Als international tätiges Produktionsunternehmen sind wir schwerpunktmäßig im Automobilzulieferbereich tätig (rd. 3.000 Mitarbeiter weltweit). Wir befinden uns aktuell in einem Auswahlprojekt für eine neue Zeitwirtschaftssoftware für unser Unternehmen (inkl. Zutritt, Personaleinsatzplanung und optionalem Einsatz an den Auslandsstandorten in den USA, Mexiko und China). Im Bereich Payroll setzen wir in Deutschland P&I LOGA ein.
Die Software sollte folgende Anforderungen erfüllen:
Stammdaten/Basisdaten
- Abbilden der kompletten Firmenstruktur (Firma / Mandant, Abrechnungskreis, Betriebsstätte, Werke, Bereiche, Abteilungen / Kostenstellen, Unterbereiche / Planungseinheiten und deren Verknüpfung)
- Zuordnen Führungskraft und Personalbetreuer zu Organisationseinheiten (Firmenstruktur)
- Abbilden von Mitarbeitergruppen (bspw. Zeitarbeiter, Aushilfen), Personalstatus (bspw. leitende Angestellte) Tätigkeiten (bspw. Bediener, Einrichter) und Schichtgruppen
- Besucherverwaltung mit Mini-Stammsatz, Ausweis, Zutrittsberechtigung und zusätzlichen Informationen
- Darstellen mehrerer Verträge pro Mitarbeiter
- Personalstammdaten mit
- Urlaubsanspruch inkl. Zusatzurlaube (z.B. Schwerbehinderung)
- Arbeitszeitmodell
- Arbeitszeit (z.B. Teilzeit)
- Verknüpfungen (z.B. Kappung, Sonderkonten, …)
- Entgeltdaten (Personalkosten inkl. Zuschläge für Forecast)
- Zusatzfunktionen (Ersthelfer,…)
- Schwerbehinderung
- sonstige mitarbeiterbezogene Informationen (z.B. gesundheitliche Aspekte)
- Funktionen / Qualifikationen / Tätigkeiten mit Grad/Gültigkeit
- Abbilden von Routinen für Berufsschule mit Schultagen / Rhythmus, Verknüpfung zum Ausbildungssoftware "Easysoft"
- Anbinden einer BDE und Projektzeiterfassung mit mehrstufiger Erfassung Kostenstellen, -träger, -arten
- Definieren von Fehlertypen (Hinweis, Warnung, Fehler)
- Definieren von Farben pro Konten- und Fehlerarten
- Definieren von Konten (flexible Definition)
- Definieren von Lohnarten und Verknüpfung mit Payroll
- Einbinden aktueller Jahreskalender mit gesetzlichen Feiertagen und betrieblichen arbeitsfreien Tagen
- Einbinden Sollbesetzung für Einsatzplanung aus Stellenplan (derzeit P&I Loga / ADP / Venturesoft)
- Erfassen von KFZ-Kennzeichen
Ausweisverwaltung
- Zuordnen von Ausweis zu Mitarbeiter (Personalnummer) und Verträgen (Vertragsnummern - bspw. bei mehreren Verträgen)
- Hinterlegen einer automatischen Ausweisgültigkeit in Abhängigkeit von Vertragszeitraum
- Unterstützen unterschiedlicher Identifikationsverfahren zusätzlich zur Ausweiskarte (bspw. Fingerabdruck)
- Anbinden unterschiedlicher Ausweishersteller (bitte unterstützte Ausweishersteller angeben)
- Einbinden von Bestellprozessen (bspw. Kantine) mit Übergabe an Payroll
- Definieren wichtiger Parameter wie Status (aktiv, gesperrt), Gültigkeit
- Systemseitiges historisches Dokumentieren der Ausweisnutzung (Ausgabe, Rückgabe)
- Festlegen verschiedener Ausweisklassen (Zeiterfassung / Zutritt) und -typen (Mitarbeiter / Besucher)
- Einbinden erweiterter Nutzungsmöglichkeiten wie bspw. Betriebs-/Maschinendaten-Erfassung, Verpflegungsautomaten
Zutritte
- Gruppieren einzelner Terminals / Türen zu Zutrittsprofilen und Zuordnen zu einzelnen Mitarbeitern / Benutzergruppen (Abt./Kst.)
- Ergänzendes Zuordnen einzelner Terminals zu einzelnen Mitarbeitern (z.B. Schlüsselkasten/Sicherheitsbereiche)
- Automatisches Zuordnen von Zutrittsprofilen über Mitarbeiter-Kostenstelle
- Automatisches Zuordnen von Zutrittsprofilen bei temporären Verleihungen
- Gruppieren einzelner Zeiträume zu Zeitprofilen und Zuordnen zu einzelnen Mitarbeitern / Benutzergruppen (Abt./Kst.)
- Ergänzendes Zuordnen einzelner Zeiträume zu einzelnen Mitarbeitern (z.B. Aushilfen, Labore)
- Automatisches Zuordnen von Zeitprofilen über Arbeitszeitmodelle
- Anbinden unterschiedlicher Terminalhersteller (bitte unterstützte Hardwarehersteller angeben)
- Unterstützen unterschiedlicher technischer Verfahren (bitte unterstützte Schnittstellentechnologie angeben)
- Koppeln der Zutrittsberechtigung an einen aktiven Vertrag / Stammsatz
- Zuordnen von Zutritts- und Zeitprofilen für Besucher (Handwerker, Berater, usw.) ohne aktiven Vertrag
- Verknüpfen mit der Active Directory (z.B. Feststellung Anwesenheit)
- Steuern des Zutritts über Bedingungen / Regeln (z.B. Mindestanzahl Mitarbeiter im Raum)
- Ermöglichen von Genehmigungsprozessen (Antrag, Genehmigung, Freischaltung) über Mitarbeiter und Führungskräfte
- Gestalten eines Berechtigungsworkflows bei abweichenden Zutrittsberechtigungen
Bearbeiten von Zeiten & Fehlzeiten
- Erfassen und Bearbeiten von Buchungskonten (Fehlzeiten) und Plandaten (Personaleinsatzplanung) auf grafischer Basis (Tages- und Wochenpläne für rückwirkende, gegenwärtige und zukünftige Zeiträume)
- Planen von Rufbereitschaft/Sonderregelungen
- Erstellen von Einzel-, Gruppenbuchungen (z.B. ein Mitarbeiter-eine Buchung oder ein Mitarbeiter-mehrere Buchungen)
- Erstellen von Massenerfassungen (z.B. mehrere Mitarbeiter-eine Buchung oder mehrere Mitarbeiter-mehrere Buchungen)
- Anzeigen von zusätzlichen Personalinformationen wie Urlaubsstand, Gleitzeitstand, Mitarbeiterbild sowohl im Schichtplaner als auch in der Einzelmaske
- Durchführen von Korrekturen sowohl in der Übersicht (Schichtplaner) als auch in der Einzelmaske (Buchungsübersicht einzelner MA)
- Anzeigen von Mehrarbeit gemäß Einstellungen (Schwellwert) und Freigeben von Mehrarbeit (tagesbezogen)
- Anzeigen und Filtern/Sortieren von Mitarbeitern nach Kostenstelle/ Unterbereich/ Mitarbeitergruppe (Aushilfe, Leiharbeiter, Jobber), Zusatzfunktionen (Ersthelfer,…)
- Anbinden von SAP ERP PP und Untermodulen (z.B. Zuordnung Maschinen)
- Anbinden einer variablen Betriebsdatenerfassung (Rüsten, Stillstandzeiten, OEE)
- Darstellen eines Cockpits/Dashboards mit zu definierenden MA-Infos für FK/Planer (z.B. Geburtsdatum, Anwesenheit, usw.)
