Energieversorger sucht Workflow-Software für Eingangsrechnungen mit Freigabe und Archivierung für 350 User

Wir sind eine Kooperation von Stadtwerken und betreuen im Rahmen von kaufmännischen Betriebsführungsverträgen die Buchhaltung für mehrere Kraftwerks- und Speichergesellschaften.

Für die Verarbeitung der Eingangsrechnungen suchen eir einen elektronischen Freigabe-Workflow mit Anbindung an SAP. Darin enthalten soll ein revisionssicheres Archiv sein. Es wäre wünschenswert wenn eventuelle Spezifika der Energiebranche berücksichtigt werden können.

Die Software soll mindestens folgende Anforderungen erfüllen:

• Automatisches Auslesen von Eingangsrechnungen.
• Komfortables Einscannen von Papierrechnungen.
• Das Scandatum muss im Workflow dokumentiert werden.
• Man muss erkennen können, ob ein Beleg in Papierform oder elektronisch das Haus erreicht hat.
• Doppelte Rechnungen müssen erkannt werden.
• Die Schnittstelle zu SAP muss in Echtzeit arbeiten.
• Es muss ein Textfeld geben mit Name und Zeit Stempel, worin weitere Informationen ausgetauscht werden können.
• Über die Suchfunktion soll nach allen im Workflow eingetragenen Begriffen gesucht werden können.
• Es muss möglich sein, dass jeder User dem Hauptdokument (die Rechnung) weitere Dokumente hinzufügen kann, wie z.B. eine Teilnehmerliste.
• Jede Aktion im Workflow muss anhand eines Änderungsprotokolls nachvollziehbar sein.
• Zur Ablaufkontrolle muss der Workflow Erinnerungsmails automatisch und manuell versenden können.
• Das Workflowsystem muss stabil und mit einer sehr hohen Verfügbarkeit laufen; es dürfen keine Belege verloren gehen.
• Es muss möglich sein, mit vielen Usern gleichzeitig auf den Workflow zugreifen zu können.
• Es muss gewährleistet sein, dass ein Workflow-Item nicht von verschiedenen Usern gleichzeitig geöffnet werden kann.
• Es muss möglich sein, sowohl FI-, als auch MM-Belege (SAP-Belegnummernkreise)über den Workflow zu erfassen.
• Die OCR-Software muss den Kreditor, auf Basis der SAP-Stammdaten, automatisch erkennen können.
• Der Workflow soll gleichzeitig als revisionssicheres Archiv dienen.
• In SAP soll schon bei der Vorerfassung ein Link auf das Workflow-Item gelegt werden.
• Als Rechnungsdokumente soll jede Art von Textdatei und Scans verwendet werden können.
• Der Workflow muss mehrmandantenfähig sein.
• Fremdwährungen in den Eingangsrechnungen sollten unterstützt werden.
• Zu einem späteren Zeitpunkt soll es möglich sein, eine Freigaberichtlinie in den Workflow zu implementieren.

Die gesuchte Software soll sowohl für unser Unternehmen als auch für die von uns betreuten Gesellschaften eingesetzt werden.

Es sind voraussichtlich 300-350 Software-Arbeitsplätze geplant.