Wir sind eine größere Hilfsorganisation in den Bereichen stationäre und ambulante Altenpflege, Beratungsdienste, Interne Dienste (Verwaltung, Personal, Rechnungswesen, …) und Geschäftsbesorgungsdienstleistungen für externe Einrichtungen des Sozialwesens. Für den Bereich Controlling suchen wir eine passgenaue Softwarelösung, die den multiplen Anforderungen unseres Verbandes und seiner Dienste gerecht wird.
Ziel ist es, detaillierte Informationen zu jedem Dienst und den Bereichen (Kostenstelle, -gruppen, Einrichtungen, Fachbereichen, …) zu erhalten, relevante Daten für Entscheidungsszenarien aufzubereiten, aussagekräftige Berichte mit Kennzahlen (auch grafisch) für die Planung, Steuerung und Kontrolle den unterschiedlichen Entscheidungsträger bzw. Bereichen zur Verfügung zu stellen. Ebenso soll die Controlling-Software unterstützen, Entscheidungen vorzubereiten und die Effektivität getroffener Maßnahmen zu verifizieren.
Grundsätzlich sollte die neue Software die unterschiedlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig die Arbeitsprozesse / -zeiten erleichtern und reduzieren. Deshalb soll ein hoher Anteil Automatisierung (Datenübernahme, Standardberichte, …) gegeben sein.
Es wurden folgende Anforderungen an die Controlling-Software ermittelt:
a) Grundanforderungen
- Planung / Hochrechnung
- Planung auf Jahres-/Monats / ggf. Wochen-Basis
- Planung Kostenarten, Kostenstellen, Leistungen
- Planung auf mehrere Jahre (Anzahl Planjahre)
- Vorjahreswerte als Planungsgrundlage
- Planungs-Szenarien
- Planumlagen (Umlagestruktur in der Kostenrechnung?
- Planungseingaben kommentieren
- Planung von Bilanzpositionen
- Detailpläne (Finanz- und Liquiditätsplanung, Umsatzplanung, Personal(-stellen)planung (mit Personalkapazitäten und Personalkosten), Investitionsplanung (Kredit/Zins- und Tilgungsplanung, Berechnung linearer AfA…)
- Liquiditätsplanung- / überwachung (rollierende Liquiditätsüberwachung, Darlehen und Darlehensraten,…)
- Rollierende Planung
- Qualitative Planhochrechnung möglich (Forecast)
- Berichte / Analysen / Auswertungen
- Plan-Ist-Vergleich (Laufendes Jahr nach Monaten, Quartalen, Halbjahren, Jahr gesamt, ggf. auch Wochen, Mehrjahresvergleich, Kostenstellen, -arten, Gruppen, Datenarten, …)
- Deckungsbeitragsanalysen
- Szenario-Analysen (Plandaten)
- Kennzahlenanalysen
- Berichte ((docx, xlsx, pdf, ppt,…)
- Ad-Hoc-Auswertungen
- Multidimensionale Auswertungen (OLAP,…)
- Graphische Auswertungen
- Cockpit / Dashboard
- Kommentierung von Berichten
- Datenübernahme / -pflege
- Datenim- / -export (ETL-Tool, Schnittstellengenerator)
- Formate Excel, CSV, TXT, Access, SQL-Server
- Import aus Vorsystemen
- Standardschnittstellen zu Fibu, MS-Office, ...
