Namhafter Finanz- und Versicherungsdienstleister (ca. 13.000 Mitarbeiter) sucht Seminarverwaltungssoftware inkl. E-Learning-Funktionen

Wir sind ein Finanz- und Versicherungsdienstleister und auf der Suche nach einer geeigneten Software für unsere Seminarverwaltung. Des Weiteren sollte diese Software auch E-Learning-Funktionen für Webinare haben. Sie sollte webbasiert sein und jedes Jahr mehr als 10.000 Teilnehmer an Präsenzseminaren, Webinaren und WBT (Web Based Training) verarbeiten können. Aktuell ist keine Software vorhanden.

Wir stellen folgende, zu erfüllende Anforderungen an die Software:

Sicht Teilnehmer/Anwender

• Benutzerkonto - Registriermöglichkeit (Benutzerkonto eröffnen) / Nutzerdaten inkl. Kontaktdaten / Funktion bzw. Aufgabe in der Bank anlegen; Abgleich des Vertreterstamms. Bietet der Dienstleister eine geeignete Schnittstelle an?
• Übersicht Trainingsangebote öffentlich - Übersicht über die angebotenen Trainingsangebote als Kurzbeschreibung, Dauer, Termine, Lerninhalte, Ziele, Preise, WBZ (Weiterbildungszeiten), Format
• Kontakt - Kontaktmöglichkeit zum Veranstalter

Sicht Teilnehmer interne Mitarbeiter

• interne Anmeldung - sollen sich mit ihrem Account anmelden können oder technisch direkt angemeldet werden (SSO). – SOLL-USE-CASE
• Schnittstelle SAP LSO (Übersicht) - sollen ihre Schulungsmaßnahmen in den internen Systemen gelistet finden (Schnittstelle SAP LSO) und bei gut beraten. Anbindung LSO als Datenrückfluss.
• Genehmigungsprozess intern - Link zur Weiterleitung und Freigabe an die jeweilige Führungskraft für verbindliche Anmeldung
• Kalender - Eintrag bzw. Terminübernahme in persönlichen Outlook- und Teamkalender (Erzeugung von ICS-Datei)
• Leistungsverrechnung - interne Leistungsverrechnung einpflegen (Differenziert nach Vertriebswege), Möglichkeit der Abrechnung: RE an Bank // interne Verrechnung // Teilnehmer direkt
• Reporting Führungskräfte - Aufnahme Reporting für Führungskräfte (Nachweis Prüfstelle IHK/Bafin), MUSS-USE-CASE
• Schnittstelle SAP LSO (Austausch) - Transfer von Bildungsmaßnahmen in LSO über Schnittstelle, SOLL-USE-CASE für spätere Phase
• Schnittstelle gutberaten - Transfer LSO in gutberaten (soweit Konto vorhanden -> Vertreibergruppe Außendienst)
• Reporting aus gutberaten - Reporting Punktestand gutberaten für Führungskräfte und Mitarbeiter, nicht relevant

Sicht Teilnehmer / Nur als registrierter Anwender

• Benutzerkonto pflegen - Benutzerkonten-Daten pflegen
• Übersicht Trainingsangebote detailliert - Detaillierte Darstellung jedes einzelnen Trainingsangebots

• Werte
• Uhrzeit
• Datum
• Ort
• Bildungszeit in Minuten für Trainingsangebot (Anzahl)
• Anzahl offene Plätze
• Ansprechpartner
• Trainer
• Preis ggf. Hotelübernachtung auf eigene Rechnung
• Kompetenzfelder / Schwerpunkte / Ziele > Seminarausschreibung
• Zielgruppe
• Bereitstellung Schulungsdokumente - Teilnehmerunterlagen (Vorbereitung etc.)
• Übersicht Filter - Zielgruppensortierung (Filter mit zielgruppenspezifischen Angeboten), Filter des Angebots je nach Bank-Login
• Kontakt - Kontaktmöglichkeit zum individuellen / zuständigen Trainer
• Anmeldungsprozess - Buchungsmöglichkeit / Anmeldung zu Trainingsangeboten
• Teilnehmer-Dashboard - Darstellung / Übersicht der angemeldeten Schulungen / Trainingsangebot je Nutzer (Dashboard)
• Stornierungsprozess - Stornierungsmöglichkeit für gebuchte Schulungen / Trainingsangebot
• Adressierung - Rechnungsadresse / E-Mail-Adresse unterscheiden bei der Abfrage
• Feedback und Bewertung - Feedback zu besuchten Trainingsangeboten (inkl. Bewertung(smöglichkeit)) Ziel: Auswertung in der Trainingsakademie, gegebenenfalls Anpassung der Inhalte, Feedback für Trainer und Abgleich mit Erwartungshaltung der Teilnehmer. Ausgestaltung noch offen: Von Sternebewertung bis zu komplexeren Bewertungen. Sowohl als auch. Keine konkreter Vorschlag vorhanden. Offen für Vorschläge.
• Wissensüberprüfung - Wissensüberprüfung je Schulungsmaßnahme (gegebenenfalls auch für Bepunktung / Weiterbildungszeiten der Maßnahme notwendig) --> Lernerfolgskontrolle , der fachliche Prozess muss noch definiert werden durch Trainer / Trainingsakademie
• Notification - aktive Information (z.B. per Mail) über noch fehlende Schulungszeiten (Vorgabe IDD = 15 Schulungsstunden) zum Jahresende und Abruf jederzeit durch Teilnehmer möglich, z.B. gutberaten informiert über den Kontostand, Meldung bei 15 Stunden: „Ziel erreicht“
• Empfehlung - Empfehlung für andere Trainingsangebote "andere buchten auch" "dazu passt…" SOLL-USE-CASE
• Anmeldeprozess (Bestätigung) - Erhalt einer Anmeldebestätigung (Einladung) nach Anmeldung zu Trainingsangebot; IDD-konform

