazu zählt der Name des Patienten (bei Bedarf ließe sich hier eine eindeutige ID zuordnen), die Leistungsart, welche bei diesem erbracht wurde, die eigentlichen Zeiten, von wann bis wann Leistungen erbracht wurden, und die zugehörigen Krankenkassen als Rechnungsempfänger. Da alle rechnungsrelevanten Informationen bereits vorhanden sind, sollte es möglich sein per Knopfdruck einen Rechnungslauf vollautomatisch zu starten, welcher alle notwendigen Rechnungen des Monats generiert, fakturiert, abmahnt, usw.

Es werden fünf Software-Arbeitsplätze benötigt.