- manuelle Eingabe von Plan-/Ist-Daten
- Stammdatenverwaltung
- Leistungsdatenerfassung /-übernahme
- Softwarestruktur
- Mandantenfähigkeit
- Konsolidierungsfähigkeit
- Hierarchisierung von Kostenstellen- bzw. –arten
- Struktur- bzw. Produktkosten (Kostenarten nach Struktur- / Produktkosten, flexible Grenzplanrechnung
- Monats- und kumulierte Werte Plan / Ist
- Profitcenter-Rechnung
- OLAP-Analysetechnik
- Datenverarbeitung
- Zuschussüberwachung, Terminerinnerung
- mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung
- Kennzahlenberechnung
- Kalkulation
- Personalcontrolling (VB-Werte)
- Benutzerrechteverwaltung (Lese-/Schreib-/Löschberechtigungen…)
- Benutzerprofilverwaltung
- Netzwerkfähigkeit
- Multi-User-Fähigkeit
- Datensicherung / Back-up-Funktion
- Client-Server-Lösung
- Datenbank
- Web-basiert (Eingabemasken, Auswertungen / Reports sollen auch webbasiert zur Verfügung gestellt werden
- Kontextsensitive Hilfe, Systemgesteuerte Benutzerführung (Assistent)
b) Fachspezifische Anforderungen
- Gesundheits- und Altenhilfe
- Stationäre Altenpflegeheime
- Personalabgleich (nach LQV), Personalstellenschlüssel nach Kostenstellen nach Pflegestufen und Abgleich mit LQV-Vorgaben, Anwesenheitstage, Berechnungstag = Belegung, Fremdleistung in VK mit Schlüssel, Sachkosten/Personalkosten
- Statistiken (Alter der Mitarbeiter, Bewohner (Durchschnittsalter), Sterbefälle, Neuaufnahmen der verschiedenen Leistungen wie Kurzzeitpflege, VHP, Pflege
- Küchencontrolling, Soll/Ist Vergleich, Wareneinsatz Küche
- Reports / Kennzahlen (Ergebnisse, Auswertungen, Deckung)
- Sozialstationen (Deckungsbeiträge, Personalaufwand, Durchschnittspersonalkosten je Vollbeschäftigungsäquivalenz produktives Team, Übernahme der Leistungen und Zeiten aus Fakturierung und Dienstplan)
- Essen auf Rädern (Angebotskalkulation, Nachkalkulation, Kostenträger- und Ergebnisrechnung)
- Tagespflege (Personalcontrolling, Personal-Soll / -Ist Vergleich laut LQV, nach Anwesenheits-/Berechnungstage, Pflegestufe, Fremdleistungen usw.
- Familie und Soziales
- Psychische Beratungsstelle (Leistungsdaten, Beratungen, Klienten etc.)
- Sozialdienst (Leistungsdaten, Beratungen, Klienten etc.)
- Schuldnerberatung (Fallzahlen, Leistungsdaten)
- Hospiz (Fallzahlen, manuelle Eingabe über Excel)
- Frühe Familienhilfe (Fallzahlen)
- Beratungsstellen (Klienten-Daten: Statistiken / Auswertungen der Kontakte ,Wohnort, Alter, Geschlecht, Beratungsmengen, -dauer, -arten,…
- Leitung, Gremien, Interne Dienste
- Gremien- und Leitungsebene (Berichte mit Kennzahlen, Daten zusammengeführt aus Bilanz, Wirtschaftsplan, GuV,…
- Geschäftsführung, Rechnungswesen
- Haushaltsplan/Budget/Soll-Ist-Vergleich
- Hochrechnung aufs Jahr (Qualifizierter Forecast)
- Deckungsbeitragsrechnungen
- Liquiditätsplanung
- Konsolidierte Bilanz mehrere Mandanten, GUV
- Verwendungsnachweise
- Umsatzsteuervoranmeldung
- Personalwesen
- Beschäftigte Nationalitäten
- Beschäftigte Religionen
- Neueinstellungen/ ausgeschiedene Mitarbeiter
- Mitarbeiter in Unterbrechung; Krankheit, Mutterschutz
- Vollbeschäftigte-Statistik
- Personalcontrolling
- Auswertungen nach Berufsgruppen
- Kalkulationsschema Entgeltverhandlung / Pflegesatzverhandlung
- Personalcontrolling, MA-Alter, MA-Geschlecht, MA-Wohnort, MA-Religion
- Krankheitstage, -stunden
- Mehrarbeitsstunden, mit Vorjahresvergleichen
- Geburtstagsliste, Ehrungen, Jubiläen
- Berechnung Rückstellung (Überstunden, Resturlaub, …)
Unsere bestehende Server-Struktur der EDV ist (bzw. wird) mit folgender Software ausgestattet:
- Windows Server 2012 R2 Datacenter
- Windows SQL Server 2008 (2012 in Planung)
- Windows Exchange Server 2016 Enterprise CAL
- Windows 2012 R2 RDS CAL
- Windows Exchange Server 2016 Enterprise
- Microsoft Office 2016 Standard
Ein wesentliches Ziel ist es Arbeitsabläufe, welche auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Bereichen laufen zu vereinheitlichen. Eine mehrfache Durchführung eines Prozesses bzw. eine redundante Datenverwaltung in verschiedenen Bereichen soll grundsätzlich vermieden werden. Ein detailliertes Lastenheft ist vorhanden und kann über SoftGuide angefordert werden.
Es sind ca. 3-5 Software-Arbeitsplätze geplant.
Abkürzungen:AfA: Absetzung für Abnutzung
ppt: Microsoft Powerpoint-Dateien (Präsentation)
OLAP: Online Analytical Processing
Fibu: Finanzbuchhaltung
