Digitale Essensbestellung für Schulen und Kindertagesstätten

Unser Unternehmen ist im Bereich der Schulverpflegung tätig. Wir suchen in diesem Rahmen eine Software, die den Schülern und den Einrichtungen (Schulen und Kita’s) eine digitale Essensbestellung ermöglicht.

Überblick Projektbeschreibung – Digitale Essensbestellung

• Online-Bestellsystem mit dem Familien und / oder Einrichtungen ihre Essensbestellungen für Schul-oder KiTa-Essen auslösen können
• Es wird auf Daten in Papierform vollständig verzichtet
• Die Familien bzw. Einrichtungen loggen sich über eine bereitgestellte Plattform ein, bestellen bis zu einer Frist (i.d.R. Mittwoch 12:00 Uhr für die nächste Woche – möglichst flexibel einstellbar) das gewünschte Mittagessen,
• "Kinderleichte Bedienung" ist unser Slogan
• Es sollte auch eine App geben
• Alle Formulierungen sind gendersensitiv (Schülerinnen und Schüler…)
• Das Angebot ist von Einrichtung zu Einrichtung verschieden
• Teilweise gibt es nur ein Menü, teilweise mehrere
• Die Essenspreise sind unterschiedlich
• Teilweise wird über ein Guthabenkonto gearbeitet, teilweise werden monatlich feste Raten überwiesen, dann kann das Konto ins Minus laufen, was, über Ferienzeiten, in denen weiterbezahlt wird, ausgeglichen wird
• Teilweise erhalten die Schülerinnen und Schüler einen Chip. Dann gibt es in der Mensa ein Lesegerät und auf einem Monitor wird für die Ausgabekräfte angezeigt:
  Name des Kunden, welches Essen er bestellt hat, wie viele Essen von welchen Menüs da sein müssen und das System zählt automatisch runter
• Wenn wir ohne Hardware an der Einrichtung arbeiten, gibt das System Listen aus, die unterschiedlich sortiert werden können
• Listen: nach Namen oder nach Klassen – immer unter Angabe des bestellten Menüs

Im Folgenden sind Projektdetails aufgeführt. Die Teilbereiche Küchenmanager, Lieferanten und die App sind wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich. Einige Teilbereiche müssen über Schnittstellen mit einander verbunden sein.

Hardware

• eine Schnittstelle zur Hardware sollte gewährleistet sein
• zur Hardware gehören RFID-Chips oder Karten für die Kunden
• Scanner und Monitore vor Ort einer Einrichtung
• Optional, wenn im Kantinen- und Mensabereich möglich: Bezahlung auch mit RFID-Chips / Karten

Sparkasse

Erforderlich ist die direkte Übertragung der Zahlungeingänge auf die im Bestellsystem hinterlegten Kundenkonten.

Allgemeine Verwaltung

• Klassen/Gruppen mit ihren Bezeichnungen müssen manuell angelegt werden können und die Versetzung in ein neues Schuljahr sollte möglich sein
• Bestellungen für einzelne Tage oder bestimmte Zeiträume sollten durch einen Mausklick so ausgebucht werden können, das sich das Guthaben automatisch auf die Konten zurückbucht
• Export ausgewählter Daten in Excel
• direkte Erstellung von Mahnungen aus dem System heraus
• Warnhinweis wenn Konten - 40,00 Euro  erreicht habe und wenn der bewilligte BuT-Zeitraum nur noch ein Monat gültig ist
• die Warnhinweise müssen sowohl für den Kunden als auch für den Betreiber sichtbar sein

Auswertungen / Statistiken

• Tagesberichte mit allen Bestellungen sollen nach Nutzernamen, Klasse oder Menü sortierbar sein
• für alle Auswertungen und Berichte sollte das Zeitfenster (von bis) flexibel einstellbar sein
• folgende Berichte / Auswertungen sind unter anderen notwendig:
  • Übersicht der Bestellungen, wieviel Guthaben ist allgemein verbucht, wie hat sich die Höhe der Bestellungen prozentual entwickelt
  • Jahresberichte, Höhe der Bestellungen in Euro pro Tag (oder einen anderen Zeitraum), Abbestellungen pro Tag etc.
• ausgeführte Bewertungen sollen direkt in eine Übersicht / Statistik umgewandelt werden