Merkposten

• Einladungsprozess Präsenzschulungen - Einladung F2F: Datum, Dauer, Ort, Teilnehmer, Hotel, Anfahrt, Trainersteckbrief, Dresscode, Abendveranstaltung, Beschreibung der Weiterbildung nach Kriterien von IDD, Ansprechpartner etc.

Sicht XYZ-Trainingsakademie

Administration der Schulungen

• Neue Schulungsmaßnahmen anlegen - Fachliche Definition einer Anlage (Schulungstitel, Anzahl der Schulungstermine, Schulungstermine, max, Teilnehmer, …)?
• Bestehende Schulungsmaßnahmen bearbeiten
• Absage der Schulungsmaßnahme
• Administration der Rahmendaten
• Schulungsorte pflegen (Hotel, vor Ort, etc.)
• Trainer(daten) pflegen
• Schulungsunterlagen pflegen
• Kosten pflegen
• Benutzerverwaltung - Benutzerverwaltung für Wartung, Pflege der Nutzerkonten realisieren; DSGVO-konform – MUSS-CASE-CASE
• Einbindung der Webinar-Anmeldungen
• Webinartool / LMS in Seminarverwaltung - Anbindung des externen Webinartools (Anmeldung) in die Seminarverwaltung. Der Anwender soll sich nicht ein zweites Mal für das Webinar in der Webinar-Software registrieren müssen (Durchgängigkeit) Gemeinsame Verwaltung und ein Log-in, EIN System nicht zwingend notwendig. Empfehlung: Modular aufbauende Bausteine: damit sind die Systeme bei Neuerungen flexibel sind und der jeweilige Nutzen für Anwender (Trainer / Teilnehmer) steht im Vordergrund. Abwicklung der Seminarbezahlung Die Abwicklung der Bezahlung sollte wenn möglich über ein internes (bereits vorhandenes) System erfolgen. In einer ersten Stufe wären wir auch für andere Lösungen offen. Die gelisteten Tätigkeiten sollten einen hohen Automatisierungsgrad haben, um möglichst wenige Ressourcen in diese Aufgaben zu binden.
• Rechnung - Übermittlung einer formal korrekten Rechnung an den Teilnehmer der Schulung oder dessen Institut
• Geldeingang - Überprüfung Geldeingang
• Reklamation - Reklamation fehlender Geldeingang / Mahnung -> Herr Mustermann
• Alternative Zahlungsmöglichkeiten (?)- Bereitstellung alternativen Zahlungsmöglichkeiten: Rechnung und Kreditkarte reichen aus
• Reporting - Beispiele, Muster?
• Dashboard als Übersicht für Admins und Trainer
• Übersicht über die angebotenen Schulungen
• Anzeige Anmeldungen je Schulung / Auslastung
• Anzeige Auslastung je Trainer
• Anzeige Anmeldungen je Bankpartner / je Vertriebsdirektion / je Organisationseinheit - Leadgenerierung Die Zuordnung Bankmitarbeiter/Außendienstmitarbeiter kann durch SAP ICM (Aussage Frau Mustermann) erfolgen; in einer späteren (?) Ausbaustufe sollte die Information auch durch das noch zu bauende XYZ-CRM erfolgen können.
• Lead als Mailinfo an AD-MA - Infomail an den betreuenden Außendienstmitarbeiter bei Buchung bzw. Abschluss einer Schulungsmaßnahme des Bankmitarbeiters – MUSS-USE-CASE - Anwendungsfall: Praxisbegleitung / Transfersicherung / Info MA = Vertriebserfolg!

Kontakte

• Schnittstelle XYZ-CRM - die Daten der registrierten Nutzer sollen in das CRM der XYZ aufgenommen werden
• Schnittstelle SAP ICM - Zuordnung des betreuenden Außendienstmitarbeiters zum registrierten Nutzer MUSS-USE-CASE, Aufnahme der Abfrage der Agenturnummer im Anmeldeprozess notwendig!

