Wir sind ein Geldinstitut und suchen für unsere nicht-bankbezogenen Aktivitäten, wie z.B. Veranstaltungsmanagement, Testaments- u. Nachlassverwaltung, Stiftungsmanagement und Pressearbeit, eine Adressverwaltung.
Die Software sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Personen und Adressen (10.000 - 11.000 Stück)
- Privat- bzw. Einzelpersonen mit Adressdaten (Post, Telefon, Email, Homepage) national und international
- gezielte Anrede von Personen in Abhängigkeit von Funktion, Organisation und Gremium: persönlich, geschäftlich
- Unternehmen, Presse-Medien, Schulen, Vereine, Stiftungen, Dienstleister, Friedhöfe, Grabpfleger, etc. inkl. Ansprechpartner mit Adressdaten (Post, digital, Telefon)
nationale und internationale Formate
- Verknüpfung von Adressen z.B. zwischen Unternehmen und Privatpersonen
- Zusatzfeld für Vorstandsbriefe: wer unterschreibt, wie ist die Anrede
- Unterschrift Vorstand D1
- Unterschrift Vorstand D2
- Unterschrift Vorstand D3
- Unterschrift Vorstand D4
- 4 Felder ggf. auch hinterlegen der Unterschriften
- frei definierbare und vollständig integrierte Zusatzfelder bzw. Merkmale oder Attribute. U.a. Kammerkonzert, Weihnachten, Presse, Lehrer für Verteilerlisten in Form von Stichwörter, Felder oder Auswahllisten mit Mehrfachnennung
- Plausibilitäts- und Dublettenprüfung
- Beziehungen zwischen Adressen herstellen und unterschiedliche Sichtweisen
- Versandsperre
Kommunikation
- Einzelbriefe, E-Mails
- personalisierte Serienbriefe, -faxe und -E-Mails (Text, HTML, Anhänge, PDF)
- Brief- bzw. E-Mail-Vorlagen ggf. Nutzung unserer Word-Briefbögen
- Zu- und Absagelink für Mailings bei Einladung für Veranstaltungen
- Verwendung unterschiedlicher Absender (Stiftungen, Unternehmen, Ansprechpartner)
- Widerspruchslink, falls Empfänger nicht mehr kontaktiert werden möchte in Mailing inkl. automatische Verarbeitung der Rückmail mit Sperrung der Adresse in Datenbank
- themenbezogene Sperrung bzw. Widerspruch im Adressdatensatz
- Auswertung von Email-Reaktionen z.B. empfangen, gelesen oder Zusage bzw. Absage bei Einladungen
- Kommunikationshistorie der Ansprechpartner z.B. Telefonate, E-Mail, Brief usw. inkl. Notiz und Link zum Dokument
Spenden
- Empfänger, Betrag, Datum, Co-Sponsor, Kategorie
- 1:N-Beziehung zu Personen bzw. Unternehmen für Beiträge bzw. Spenden
- Co-Sponsoren (1:1 Beziehung zu Adressen (Spendern))
- Quellen (1:1-Beziehung zu Spenden)
- Doku Spendenbescheinigung inkl. Datum
- Auswertungen: unterschiedliche Blickwinkel der Tabellen, Gesamtübersicht und zum jeweiligen Adressdatensatz und woher kommen die Quellen
z.B. nach einem Verein, sollte ggf. per Kommunikationshistorie möglich sein
Testament, Erbschaften, Stiftungen
- Kommunikationsdatenverwaltung von Testamentsvollstreckungen, Erbschaften, Stiftungen
Veranstaltungen
- Adressen Verknüpfung zu Veranstaltung xy für Einladungen
- Veranstaltung: Datum, Ort, min. bzw. max. Teilnehmer
- Zusagen bzw. Absagen
- N:M-Tabellen wie Veranstaltungen mit unterschiedlicher Sichtweise (Auswertung)
- Anzahl zu versendender Plakate oder Flyer für Etiketten
Datenschutz
- datenschutzkonform nach DSGVO
- Sperrvermerke
- integrierte Auskunftspflicht in lesbarer Form und digitaler Form (z.B. pdf und csv)
- Löschkonzept
- Überwachen der Löschfristen
allgemeine Funktionen
- Drucken von Etiketten, Namenschilder
- Datenexport - u.a. Erzeugen von verschiedenen Listen u.a. Adressliste, Geburtstagslisten, Etiketten und Namensschildern, inkl. Export nach Excel
- Adressimport aus Web-Datenbank (intrex), Exceldateien und Access-DB (Zumindest für die Einführung des Systems!)
- Dokumentenverwaltung (Anschreiben, Briefe, Faxe und E-Mails, Presseanschreiben, Erbschaften bzw. Nachlässe
- Rechte- und Berechtigungskonzept: Tabellen, Feld-Ebene, Funktionsebene
Technik
- Serverinstallation (Terminalserver) - keine Cloud oder SaaS-Lösung
- zentrale Datenbank mit (de-)zentraler Pflege integriert
- Integration ins gewohnte Arbeitsumfeld Microsoft® Office (Word, Excel & Outlook)
- Datenbanksystem Oracle präferiert; wenn ein anderes DB-System, muss Betrieb und Wartung vom Anbieter bzw. Dienstleister sichergestellt werden
- Mandantenfähigkeit
- Mehrbenutzerfähigkeit
Es werden 20-30 Software-Arbeitsplätze benötigt.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
HTML: Hypertext Markup Language
PDF: Portable Document Format
Doku: Dokumentation
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
csv: Comma-separated-values