Kontoverwaltung

• in dem System muss es möglich sein, das verschiedene Einrichtungen (Schulen / KiTas) hinterlegt werden
• jeder Kunde registriert sich selbstständig im System indem er die persönlichen Daten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Einrichtung, Klasse/ Gruppe, Lebensmittelunverträglichkeiten/Allergien) eingibt und somit seine persönlichen Logindaten erstellt. Das System vergibt automatisch eine Kundennr.
• für die Administration muss es möglich sein einzelne (und alle) Konten so einzustellen, dass augewähle Tage wöchentlich vom System automatisch bestellt werden (Pflichtesser). Hierbei ist eine zusätzliche Einstellung notwendig, die trotz der automatischen Sammelbestellung zulässt, das ein Kunde eben diese Bestellung manuell abändert oder abbestellt
• jedes Konto muss den Bereich "BuT" (Bildung & Teilhabe)  hinterlegt haben, indem die Verwaltung (wenn eben diese Bezuschussung durch BuT von der Kommune vorliegt) den Zeitraum für diese Förderung eingeben kann.  Denn in diesem bewilligten Zeitraum kostet das Essen lediglich 1,00 Euro. Dadurch ist es notwendig 2 verschiedene Preise im System zu hinterlegen.
• nach der Registrierung kann der Kunde (vorausgesetzt das Guthaben ist bereits aufgeladen) nun auf den Speiseplan zugreifen und das gewünschte Essen bestellen/abbestellen. Wichtig hierbei ist, dass der Kunde  am Ende der Registrierung z.B. einen Bericht mit seinen Logindaten erhält, dem er auch unsere Kontodaten für die Überweisung des Guthabens entnehmen kann.
• im Konto hat der Kunde die Möglichkeit alle seine Kontobewegungen (Bestellungen, Abbestellungen, Buchung des Guthabens oder Gutschriften, sowie auch andere Abbuchungen) einzusehen und als  Kontoauszug auszudrucken
  nach einer getätigten Bestellung muss der Hinweis "Bestellung erfolgreich" und das aktuelle Guthaben nach der Bestellung für den Kunden sichtbar sein bei einer Sammelbestellung (Pflichtesser) reicht nur der Hinweis das die Sammelbuchung ausgeführt wurde
• nach jeder getätigten Action sollen Pop-Up Fenster erscheinen, welche die ausgeführte Action bestätigen oder den Hinweis liefern warum etwas nicht ausgeführt wurde

Allgemeine Einstellungen

• wie weit darf das  Guthaben ins Minus laufen?
• Mail an  Kunden wenn das Guthaben einen bestimmten Betrag unterschreitet
• Bestell- und Abbestellfristen müssen eingestellt werden
• Impressum & AGB hinterlegen
• Tages- und Monatslimit Einstellung
• Top Up Einstellung (steuert die automatische Aufladung sobald das Guthaben das Tageslimit erreicht)
• Spracheinstellungen
• Zahlung mit Paypal & Direktüberweisung

App

Eine App mit allen Funktionen des Bestellsystems sollte den Kunden zur Verfügung gestellt werden "kinderleichte Bedienung".

Speisepläne

• jedes Menü sollte hinterlegt haben ob Gluten, Laktose, Ei oder Nuss (Allergene) beinhaltet sind
• es sollte die Möglichkeit bestehen Fotos zu hinterlegen
• jede Einrichtung  braucht einen eigenen Speiseplan mit individueller Gestaltung der Preise, Essenstagen und Menüs

Warenwirtschaftssystem / Küchenmanager

• Rezepte / Menüs können hier mit allen Angaben und Fotos hinterlegt werden
• hinter jedem Rezept kann man eine "Einkaufsliste" hinterlegen, sowie Inhalte wie Allergene und Preise für die Zutaten
• Menüs können mit all ihren Angaben durch eine Schnittstelle direkt in einen Speiseplan eines Objekts übertragen werden (die manuelle Eingabe von Menüs in den Speiseplänen ist selbstverständlich auch möglich)

Lieferanten

• Durch eine direkte Schnittstelle zu den Lieferanten, werden Preisänderungen im Küchenmanager automatisch eingefügt
• Ein Pop-Up-Fenster informiert den Sachbearbeiter über aktuelle Änderungen und Angebote

Allgemeine Anforderungen

• auf der Seite müssen unsere Kontaktdaten, eine Bedienungsanleitung, Link zum Caterer, ein Downloadbereich etc. hinterlegt sein
• die Kunden sollen die Möglichkeit haben die Gerichte im System zu bewerten
• das Programm sollte neben dem Administrator der für alles eine Berechtigung hat über verschiedene Zugänge mit verschiedenen Berechtigungsstufen verfügen
  
  1. für die Einrichtungen muss es einen "Filiale-Login" geben, mit dem nur die Anzahl der Bestellungen, negatives Guthaben einzusehen ist und die Auslösung der Sammelbestellungen (Pflichtesser) möglich ist
  2. ein Zugang mit dem nur Einsicht in alles hat aber keine Bearbeitung möglich ist"
• Support bei technischen oder sonstigen Problemen muss innerhalb von 12 Stunden gewährleistet sein
• Ergänzungen des Systems sollten stets möglich sein (Fortschreiben für Windows-Updates, Weiterentwicklung des Systems, Verbesserungen etc.)
• wichtigste Schnittstelle wird die Übertragung aller Daten aus dem alten ins neue System
• Bedienungsanleitung soll mit Tutorial-Videos verfügbar sein 
• webbasiert

Es sind zunächst über 2000 User geplant, die mit der Software arbeiten bzw. sie nutzen. Diese Zahl wir aber voraussichtlich deutlich ansteigen. Sechs Schulen (demnächst stark wachsend) mit durchschnittlich je ca. 300 "Kunden bzw. Usern" und drei Kitas - (demnächst ebenfalls stark wachsend) mit durchschnittlich je ca. 50 "Kunden bzw. Usern" werden anfangs das System nutzen.