automatisiertes Workflow System für vermittelte Provisionsgeschäfte

Wir sind für unseren Kunden, einem internationalen Leasingunternehmen und dessen Auslandsniederlassungen auf der Suche  nach einer Web-basierenden Workflow Applikation,  um Transaktionen, welche durch Vermittler an uns herangetragen werden, abwickeln zu können.

Das System hat folgenden Zweck zu erfüllen:

• vermittelnden Partner, sowie den Verantwortlichen im Unternehmen Finanzierungsanfragen strukturiert und transparent einzureichen und diese auch zu bearbeiten
• Bereitstellung aller notwendigen Dokumente für den Endkunden in unterschiedlichen Sprachen
• Abrufen und Anzeigen des aktuellen Status zu jedem Zeitpunkt pro Geschäftsfall
• Informationsaustausch zwischen den Parteien erfolgt via Email
• Workflow gesteuerte Anfrageverarbeitung – historisch nachvollziehbar

Ziel ist:

• Erreichbarkeit der Applikation über das Internet / Intranet
• Bereitstellung der aktuellen Informationen  (Status) binnen kürzester Zeit hinsichtlich gegenwärtiger und vergangener Finanzierungsanfragen für den Vermittler / Vendor  bzw. für den Endkunden
• Strukturierte Eingabe von Finanzierungsanfragen nach vordefinierten Abläufen  und die  Weiterleitung der Anfrage an die jeweils zuständigen Stellen
• Bereitstellung der Angebote für den Vermittler / Vendor (wenn gewünscht) auch für den Endkunden
• Bereitstellung von unterschiedliche Auswertungen hinsichtlich der jeweils eingereichten Finanzierungsabfragen für den Vermittler / Vendor
• Abrufen/ Erstellen von Reports nach div. Kriterien

Nicht Ziel:

• keine Scorings im System
• keine Genehmigungsprozess innerhalb des Systems
• kein Core Leasing System / Front End System zu ersetzen

Nichtfunktionale Anforderungen

Bedienbarkeit

Die Bedienung der Anwendung soll intuitiv und selbsterklärend sein. Den Benutzern muss ein Bedienungshandbuch bzw. eine Onlinehilfe zur Verfügung gestellt werden.

Quantitative Anforderungen

Leistungsanforderungen

Die Webapplikation muss ohne nennenswerte Ladezeiten sofort startklar sein, die Kommunikation sowie Statusupdates müssen via Email in Echtzeit erfolgen, um eine kontinuierliche Abwicklungsunterstützung darzustellen.

Mengengerüst

Das System muss für eine große Menge von gleichzeitigen Benutzern ausgelegt sein (mindestens entsprechend der Menge an Parteien, die das System verwenden sollen), die Verarbeitung der Daten muss in angemessener Zeit erfolgen (keine Wartezeiten).

Datenfelder

Die Datenfelder werden so genau wie möglich definiert (z.B. Zahlen, Datum, Text, Checkbox, Drop-Down-Menüs…), Freitextfelder sind so weit wie möglich zu vermeiden, jedoch hin und wieder notwendig.

Robustheit/Verhalten bei Störungen

Bei fehlerhaften Eingaben durch den Benutzer müssen aussagekräftige Fehlermeldungen auf die falsche Eingabe hinweisen.

Durch den Einsatz von Pflichtfeldern werden Fehler in der Bearbeitung vermieden.

Verfügbarkeit

Das System muss prinzipiell rund um die Uhr verfügbar sein.

Für Risiken wie Datenbankausfall, Netzwerkausfall, Serverausfall, Hardwaredefekte sind entsprechende Vorkehrungen zu treffen.

Wartungsarbeiten sind grundsätzlich in Off-Peak-Zeiten durchzuführen und vorher anzukündigen und werden von uns durchgeführt.

Sicherheit

Das System muss vor unbefugten Zugriffen geschützt sein. Dazu muss die Datenbank sowie das Dokumentenmanagementsystem an einem sicheren Ort liegen, die Verwendung von Sicherheitsschlüsseln, Mindestanforderungen an ein sicheres Passwort, Verwendung von gesicherten Seiten (https) sind dazu notwendig.

Grundsätzlich sind die landesspezifischen Vorgaben hinsichtlich Datenschutz und Bankgeheimnis ausdrücklich einzuhalten.

Portabilität & Kompatibilität

Durch Einhaltung von Standards (Datenbank und Betriebssystem) soll eine Portierung auf andere Hardware relativ einfach möglich sein.

Internationalisierung

Das Abwicklungssystem Vermittlungsgeschäft (und das dazugehörende Handbuch) muss zumindest in englischer und deutscher Sprache verfügbar sein. Eine Erweiterung mit weiteren Sprachen sollte grundsätzlich möglich sein.

Protokollierung (Historisierung)

Es müssen alle Änderungen und generelle Aktivitäten (z.B. Emailverkehr, Telefonate, usw. protokolliert werden bzw. protokollierbar sein. Außerdem sollen alle besonderen Ereignisse (z.B. Fehlerfälle) sowie eine Übersicht der Anmeldungen von Benutzern zur Verfügung stehen.

Installation

Das Abwicklungssystem Vermittlungsgeschäft muss grundsätzlich ohne Installation am Client funktionieren und für alle Benutzer (intern als auch extern) direkt als Webapplikation verfügbar sein. Die Oberfläche sollte daher HTML bzw. AJAX sein, notwendige Plug-Ins sollten wenn möglich vermieden werden.

Für die Ansicht der Angebote bzw. Verträge kann die lokale Installation eines PDF-Readers notwendig sein.

Die Verwendung von Scripts, Plug-Ins und Applets ist zu vermeiden, um den Bereitstellungsaufwand beim Partner möglichst gering und unkompliziert zu halten.

Erweiterbarkeit

Eine Erweiterbarkeit hinsichtlich der Definition von lokalen Schnittstellen zu den jeweiligen Front-End- bzw. Leasing-Core-Systemen soll jederzeit möglich sein.

Wartung

Mittels Fernzugriff auf den Server soll eine rasche Wartung gewährleistet werden.

Gesetzliche Einschränkungen

Die Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Landes müssen eingehalten werden. Übersendet ein Partner regelmäßig eine Finanzierungsanfrage muss dafür eine Kooperationsvereinbarung vorhanden sein.