Wir sind ein Architektur- und Planungsbüro und suchen eine Projektmanagementsoftware (inkl. Projektcontrolling). Im Idealfall Cloudfähig, wir arbeiten an zwei Standorten und sind Anfang des Jahres mit dem Büro von unserem internen Netzwerk, in eine Cloud gezogen. Außerdem sind unsere Mitarbeiter zum großen Teil im Home Office und arbeiten standortunabhängig. Wir haben unseren gesamten E-Mailverkehr erst kürzlich auf MS Outlook umgestellt und möchten das jetzt so beibehalten.
Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:
- Projektkalkulation, Angebotserstellung
- HOAI 2009 / 2013 / 2021
- RBBau- und Rift-Sätze
- DIN 276 für anrechenbare Kosten
- Freie Honorarkalkulation nach Aufwand oder Pauschalisierung, Nachlässe
- Kalkulation von Teilleistungen (Teilleistungstab. nach Simmendinger)
- Erfassung Besondere Leistungen, Nebenkosten
- Schnittstelle zu Word für Angebotserstellung mit eigenen Vorlagen
- Rechnungslegung
- Pauschale Rechnungslegung (Einzelrechnung)
- Fortlaufende Rechnungslegung nach Leistungsstand prozentual oder Abschluss von LPH (Abschläge)
- Erfassung komplexer Projektstrukturen, wie NU, ARGEN oder mehrere AGs bzw. Kostenstellen
- Überwachung von Zahlungseingängen und Abgleich mit Rechnungen
- Nachverfolgung von Fälligkeiten und offenen Posten
- Schnittstelle zu MS Word für Rechnungserstellung mit eigenen Vorlagen
- Elektronische Rechnungslegung und Aufbewahrung GoBD-konform (Papierloses Büro) optional
- Zeiterfassung, Controlling
- Arbeitszeiterfassung Projekt und Leistungsphasenbezogen
- Urlaubsplanung und Überstundenabbau
- Erfassung von besonderen Leistungen
- Planaufwand gem. Projektkalkulation hinterlegen
- Reisekostenabrechnung optional
- Soll-/Ist-Vergleich Stunden und Budgets von aktuellen Projektständen in Echtzeit
- aus Soll-/Ist-Vergleich der Projekte wiederum präzisere Stundensätze generieren
- Nachkalkulation, Nachtragsmanagement
- Div. Auswertungsdiagramm (Mittlerer Stundensatz, Mitarbeitergruppenstundensätze etc., individuelle Stundensätze)
- Liquiditätsmanagement (Ertragsplanung, Auftragsbestand und daraus erwartete Umsätze gegenüber Personalkosten und sonstige Aufwendungen und Kosten
- Nach- und Subunternehmer Controlling optional
- PeP-7 - zertifiziert optional
- Kapazitätsplanung
- Jahresstundenbudgets einzelner MA hinterlegen (Teilzeit, Vollzeitkräfte, temporäre MA)
- MA-Einsatzplanung Projekt- und Leistungsphasenbezogen inkl. Stundenbudget (auch auf Basis bereits gesammelter Erfahrungswerte aus anderen Projekten)
- Übersicht über langfristige Auslastungsentwicklung des Büros und der MA. bzw. MA-Teams
- Steuerungsinstrumente um Über- oder Unterlassung entgegenzuwirken
- Instrument zur Planung unvorhergesehener Arbeiten (Pufferzeiten)
- ggf. "Ampelsystem", wann müssen Meilensteine erreicht sein, wann sind Abgaben fällig optional
- Erstellung eines Projektfahrplans auch für AG (Projektstrukturplan) Gantt-Diagramm für Projektablauf oder ähnliches
- CRM-System optional (d.h. nur wenn es als MS Outlook Add-In verfügbar ist)
- Personenzuordnung zu Projekten (Projektbeteiligtenliste, Auftraggeber, Firmen, Fachplaner etc.) sowie Mail & Dokumentenverkehr zu Projekten und Personen
- Tagging von Personengruppen (z.B. Auftraggeber, Garten-Landschaftsbauer)
- Add-In für MS Outlook
- Web-, Cloudbasiert
- Software cloudbasiert, -standortunabhängig und Webinterface für Stundeneinträge
- Datenschutz nach DSGVO (EU - Serverstandort)
- Sonstiges
- Schnittstellen zu MS Office (Briefvorlagen, Rechnungsvorlagen etc.)
Bei den vorgesehenen Software-Arbeitsplätzen sieht es so aus, dass 20-25 Mitarbeiter Stunden schreiben müssen und sie fließen in die Ressourcen- und Projektplanung mit ein. Hinzu kommen 2-4 Administratoren.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
HOAI: Honorarordnung für Architekten und Ingenieure
DIN: Deutsche Institut für Normung
PeP-7: Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro
AG: Aktiengesellschaft
d.h.: das heißt
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
EU: Europäische Union
