Wir sind ein großer, namhafter Eventveranstalter und suchen für unser Unternehmen eine Lösung für die Personaleinsatzplanung. Wir haben hierbei zum Teil spezielle Anforderungen, die auf eine Mischung von Personaleinsatz- und Projektplanung (kurze Projektlaufzeiten) hinauslaufen.
Gesucht wird ein flexibles Tool für die Einsatzplanung von Systemspezialisten für ein Zutrittskontrollsystem (= Scannen von Veranstaltungstickets). Die folgenden Anforderungen stellen für uns die "perfekte Welt" dar – in dem Bewusstsein, dass Teile hiervon ggf. nicht umsetzbar sein könnten.
Überblick – Status quo
Es gibt eine Unterscheidung von zwei, perspektivisch drei Anwendergruppen (= Unterscheidung durch Skill-Set).
- Systemspezialisten:
- Es gibt ein Kernteam von fünf Systemspezialisten.
- Darüber hinaus gibt es einen Pool von drei weiteren Mitarbeitern, die ebenfalls Systemspezialisten sind, aber anderen Abteilungen angehören und daher nur sporadisch zum Einsatz kommen dürfen. Es gibt darüber hinaus mehrere Systemspezialisten aus anderen Ländern in Europa (Tochterunternehmen), die ebenfalls sporadisch zum Einsatz kommen können.
- Supporter:
Zusätzlich gibt es einen Pool an etwa 10 Supportern, die sich mit dem System auskennen, aber keine Spezialisten sind und zur Unterstützung (Aufbauarbeiten etc.) sporadisch herangezogen werden dürfen (ebenfalls aus anderen Abteilungen).
- Zukünftig - externe Netzwerkspezialisten:
Es wird einen Pool an externen Spezialisten geben (Fremdfirma), der vom Skill-Set zwischen 1. und 2. anzusiedeln ist.
Zusammensetzung und Rahmenbedingungen der Teams:
- Einsätze betreffen Umsetzungen von Großveranstaltungen wie Festivals oder große Sommer Open-Airs von Mai bis August. Einsätze gehen von drei Tagen (Konzerte) bis hin zu sieben Tagen (Festivals); es sind zwei, meistens drei Personen unterwegs (zwei Spezialisten, ein Supporter). Events können zeitgleich stattfinden.
- Die Anzahl an Einsätzen übersteigt die Kapazitäten des Kernteams, weswegen es immer wieder einen Mix aus Kernteammitgliedern und Mitarbeitern aus den Spezialisten- und Supporterpools gibt.
- Es kommen gelegentlich weitere Mitarbeiter mit zu Einsätzen – Azubis zum Lernen, neue Mitarbeiter als Trainee oder auch z.B. ich zum Kennenlernen von Veranstaltungen, Venues oder bzw. und als Fahrer, damit die Einsatzzeit nicht die gesetzliche Höchstzahl von 10 Arbeitstagen überschreitet.
- Für die zukünftigen Einsätze (Hinzuziehung externer Spezialisten, siehe oben Punkt 3) würden ein bis zwei Systemspezialisten mit einem oder zwei externen Netzwerkspezialisten eingesetzt; weitere Personen (Supporter oder Auszubildende) sporadisch "on top".
Die Wunschanforderungen an die Software
- Es gibt eine Übersicht über die unterschiedlichen Veranstaltungen, aufgeteilt nach Tagen. Dies ist vermutlich im Regelfall eine Projektansicht.
- KO-Kriterium: Für die Veranstaltungen kann tageweise die benötigte Anzahl an Spezialisten und Supportern definiert werden (der Bedarf je Einsatz schwankt tageweise, da z.B. bei einem Festival nach einem Haupteinlasstag weniger Personal benötigt wird).
- KO-Kriterium: Das System zeigt an, wann ein Einsatz vollständig mit Personal ausgestattet ist bzw. an welchen Tagen Personal (wie viel?) fehlt.
- KO-Kriterium: Die Software soll unterschiedliche Skill-Level darstellen können (Spezialist/Supporter; später externe Netzwerkspezialisten); davon ausgehend kann pro Einsatztag definiert werden, wie viele Spezialisten und Supporter benötigt werden. Die Rollen können um weitere ergänzt werden.
- Die Anzahl wird bevorzugt mit dem Kernteam bestückt – deren Verfügbarkeit muss also erkenntlich sein. Urlaube werden hierbei berücksichtigt (was optimalerweise aus dem HR-Tool Loga3 gezogen wird).
- Bei allen anderen Spezialisten und Supportern kann hinterlegt werden, wie viele Tage diese zur Verfügung stehen (ein Vorgesetzter "leiht" uns für eine Saison einen Mitarbeiter für insgesamt fünf Tage) und in welchen Zeiträumen dieser zur Verfügung steht bzw. wann nicht (durch Urlaub) oder gesperrte Zeiträume, wo der Mitarbeiter aus internen Gründen nicht eingesetzt werden darf); manchmal dürfen Mitarbeiter anderer Abteilungern auch nur für bestimmte Events eingeplant werden (z.B. "ihr könnt xy für Veranstaltung abc haben").
- In jedem Fall sollte ersichtlich sein, welche Person in welchem Maße verfügbar ist, um kurzfristig auf Änderungsbedarfe bei der Planung reagieren zu können.
- Es müssen externe Mitarbeiter angelegt werden können (z.B. Mitarbeiter aus Landesgesellschaften sind nicht im Loga3-System; die Spezialisten externer Firmen natürlich auch nicht).
- Das System berücksichtigt gesetzliche Erfordernisse wie Höchsteinsatzdauer von 10 Tagen und sperrt mit einem Hinweis den Einsatz eines Mitarbeiters für Tag 11.
- Man kann Einsätze optisch als "wahrscheinlich, aber noch nicht bestätigt" kennzeichnen.
- Optimal wären folgende Ergänzungen:
- Ein Event wie z.B. ein Festival kann geöffnet werden, es erscheint pro Tag eine Stundenansicht; in dieser kann eine Schichtplanung mit den dort eingesetzten Mitarbeitern vorgenommen werden.
- Das System zeigt optisch tageweise an, wenn durch Einsätze sowie Urlaube insgesamt niemand der Systemspezialisten mehr im Büro ist.
- Das System soll remote (Windows) zugänglich sein (Web oder/und App, dann Android) sowie eine Zeiterfassung der tatsächlich geleisteten Dienstleistungsstunden ermöglichen, die später für eine Rechnungsstellung verwendet wird.
- Das System muss rollenbezogene Berechtigungen haben (Lesen/Ändern).
- Benutzerbezogen werden geplante Termine in MS Outlook eingetragen.
- Windows-kompatibel
- mandantenfähig
Im Moment erfolgt die Planung über MS Excel; das ist schon ziemlich durchdacht, stößt aber dennoch an Grenzen und ist am Ende unübersichtlich, wegen fehlender Regeln (Mitarbeiter steht nur in bestimmten Zeiträumen bzw. für bestimmte Tage oder Einsätze zur Verfügung) zeitraubend und vor allem fehleranfällig.
Zukünftige Erweiterungen (2019) -> Das System wird von anderen Abteilungen bzw. anderen Consulting-Teams für deren Einsatzplanungen benutzt.
Es sind zwischen mindestens 10 und bis zu 50 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.
