Wir sind ein Getränkedistributor mit zwei Standorten und kaufen Getränke, Flaschen und Zubehör überwiegend im EU-Ausland ein, lagern die Ware und versenden per DPD bzw. DHL. Ferner vermitteln wir Ware, die im Streckengeschäft direkt zum Kunden geliefert wird. Beliefert werden Unternehmen aus der Gastronomie.
Zur Unterstützung der Betriebsabläufe suchen wir eine neue Warenwirtschaftlösung mit folgenden Anforderungen:
- Verwaltung des Lagers (ohne Chargen), Artikel mit und ohne Lagerhaltung
- Rechnungsstellung mit Lagerkorrektur
Verwaltung Kundendaten, ProForma-Rechnung bei Vorkasse, Lieferscheine bei Kommissionsware, Speicherung als PDF
- Stücklistenartikel
Artikel werden sowohl einzeln als auch als Bestandteil eines Sammelartikels verkauft. Diese Sammelartikel sind Pakete zum Pauschalpreis, die Artikel mit 7% und auch 19% MwSt. enthalten . Das Programm sollte imstande sein, die MwSt im Verhältnis zu splitten.
- Außenlager
Einzelne Vertreter haben kleine Lager bei sich. Sie bekommen immer wieder einen Lagerbestand aufgefüllt. Wenn sie ausliefern, wird die Ware von deren Lager abgebucht.
- Vertreterprovision
Es muss möglich sein, die Artikel in verschiedene Warengruppen einzuteilen. Die Gruppen haben unterschiedliche Provisionssätze, Vertreter unterschiedliche Provisionssätze. Provisionen werden nach Zahlungseingang ausbezahlt. Das Programm muss unterscheiden können zwischen bezahlten und unbezahlten Rechnungen.
- Zahlungen von Kunden
In der Verwaltung werden die Bankdaten direkt abgerufen, automatischer oder manueller Zahlungsabgleich.
- Mahnwesen
In Verbindung mit einer OP-Liste
- Kalkulation auch in Kombination mit separaten Frachtkosten (und Zoll, bzw. Steuer). Das bedeutet – Artikelpreis netto für Bestellung beim Lieferanten, dann aber für die Kalkulation einen EK mit Fracht und Branntweinsteuer.
Darüber hinaus wären folgende Funktionen wünschenswert:
- Abbuchungen (bisher manuell, nicht in Betrieb, wäre aber schön) Abbuchungen direkt vom Programm aus und nicht manuell über externe Funktion
- Zahlungsverkehr (bisher externes Online-Banking) Zahlung von Rechnungen idealerweise direkt über ein Banking-Modul, sofern möglich
- Buchhaltung
Wäre schön, das auch entsprechend zu nutzen, ist beim bisherigen Programm vorhanden, aber extrem kompliziert. Läuft separat über DATEV.
- Online-Shop
Läuft derzeit als Stiefkind nebenher, ist in die Homepage integriert. Bestellungen werden manuell übertragen. Nutzung hauptsächlich durch bestehende Kunden als Bestellhilfe. Soll aber ausgebaut werden.
- Auswertungen der Umsätze etc. Für Artikel, Kunden, Vertreter OP-Listen pro Vertreter
- BWA bzw. Einnahmen-Überschuss-Berechnung
- Cloud-Lösung wäre sinnvoll. Derzeit Netzwerk, aber die Upload-Verbindung ist recht langsam. Arbeit von zwei Büros aus (Firma und Home-Office) aufgrund der etwas anderen Geschäftszeiten der Gastronomie
- Zugriff über Tablet (Android)
Es sind zunächst ca. 2-3 Software-Arbeitsplätze geplant.
Abkürzungen:PDF: Portable Document Format
MwSt.: Mehrwertsteuer
MwSt: Mehrwertsteuer
EK: Einkauf
BWA: Betriebswirtschaftliche Auswertung