Sicht Trainer

• Anzeige der zugeordneten Schulungen (+ Kalender) - Anzeige aktueller Bearbeitungsstand (Einladung verschickt …)
• Bearbeiten der Schulungen - Übersicht / Ausdruck Teilnehmerliste / Anmeldestand
• Austauschplattform Trainer / Teilnehmer - Forum je Schulung als Austauschplattform zur Vor-/Nachbereitung von Seminaren Aktuell noch offen wie der Austausch realisiert werden kann / soll (Offline-Forum oder Live-Forum (Chatfunktionalität)).

Sicht Bankpartner

• Barrierefreier Zugriff - Barrierefreier Zugriff auf Portal / eingeschränkt auf eigene Organisation mit eigener Benutzerrolle
• Personalisierung je Bank (Labeling)
• Übersicht / Reporting - Übersicht  bzw. Reporting über Anzahl Anmeldungen, durchgeführte Schulungen, Bildungszeiten, Bewertungen, Kosten der Trainingsangebote der eigenen Mitarbeiter, nicht wichtig für die Führungskraft der Bank. Soll über VS der Zusammenarbeit mit den Geldinstituten und zuständiger Vertriebsdirektion laufen.
• Kalender - "Kalender" der Anzahl der Schulungen bzw. Schulungsmaßnahmen je Kalendertag
• Schnittstelle Metadaten - Bereitstellung von Statistikdaten für die (bank)eigenen Systeme über offene Schnittstelle
• Notification - Benachrichtigungen z.B. Reminder über fehlende Bildungszeiten; Anmeldungen; Stornierungen; Nicht-Teilnahmen (der eigenen Mitarbeiter)
• Nutzbarkeit im Rahmen der bankeigenen IT-Infrastruktur
• Genehmigungsprozess Bank - Verifizierung ("Freigabe") des gebuchten Trainingsangebots (insbesondere bei kostenpflichtigen Trainingsangeboten)

Technische Rahmenbedingungen

• Lauffähigkeit - die Anwendung soll auf allen Rechnern/Geräten laufen. Lauffähigkeit auf allen marktgängigen Browsern. Google Chrome, Internet Explorer, Microsoft Edge, Opera, Firefox
  Portal oder App-Lösung? Portal-Lösung wird als zielführend angesehen, um die Funktionen der unterschiedlichen Rollen (Administrator, Trainer, Teilnehmer, Bank-Partner) besser ausführen zu können. Gegebenenfalls kann eine verbundene App als Info-Medium zusätzlich genutzt werden.
  MUSS-USE-CASE: Portallösung im responsive Design
• Anbindung XYZ-Extranet  - eine Anbindung an den geschlossenen Bereich (Extranet) des Internetauftritts der Zusammenarbeit mit den Geldinstituten soll erfolgen; der geschlossene Bereich, das Extranet ist noch nicht realisiert. Aber es ist vorstellbar, dass dort angemeldete Nutzer auch in den Seminarverwaltungsbereich gelangen können, ohne erneute Anmeldung. Ggf. ist der Seminarverwaltungsbereich ein Teil des geschlossenen Bereichs / Extranet
• Verfügbarkeit - die Seminarverwaltung muss für die Anwender möglichst 7x24 erreichbar sein MUSS-USE-CASE
• BackUp / Datensicherungskonzept - die Daten müssen gesichert werden. Die zur Anwendung gehörenden Daten(banken) müssen gesichert sein / ausfallsicher sein. Ein ungeschützter Zugriff von Extern (Hacker) darf nicht möglich sein. Eingegebene Anwenderdaten (Anmeldung; Nutzerverwaltung; ...) sollen geschützt sein.
• Datenschutz - Datenschutzanforderungen müssen erfüllt werden - Zum aktuellen Stand der Fachlichkeit ist noch keine Abstimmung vorgenommen worden. Anmerkung: Vorgaben von IT Security Management (IT/IDR), Max Mustermann (im Projekt)
• Schnittstellen zu internen Systemen - z.B. SAP HR (Personendaten ID); SAP FSCD (Buchungen); zu einem noch zu bauenden CRM-System
• Schnittstelle / Datenexport - Datenexport an fremde Systeme (Schnittstellen); für die individuelle Weiterverarbeitung in MS-Formaten (Excel), Ziel und Zweck ist die Erfüllung von vorher nicht geklärten Anfragen der Bankpartner. Es muss eine dezentrale Auswertung der im System vorhandenen Daten möglich sein, da heute noch nicht alle (An-)Fragen bekannt sind / sein können. Datenschutzanforderungen noch nicht geklärt

Es sind max. fünf Software-Arbeitsplätze (mit allen Rechten) vorgesehen. Die Lösung soll für jedes Jahr mehr als 10.000 Teilnehmer an Präsenzseminaren, Webinaren und WBT (Web Based Training) verarbeiten können.

Ein Lastenheft inkl. Schaubildern kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.