- Hinterlegen von Schichtmodellen durch die Führungskraft innerhalb der Betriebsvereinbarung pro Bereich (ggf. im Schichtplaner)
- Anzeigen von Fehlern/Hinweisen/Warnungen in der graphischen Darstellung (Rahmenzeitverletzung, Fehlbuchungen, Verstöße ArbZG)
- Benachrichtigen/Anzeigen bei/von ArbZG-Verstößen, Fehlzeiten, Schwellenwert (Cockpit / Dashboard)
- Anzeigen von monatlichen (Zeit)-Kappungen
- Laden von Plan- und Sollkosten (Stundensätze aus Payroll) sowie ein sich daraus ergebender Saldo für den ausgewählten Zeitraum und Mitarbeiter
- Erfassen von Reisezeiten (Abwesenheit, Ausland…) mobil durch den Mitarbeiter über ein Genehmigungsprozess
- Durchführen von Buchungskorrekturen durch den Mitarbeiter über das Terminal (letzte Buchung / Fehlbuchungen)
- Definieren von Fehlzeitengruppen (Bsp. Krank mit/ohne EFZ) hinsichtlich Reporting
- Einfaches Erstellen von Fehlzeitenkonten
- Einfaches Erstellen von neutralen Fehlzeitenkonten wie Krank Info (Workflow Überprüfung) oder Sonderurlaub (Berechtigung)
- Einfaches Erstellen von untertägigen Fehlzeiten/Stunden (z.B. Krank teilweise gearbeitet, Urlaub 50%)
- Einfügen von Kommentaren/Notizen (tagesbezogen) (z.B. geplant früher gegangen)
- Anzeigen von Urlaub/Anspruch/Sonderurlaub/Zusatzurlaub in der Übersicht (Schichtplaner)
- Drucken der Schichtplanung - Kranktag jedoch als Abwesenheitstag darstellen im Druck
- Einrichten von Workflows (Genehmigungsprozess für Fehlzeitenerfassung (Urlaub und Freischicht), Zeitkorrektur, Mehrarbeit)
Arbeitszeit/Schichtmodelle
- Freigabe bestimmter Schichtmodelle für die Führungskraft (Betriebsvereinbarung pro Bereich)
- Zuordnen von freigegebenen Schichten bzw. Schichtposition und Pausen über die Führungskraft
- Definieren von Pausenmodellen/Pausenregelungen (variable, feste, arbeitszeitabhängige Pausen)
- Verrechnen vom gestempelten Pausen mit bezahlten Schichtpausen im 3-Schicht-Betrieb (gemäß Tarif)
- Gestalten von flexiblen Schichtmodellen - Kombination verschiedener Faktoren (Schichtanzahl, Schichtzeiten, Wochenarbeitszeit, Pausen…)
- Definieren von Rahmenzeiten im Schichtbetrieb (Schichtbeginn /-ende)
- Definieren von Stempel-Rundungen (z.B. 3-Minuten-Takt)
- Hinweis bei Planung außerhalb des hinterlegten Schichtmodells
- Automatische Schichterkennung (Kommen-/Gehen-Buchung)
- Automatische Schichtrhythmuserkennung (Reihenfolge Schichtmodell)
- Definition von Kappungsregeln (automatische Hinterlegung der Kappung anhand vom Schichtmodell)
- Erstellen von Sonderkonten/Langzeitkonten
- Erstellen von Sonderkontenregelungen (automatische Umbuchung auf Sonderkonto bei bspw. Mehrarbeit am Wochenende)
- Individuelles Hinterlegen von Solltagen und Sollstunden (Verteilung bei Teilzeit)
- Zuschlagsmodelle für tarifliche Schichtzuschläge (Spätarbeit, Nachtarbeit, Mehrarbeit, Feiertag,…)
- Erfassen der Gültigkeit eines Schichtmodells
- Automatisches Zuordnen von vereinbarten Schichtmodellen bis zur (untersten) Ebene der Fertigungseinheiten
Reporting
- Auswerten von Verstößen gegen das Arbeitszeitgesetz
- Auswerten für das Betriebliche Eingliederungsmanagement - krankheitsbedingte Fehlzeiten, Wiedereingliederungszeiten, Darstellung häufige Kurzerkrankungen und längerfristige Erkrankungen
- Ausgeben von Anwesenheitslisten für den Brandschutz (werksbezogen mit Bereichen)
- Ausgeben von Fehlern differenziert nach Fehlerarten
- Ausgeben einer Jahresübersicht "Fehlzeiten" mit Jahressummen
- Darstellen von gekappten Zeiten
- Ausgeben von Arbeitszeiten pro Bereich / Kostenstelle inkl. Kostenstellen-Umbuchungen
- Ausgeben von Übersichten Kostenstellen-Umbuchungen mit Bewertung (Gesamtkosten) und Begründung
- Darstellung Personalzeiten (Sollzeit brutto und netto (ohne Feiertage), Istzeit, Fehlzeiten, Saldo, Krankenstand in Stunden und prozentual, gekappte Zeiten, GLZ-Stand, Resturlaub) - Gesamtsicht bis Detailsicht ("drill down")
- Erfassen individuell definierter Kennzahlen (KPI, Scorecard): bspw. Monats-Saldo auf Mitarbeiteranzahl umgerechnet, Resturlaub auf Mitarbeiteranzahl umgerechnet, Krankheitsquote bezahlte Krankheit
- Auswerten einer Monatsübersicht pro Mitarbeiter mit Zeitbuchungen, Pausen, Fehlzeiten, Zuschlägen und Gleitzeitstand
- Auswerten von Mehrarbeit außerhalb des Arbeitszeitmodells
- Graphisches Darstellen der Entwicklung von Zeitkonten, Fehlzeiten
- Auswerten von Personalkosten aus der Einsatzplanung (bspw. Veränderung Schichtmodell)
- Ausgeben einer Urlaubsübersicht mit Anspruch, Resturlaub aktuell und zum Jahresende
- Entwicklung von Zeitkonten und Gleitzeitauf- bzw. abbau (Ist und Plan)
- Auswerten von Berechtigungen pro Terminal und pro Mitarbeiter
- Darstellen der unbewertete Zeiten außerhalb der festgelegten Rahmenzeit aus dem Arbeitszeitmodell
- Stichtagsbezogenes Abfragen von Gleitzeitständen, Resturlaub...
