Wir sind eines der weltweit größten Pharmaunternehmen. Via SoftGuide.de möchten wir über unsere freie Ausschreibung bezüglich einer Catering Software informieren und hoffen auf Ihre Teilnahme an diesem freien Bieter- und Ausschreibungsprozess.
Diese Ausschreibung ist Teil eines internen Catering-Workflow-Projektes. Gesucht wird ein IT-Unternehmen zur Individualprogrammierung oder ein Unternehmen mit einer Standardsoftware, das die betrieblich-fachlichen Anforderungen aus dem neuen Catering Konzept (siehe Lastenheft, Seite 15 bis 25) technisch in einer Web-Software abdecken kann. Ob es sich dabei um eine Standard-Softwarelösung (bspw. Webshop oder fertige Eventmanagement Software) oder eine neu zu erstellende Individualprogrammierung handelt, spielt keine Rolle.
Im folgenden ein Überblick über die Rahmenbedingungen, Vorgehen und Anforderungen. Vollständige Unterlagen (Lastenheft, Ausschreibungsprozess, Anforderungen) erhalten Sie von SoftGuide:
Rahmenbedingungen
- Projektname: TCW
- Projektfokus: Umsetzung des Cateringkonzeptes (siehe folgende Seiten)
- Ziel: Einführung einer neuen Catering-Software für mehrere Stantorte
- Zeitraum richtet sich nach der Einführung des Cateringkonzeptes:
- Roll-Out: Mai 2015
- Roll-Out: Aug 2015
- Volumen mit steigender Tendenz:
- ~10‘000 Mitarbeiter am Standort
- ~250 Cateringbestellungen / Tag
- ~90 Gebäude
- ~550 Sitzungszimmer + diverse Eventflächen bspw. Foyers, Park
- Verpflegungs-Dienstleister intern: Tochterunternehmen, ~250 Mitarbeiter
Bisherige – zukünftige Lösung
- Bisherige Lösung:
- Webbasiert (Browser) innerhalb Intranet erreichbar (SSO)
- Usability und Look & Feel veraltet (= geringer Kundennutzen)
- Erweiterbarkeit nicht möglich (Individualsoftware, keine Parametrisierung)
- Nicht mandantenfähig
- Keine Reportingfunktion, keine Angebotssteuerung, keine Bestellhistorie / keine Vorlagen für den Kunden
- Was suchen wir?
- Neue Bestelloberfläche (Stammdaten sind vorhanden, kommen aus WWS)
- Tool für das Catering Auftragsmanagement
- Was suchen wir nicht?
- Raumreservierungssystem
- Besucherverwaltung
- Online-Buchungssystem
- Terminbuchungen
- Speiseleitsystem
- Digital Signage
- Verrechnungssystem
Technische Angaben und Schnittstellen
- Technische Angaben: Webbasierte Lösung ist ein Muss
- Notwendige Schnittstellen:
- Schnittstelle zum zentralen Kassensystem TCPos -> Abrechnungsdaten
- Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem (MBS5) -> Artikelstammdaten, Produktionsdaten
- Optionale (weitere) Schnittstellen könnten sein:
- CAFM -> Sitzungszimmerdaten
- Track‘n & Trace Tool
- Digital Signage Software (bspw. Symon, Sharepoint)
- Integration Google Kalender, Google Mail
Nutzer
- Nutzergruppen
- Prio 1 - Interner Mitarbeiter: bestellt Catering über Tool bzw. neues Frontend
- Prio 2 - Interner Catering-Dienstleister: Auftragsmanagement, Angebotsmanagement, Verrechnungssteuerung (Freigabe), Schnittstellen etc. über Tool
- Angaben zum internen Catering-Dienstleister: Besteht aus mehreren Einheiten: u. a. Catering-Office (Admin), Küche (Produktion), Logistik (Transport), Service-Personal
Vorgehen
Es sind zwei Releases (R1 und R2) geplant:
Ein möglicher Release 3 ist optional 2016 möglich:
Heutige Catering-Situation
- Interner Mitarbeiter kennt heute ein Cateringangebot, gültig für Sitzungszimmer- Service und Events
- Interner Mitarbeiter bestellt heute sowohl im Event- als im Sitzungszimmerbereich individuell:
- À la carte (Auswahl einzelner Artikel) oder
- in Form von vordefinierten «Packages» (Bündelung von einzelnen Artikeln)
- Interner Mitarbeiter verwendet heute eine Bestellmaske für den Sitzungszimmer- und Event-Bereich zur Platzierung der Bestellungen (kein Webshop, Warenkorb)
- Alle Gebäude werden heute cateringseitig gleich behandelt (= Lieferung in die Sitzungszimmer und, wenn vorhanden, an die Event-Lokalitäten wie z.B. Foyers)
Überblick
Catering zukünftig an verschiedenen Standorten:
Zukünftige Catering-Situation
- Stärkere Angebots-Differenzierung zwischen dem Catering-Service für Sitzungszimmer und Events
- Gebäude werden cateringseitig differenziert behandelt (Software muss dies abbilden können):
- Lieferung Catering außerhalb Sitzungszimmer: Gebäude A, B, C
- Lieferung Catering innerhalb Sitzungszimmer: Gebäude F, G …
- Lieferung Catering für Events: Eventflächen in Gebäuden A, C, G …
- Interner Mitarbeiter bestellt für Sitzungszimmer-Catering nur noch «Packages» (kein à la carte Angebot, keine Sonderwünsche), vgl. Folie 2, A
Siehe dazu auch das Beispiel «Catering-Angebot für Sitzungen_Events» - Interner Mitarbeiter bestellt für Event-Catering «Packages» und à la carte, außerdem Platzierung von Sonderwünsche möglich, vgl. Folie 2, B
Siehe dazu auch das Beispiel «Catering-Angebot für Sitzungen_Events»
Das neue Cateringkonzept klassifiziert das Angebot nach a) Gebäude und ggf. b) Fläche
Standort
- Hauptstandort
- Bau A
- Sitzungszimmer A.1 -> Cateringangebot außerhalb Sitzungszimmer
- Sitzungszimmer A.1 -> Cateringangebot innerhalbSitzungszimmer
- Eventfläche A.special_y -> Cateringangebot für Events
- Bau V
- ...
- Bau X
- ...
- Bau A
- Standort 2
- Bau D
- Bau E
- ...
- Standort 2
- Bau B
- ...
Zukünftiger Bestellprozess in der Software
Steuerungslogik aus Perspektive der internen Mitarbeiter (int. MA): am Bsp. Neuer Bestellung
Vollständige Unterlagen (Lastenheft, Ausschreibungsprozess, Anforderungen) erhalten Sie von SoftGuide.
Hinweis von SoftGuide:
Unsere folgenden Lösungsvorschläge sind als "Basissoftware" mit notwendigen Anpassungsarbeiten im Rahmen eines Customizing gedacht. Reine IT-Dienstleister, die wir ebenfalls dem Ausschreiber vorgeschlagen haben, können wir aus technischen Gründen hier nicht auflisten.
