Wir sind ein bedeutender Finanzdienstleister und suchen eine Workflow-Software, die folgende Anforderungen erfüllen sollte:
- Abbildung des Dealflow
- um unser bestehendes Portfolio qualitativ controllen bzw. managen zu können, indem wir auch hier den Workflow abbilden können (etwa das Erreichen von Meilensteinen, wie das Fertigstellen einer Produktentwicklung etc.) sowie entsprechende To Do's abzuleiten, entsprechende Dokumente zu hinterlegen auf Basis entsprechender Prozesse
- die Phasen des Beteiligungsprozesses abzubilden
- Phase 1 (Akquisition von Projekten)
- Phase 2 (Projektprüfung)
- Phase 3 (Beteiligungsverhandlung)
- Phase 4 (Betreuung)
- Phase 5 (Veräußerung)
- Beteiligungsanfragen durchlaufen alle Phasen nach denselben Vorgaben
- Beteiligungs-Unternehmen durchlaufen alle Phasen nach denselben Vorgaben
- Ziel ist es, jegliche Informationen bzw. Dokumente, die einer Phase zugeordnet werden können, zur Entscheidungsfindung bereitzustellen, damit jeder Entscheidungsträger/ Prozessverantwortlicher vollumfänglichen und strukturierten Informationszugang hat
- Eingabemasken (GUI) sind individuell auf unternehmensinterne Prozesse anpassbar
- Prozessschritte sind einzeln darstellbar
- Erweiterung der bestehenden Prozessschritte jederzeit möglich
- Zeitliches Monitoring durch Hinterlegung von Soll- und Ist-Zeiten (z.B. für Maßnahmen, Meilensteine)
- Benachrichtigungen bei Zeitüberschreitungen (Zeitabweichungsanalyse)
- in den einzelnen Prozessphasen ist es möglich, Dokumente zu hinterlegen
- Hinterlegte Dokumente: Suchfunktion und individuelle Strukturierungsmöglichkeit der Dokumentenablage
- Erstellen von Reports aus definierten Daten/ Datenfeldern möglich
- App-Zugriff / Browser-Zugriff (weitere Information erwünscht)
- Druck der Reports (pdf, excel, word, Papierform?)
- Statistikfunktionen (z.B. Anzahl Bewerbungseingänge nach Branchen, Monate, etc.)
- Rollenkonzept mit Lese-/Schreibberechtigungen, Administratorenzugang
- Rückmeldung, ob Prozessschritt erledigt (Häkchen setzen)
- CRM-Modul bzw. die Möglichkeit, Datenbanken anzulegen und zu pflegen (mind. 10 Ausprägungen, z.B. Anwälte, Steuerberater)
- Filterfunktion (Gesamtdatenbank z.B. To Do’s filtern nach verschiedenen Kriterien wie offen, erledigt, Prozesse, etc.)
- Prozessschritte in weitere Schritte unterteilbar (Drop-Down ähnlich, z.B. Finanzierungsrunde -> Darlehen, Eigenkapital, etc)
- Aktivitätenplanung und -verfolgung (Maßnahmen/ To Do’s, 3Ws)
- To Do's aus Management Meeting/ Meetings in Software integrieren (direkt bei Unternehmen, To Do's)
- Standardberichtsformate einbindbar (z.B. als GUI)
- Emails generieren, z.B. aus To Do’s, Absagen, etc.
- Freigabenprozedur (Unterschriftenhierarchie/ Signaturprozess)
- Abwesenheitsvertretung
- Offene Schnittstelle (Eingang und Ausgang)
Softwareanbieter:
- Wartung über Servicevertrag
- Regelmäßige Updates
- Datenmigration über Schnittstellenintegration
Optional:
- Zugriff auf Archivierungssystem über definierte Schnittstelle
- Mandantenkonzept
- Schnittstelle zu Delta Master
Es sind 9 Software-Arbeitsplätze vorgesehen (1x Administrator, 6x Schreib- und 2x Lesefunktion).
Hinweis von SoftGuide:
Ein Lastenheft kann ggf. über SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:GUI: Graphical User Interface
mind.: mindestens