- Vergleichen von Plan-/Ist-Zeiten in graphischer und prozentualer Darstellung
- Auswerten von Mitarbeiterdaten (bspw. KFZ-Kennzeichen, Kommunikationsdaten, Geburtstage, Funktionen, Schwerbehinderte, Aufgabe, Quali, Vertragsende, vertragliche Arbeitszeit, usw.)
- Einbinden einer Erinnerungsfunktion bspw. bei Fristen, Geburtstagen (Dashboard für Führungskräfte) und selbst hinterlegten Terminen (bspw. Hochzeit, Weiterbildung…)
- Darstellen einer Jahresübersicht bspw. für Urlaubsplanung
- Ausgeben des Schichtplans entsprechend der ausgewählten Ansicht in digitaler und analoger Form
- Individuelles Abfragen von Resturlaub und Gleitzeitstand am Erfassungsterminal, über ein Portal und/oder eine App
- Einbinden eines Infotools in Richtung Mitarbeiter (bspw. Benachrichtigung Schichtänderungen über App, SMS, E-Mail)
- Einbinden eines flexiblen Auswertungsgenerators (Konten, Abhängigkeiten, Verknüpfungen , Zeitraum => Datenbankabfrage)
- Automatisches Benachrichtigen bei Fehltagen, Arbeitszeit-Verstößen, Schwellenwert-Darstellung (Cockpit / Dashboard)
- Auswerten der Zeitmodelle pro Mitarbeiter und Mitarbeiter pro Zeitmodell
- Einbinden einer bidirektionale Schnittstelle "Payroll" zu gängigen Abrechnungs-Systemen
- Generelle Ausgeben über sämtliche Sortierungs- und Filterkriterien
Personaleinsatzplanung
- Ausgeben von Hinweisen bei Mehrarbeit (außerhalb des Schichtmodells)
- Einbinden eines Workflows "Mehrarbeitsantrag"
- Planen zusätzlicher Mehrarbeit (Stunden und Tage außerhalb des Schichtmodells)
- Hochrechnen der Personalkosten
- Hochrechnen der Gleitzeitentwicklung gemäß Planung
- Einbinden einer Rufbereitschaftsplanung
- Gruppieren und Sortieren von Schichtgruppen (siehe Personalstammdaten)
- Anpassen der Ansicht in der Planung sowie in der Ausgabe auf Wochen/Monate/Jahre für bspw. Urlaubsplanung
- Ausblenden/Filtern bestimmter Konten/Fehlzeiten
- Erstellen eines Planungsvorschlags anhand Schichtrhythmus/Schichtmodell oder der letzten tatsächlich gearbeiteten Schichten
- Ermöglichen einer zusätzlichen individuellen Anpassung der Schichtplanung
- Einblenden der Mitarbeiterbilder in der Planungsansicht
- Einbetten eines zusätzlichen Bemerkungsfelds für Freitext
- Planen mehrerer Varianten, Veröffentlichen der abschließenden Planung (versioniert)
- Auswählen der Planzeiten gemäß Schichtmodell (Gleitzeitentwicklung)
- Ausgabe von Warnungen / Hinweisen bei Arbeitszeitverstößen
- Ausgabe von Warnungen / Hinweisen bei fehlendem Ersthelfer
- Definieren/Importieren der Sollbesetzung für Einsatzplanung mit Anbindung Stellenplan Payroll / HCM inkl. Qualifikation, Funktionen und sonstige Aspekte
- Automatisches Vorschlagen der Schichtbesetzung gemäß definierter/importierter Sollbesetzung
- Anzeigen von weiteren Informationen wie Mitarbeiterzahl je Schichtgruppe, Summe Einsatzstunden
- Ausgeben des aktuellen Schichtplans sowohl digital über Monitor / Bildschirm als auch im Papierformat
- Einbinden eines Tools, alternativ einer Schnittstelle zur Personalkostenplanung (Mitarbeiter, Kosten, Schichtzuschläge)
