Wir sind eine Anwaltskanzlei und suchen zur Unterstützung der Abläufe in unserer Kanzlei eine Projektmanagementsoftware für ca. 23 User. Im Vordergrund soll der Datenschutz (Zugangsrestriktionen) und die Bedienerfreundlichkeit (zweckmäßige Darstellung der Oberflächen) stehen.
Weitere Anforderungen:
- Benutzergruppen und Rechte (Gruppe "Partner" dürfen alles nur nicht Admin, "Anwälte" (freie Mitarbeiter) dürfen alles nur nicht den Partnerbereich mit Verträgen und Diskussionen und Dokumenten, "Admin", "Referendare" (wie temporäre Anwälte), Büromitarbeiter, temporäre Büromitarbeiter, usw.)
- Eingehende Anrufe (Tapischnittstelle) sollen vorgehalten werden und über die Rufnummernerkennung sollen bereits die entsprechenden Akten und Informationen zur Person des Anrufers angezeigt werden (auch wenn der Ruf über das Sekretariat vermittelt wird)
- Bei eingehendem Anruf: Vorbereitung eines Eintrags in der Telefonnotizoberfläche
- Dokumentation: Beginn und Ende des Telefonats, Dauer und von welcher Rufnummer, etc ...
- Social Graph Funktion zu allen Beteiligten, Webportalen bzw. Quellen im Netz, Verknüpfung zu Branchen, Themen und Personen, früheren Fällen, gelesenen Akten, Datenbanken
- Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank
- Webbasiertes Projektmanagement mit Vergleich von Aufgabenstellungen, Gruppierung, Prioritäten und Workflow
- Dokumente mit Notizen versehen und Textabschnitte in einer Inhaltsübersicht verknüpfen
- Verschiedene Dokumente zu einer Akte zusammenführen
- Sichere Speicherorganisation im Web (Mandanten und Integration von BeA & E-Mails in die Postbearbeitung, sowie von Telefondaten, Diktate etc.)
- Diktate zur Akte speichern und Sprache zu Text umwandeln
- Verwaltung von Urteilen (über Datenbank bzw. Portalschnittstellen), Kommentare erstellen, Themenbereiche und Suche nach Terminsvertretern oder Projektanwälten
- Terminsanfragen nebst Anzeige der nichtverfügbaren anonymisierten Termine über ein Webportal
- Erstellung von Vorlagen zur Fallbearbeitung
- Unterstützung der Fallbearbeitung (Ist das als Fall für die Fachanwaltsfalllisten geeignet? Auflistung aller Fachanwaltslistenbereiche)
- Texte & Verträge erstellen, nur das Makro für mögliche Vervollständigung angezeigt werden (Anrede/ Parteien / Zitat aus Schriftsatz xyz) und verfügbare Vorlagen und ähnliche Schriftsätze aus anderen Akten
- Buchhaltung, nur tatsächlich bidirektional
- Fristen nur mit tatsächlicher Kontrolle nach dem 4 Augen Prinzip. D.h. wenn Anwalt die Frist oder Verjährung notiert muss ReNo drauf schauen und umgekehrt. Die Verjährung soll immer mit sichtbar sein
- Termine, nur mit Vergleich zu anderen Terminen am gleichen Ort, Wegezeiten, Grenzwertberechnung für Kosten eines Terminsvertreters
- automatische Kalendereinträge für Wegezeiten und Vor- und Nachbearbeitung
- Sicherer mobiler Zugriff
Vorstellung über den Ablauf:
- Beim Erstgespräch mit einem Mandanten bekommt man Hintergründe zur Person, ggf. zum Unternehmen, zum Gegner und zum gegnerischen PV und später Daten vom Gericht, die in vordefinierten Feldern abgelegt werden und ständig ergänzt werden können. Bearbeitungsmöglichkeit der Daten.
- Wenn die wesentlichen Daten eingepflegt sind, wird nicht nur eine Interessenkollision geprüft, es werden über angebundenen Datenbanken (Webseite, Unternehmensregister, Portale, Anwalts- oder Richterverzeichnis) alle verfügbaren Informationen abgerufen und die Gemeinsamkeiten dargestellt, Wege mitberechnet und Parallelwege (z.B. Bitte um Terminsverlegung, da 3 Tage später beim selben Gericht ...) aufgezeigt.
- Sortierung, Kommentierung und Gliederung
- Die Gliederungspunkte werden nach der Auswahl Rechtsgebiet und beteiligte Personen (wenn Gericht dabei ist ...) vorgegeben und können für den Fall geändert werden (Sollen für künftig gleichgelagerte Fälle angepasst sein)
- Anzeige gleichgelagerter Fälle
- Dokumentation zur Bearbeitung, Vergütungsabsprachen und Prognosen zum Fall
- Zuständigkeiten und Übergabe, Unterstützung der Büroorganisation (Verfügbarkeiten, Aufgaben, Termine, Chat & Foren, Votes)
- Social Graph und bisherige Aktivitäten
Die Software sollte auf ca. 23 Arbeitsplätzen laufen.
Hinweis:
In einer anderen Ausschreibung suchen wir hier über SoftGuide ebenfalls eine Projektmanagement-Software bzw. Ideenmanagement speziell für die Software- bzw. Portalentwicklung (8 User). Da wir gerne in beiden Fällen die PM-Software auch anpassen oder auch weiterentwickeln würden, wäre auch eine Individualentwicklung oder eine "Verschmelzung" im Rahmen eines Customizing denkbar. Ideal wäre ein Joint Venture mit einem PM-Software Unternehmen, um die workflowbasierte Anwaltssoftware in das Ideenmanagement oder umgekehrt zu integrieren.
