Wir, als kleines mittelständisches Unternehmen, sind Anbieter von schlüsselfertigen Häusern (Beratung, Verkauf und Bauleitung) und suchen eine Projektplanungs- bzw. Projektmanagementsoftware.
Folgende Anforderungen sollte die Softwarelösung erfüllen:
Vor-Verkaufs-Prozess
- Ausschreibungsmodul für Subunternehmer
- RfP (Request for Proposal, dt. Aufforderung zur Angebotsabgabe)
- Bid-Management (Befasst sich mit allen Aufgaben rund um die Erstellung von Angeboten und Ausschreibungen.)
- Vergabe
- Lead Management bzw. CRM
- Anlegen von Leads
- Tracken bzw. Managen von Leads
- Leads in Kunden umwandeln
- Automatische Generierung einer Kostenkalkulation bzw. eines Angebotes pro Lead
- Personalisiertes Bauherren Cockpit
- ähnlich wie Facebook Timeline (was ist wann passiert?)
- Übersicht über Termine, vergangene Kommunikation, Videos, Fotos etc.
Projektmanagement
- Auftragsmanagement
- Dokumentenmanagement
- für Fotos, Videos und Dokumente
- Zuweisung pro Auftrag
- variable Zugriffsberechtigungen auf Dokumente
- variable Verteilung bzw. Zuweisung der Dokumente z.B. ins Bauherren Cockpit oder in den Daily Log zu einem Auftrag
- user-freundliche Markierungsmöglichkeiten innerhalb Dokumenten
- Garantiefallmanagement
- Erstellen von Mängellisten über mobile device auf der Baustelle
- Garantiefälle gehen über Bauherren Cockpit ein
- automatische Zuweisung der Garantiefälle bzw. Mängel an Stakeholder
- Scheduling bzw. Deadlines zur Mangelbehebung inkl. Alerts
- Reporting
- Subunternehmer- bzw. Vendor-Management
- Stammdaten (Kontakt, Ansprechpartner etc)
- bevorzugte Kommunikationsform (z.B. E-Mail)
- Ablaufdatum von bestimmten Zertifikaten bzw. Zulassungen inkl. automatischem Alert
- Info zu Zahlungsmodalitäten (Fälligkeit, Skonto etc)
- eigener Zugang -> Zugriffsmöglichkeit auf versch. Inhalte der Software z.B. Möglichkeit zum Upload von Fotos der Baustelle durch Subunternehmer oder tägliches Status-Update durch Subunternehmer -> Berechtigungen können flexibel vergeben werden
- To-Do bzw. Aufgaben-Modul
- variable Zuweisung
- Statusangabe
- Alert bei Fälligkeit bzw. Fertigstellung
- Upload von korrespondierenden Dokumenten
- Tägliche Logs pro Auftrag
- Was ist heute passiert (Fortschritt, Probleme, To Do´s etc.)?
- Voice to text recording via Mobile device
- Integration von (markierten) Bildern
- Daily Log kann mit verschiedenen Usern geteilt werden bzw. To Do´s zugewiesen werden
- Projektplanung bzw. Scheduling
- Ansicht: pro Auftrag und Gesamtansicht über alle Aufträge
- versch. Ansichten -> pro Woche/ pro Monat etc.
- Ansicht auch nach Gantt mit kritischem Pfad
- automatische Plananpassung bei Planänderungen (per Drag und Drop) mit automatischer Benachrichtigung der Stakeholder
- To Do´s bzw. Aufgaben sowie täglicher Log können ebenfalls in Projektplanung mit eingeblendet werden
- Messaging
- E-Mails -> automatische Zuteilung der Mails zu den einzelnen Aufträgen
- Instant-Messaging ähnlich Whatsapp (wer hat wann was gepostet in 1 Vorgang)
- Instant-Messages können als Push-Nachricht auf Mobile gespielt werden (Incident Reporting)
- Suche nach Topics und Filteroptionen
- Auftragsänderungsmanagement
- wenn Auftrag angepasst wird
- Anpassung Kosten, Budget, Auftragsvolumen, Timeline, Benachrichtigungen etc.
- Erstellung eines offiziellen Dokumentes zur Freigabe bzw. Unterzeichnung durch Bauherren
Finanzmanagement
- Budgetmanagement
- Budget vs. IST
- Abweichung
- gezahlt vs. ausstehende Kosten
- Cost-Split nach Gewerken
- Gewerke / Angebotspositionen können entweder in Software importiert werden (z.B. Excel-Import) oder direkt im System eingetragen werden
- aus Gewerken kann automatisiert ein Angebot erstellt werden
- Auftragsabwicklung Subunternehmer
- Automatische Generierung von Aufträgen an Subunternehmer
- elektronische Auftragsfreigabe
- Statusanzeige zu den Aufträgen (genehmigt / work complete / paid etc)
- Zahlungsmöglichkeit der Aufträge durch Anbindung von Payment Provider -> Rechnungen können direkt aus Software heraus beglichen werden
- Rechnungstellung
- Timesheets bzw. Zeiterfassung
- Mobile "clock-in/out"
- Custom Reporting
- Easy Export to Accounting Software Lexware
Wichtig: Alle Funktionalitäten müssen auch via Mobile Device (Mobiltelefon und Tablet) von unterwegs bzw. auf der Baustelle verfügbar sein (idealerweise als App). Schnelles Laden und Erfassen von Daten ist zwingend notwendig.
Die Software soll auf ca. 10 Arbeitsplätzen eingesetzt werden.
Abkürzungen:CRM: Customer Relationship Management
inkl.: inklusive
vs.: versus
App: Application