- Ermöglichen einer "Mitarbeiter-Pool-Sicht" zur Koordinierung temporärer Mitarbeiterüberhänge bzw. Bedarfe zum internen Mitarbeiteraustausch - bewusster Anstoß mit Erfassung von Menge, Qualifikation für definierten Zeitraum oder Stunden
- Historisches Darstellen bei untermonatigem Wechsel der Schichtgruppen/Kostenstelle (Stammdaten)
- Abbilden von Workflows / Informationen (z.B. Schichtplan über App aufrufbar sowie Anfrage auf Schichttausch) für FK/MA
- Austausch zusätzlicher Informationen über App (Info an MA über einzelne Schichtgruppen hinweg)
Reisezeiten
- Erfassen aller Daten für die Reisekostenabrechnung
- Erfassen relevanter Daten durch MSS/ESS-Funktionen über Portal / App / o.ä.
- Erfassen von Wege-/Reisezeiten
- Ermöglichen von Kostenstellenumbuchungen
Kostenstellenumbuchung
- Erstellen eines Antrags zur Verleihung von Mitarbeitern mit automatischer Zuordnung von zusätzlichen temporären Berechtigungen (bspw. Zutritte, Arbeitszeitmodell) im neuen Bereich durch den abgebenden Bereich für einen bestimmten Zeitraum (mit Verlängerungsmöglichkeit)
- Automatisches Umbuchen der tatsächlich gearbeiteten Arbeitsstunden im beantragten Zeitraum nach Beschäftigungsgruppe (bei MA im indirekten Bereich nur Sollzeit)
- Erstellen eines Antrags zur Umbuchung von Arbeitsstunden durch MA oder FK des abgebenden Bereichs mit Angabe von Zeitraum und Begründung, Bestätigung durch den aufnehmenden Bereich
- Aufteilen von geleisteten Arbeitsstunden auf mehrere Kst über Umbuchungen
- Anzeigen der Übersicht "Umbuchungen" auf Dashboard / Cockpit mit Begründung für Ver- und Entleiher
- Importieren der Umbuchungen in Payroll für die Aufteilung der Gesamtkosten (stichtagsbezogen)
- Umbuchen von Arbeitsstunden auch ohne Genehmigungsprozess, bspw. im Auslandseinsatz
- Importieren von auf Maschinen gebuchte Servicezeiten aus SAP ERP
Projektzeitenerfassung
- Erfassen von Projektzeiten (Stunden, Mitarbeiter, Projektnummer / -bezeichnung)
- Verknüpfen mit zentralem Projektnummergenerator (Zusammenführung Kundenprojekt, Innenauftrag SAP, Werkzeugnummern…)
- Erweiterte Kriterien zu definieren (bspw. Klasse wie Vorgänge, Veränderungs-/Vertriebsprojekte, Administration oder Tätigkeiten)
- Projektstunden Kostenstellen bzw. Kostenträgern zuordnen
- Einbinden von projektbezogenem Equipment möglich
- Bewerten der Projektzeiten über Stundensätze
- Definieren von individuellen Stati
- Automatische Hinweise durch Plausiprüfung (bspw. fehlende Eingabe, Eingabe > Arbeitszeit…)
- Offene Schnittstellen (bspw. Anbindung Ressourcenplanung Vorserie) - bitte erläutern
- Auswertung flexibel und graphisch
- Abhängigkeit Arbeitszeit und Projektzeit
- Integration BDE mit Maschinendatenanbindung, Material / Lager
- Direkte Erfassung der Projektstunden durch Mitarbeiter oder Führungskräfte
Betriebsdatenerfassung
- Übertragen von Fertigungszeiten
- Übertragen von Maschinenzeiten
- Abbilden von Funktionen innerhalb einer auftragsbezogenen PEP unter Berücksichtigung von bspw. