Wir sind ein deutschlandweit tätiger Bildungsträger und suchen eine geeignete Personalmanagementsoftware.
Es werden folgende Anforderungen an die Software gestellt:
- Mitarbeitermanagement
- Stammdaten
Name, Anschrift, Telefonnummern, Geburtsdatum, Geschlecht, Qualifikation, Behinderung, E-Mail (privat und geschäftlich)
- Bewegungsdaten
Kostenstellen (mehrere), Tätigkeitsbezeichnung, Stundenzahl und -verteilung, Vertragsdaten (Probezeiten, Ein- und Austritt, Gehaltsveränderung, Beschäftigungsart, Urlaubsanspruch, Lohndaten), Inventar-Überlassung
- MA-bezogene Historien (Änderungen im Verlauf einsehbar)
- optional Dokumentation von Teilnahme an internen Schulungen
- Terminerinnerung
Ende Probezeit, Vertragsende, Krankheitsdauer, Elternzeit, Rentenalter, Jubiläen, Geburtstag
- Fehlzeitenmanagement
Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, unbezahlter Urlaub, Kind krank
- Dokumentation von Kostenstellenveränderung
zeitlich befristet (bspw. auf Kostenstelle 12345, 20 Std von 01.04.-30.04.); unbefristet
- Serienbriefe und E-Mails erstellen
- Workflows mit Erinnerungen
Ein- und Austritte, Vertragsverlängerungen
- Datenimport
Wie können unterschiedliche Quellen zusammengefasst werden? Quellen: Personalliste (Excel), Lohnprogramm (Agenda Lohn)
- Mandantenfähigkeit - Abbildung mehrerer Firmen (aktuell 3 Unterfirmen)
- Wie können Freiberufler abgebildet werden?
- Digitale Personalakte
- Dokumentvorlagen
siehe "zu digitalisieren"; Briefvorlage, Abmahnung, Kündigung innerhalb Probezeit, ordentliche/außerordentliche Kündigung, Kündigungsbestätigung, Stellenbeschreibung, alles auch als E-Mailvorlagen
- zu digitalisieren (Archivierung)
Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Nachträge zum AV, Vertragsverlängerungen, Kündigungen, Abmahnungen, MA-Korrespondenz, Bescheinigungswesen, Anlagen zum AV, Arbeitszeugnisse, Qualifikationsnachweise
- Mitarbeiterbereich
- Urlaubsantrag
- Stammdatenverwaltung
- Abruf von Gehaltsnachweisen (auch nach Austritt möglich?)
- Reisekosten
Beantragung, Prüfung, Genehmigung, Überweisung, Archivierung
- Führungskräftebereich
- Urlaubsverwaltung der Mitarbeiter
- Historien zum Personaleinsatz
- Übersicht aktueller Personaleinsatz
- Auswertungen bzw. Reportings
- Personalveränderungen
alle gehaltsrelevanten Veränderungen: Kostenstellen, Wochenstunden, Ein- und Austritte, Verlängerungen
- Fehlzeitenübersicht
Unterscheidung in Urlaub und Krankmeldung
- Personaleintritte
- Personalaustritte
- sonstige Termine z.B. Ankündigung Vertragsende, …
- offene Workflows
- Resturlaub
- mtl. Cockpit (Anzahl, m/w, Alter…)
- Arbeitszeit-Dokumentation
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Schnittstelle zu Banking Tool und Agenda Buchhaltung
- Gehaltsnachweis
- Meldungen an KK und FA
- Sämtliche Bescheinigungen für MA (SV-Meldungen, LoSt-Bescheinigung, Gehaltsnachweis, etc.)
- Automatisieren z.B. Fehlzeiten, die sich auf Lohn auswirken
- Personalplanung und -controlling
- Personalstatistik
- Anzahl der Mitarbeiter
- Geschlecht
- Alter
- Anzahl bzw. Anteil Teil-/Vollzeit
- Betriebszugehörigkeit
- Gründe für Beendigung (Vertragsauslauf, Kündigung MA, Kündigung AG PZ/ betriebsbedingt…)
- Übersicht Vergütung und zusätzliche Gehaltsbestandteile
- Übersicht Befristungen
- Qualifikationen
- Kostenstellenreporting
- Personalplanung
- Personalbedarf je Projekt bzw. Abteilung/ Kostenstelle
- besetzte Stellen je Projekt bzw. Abteilung/ Kostenstelle
- Schnittstelle zum Corporate Planner
- optional Bewerbermanagement
- Zugriffsberechtigungen (Schreib-bzw. Lesezugriff)
- Zugriff im Employee-Self-Service-Bereich von derzeit etwa 700 Mitarbeitern
- webbasiert
- wichtig ist ein sehr guter Support
- Ablösung des Altsystems und Migration
Geplant sind fünf Software-Arbeitsplätze.
Abkürzungen:bspw.: beispielsweise
Std: Stunde
AV: Anlagevermögen
mtl.: monatlich
AG: Aktiengesellschaft
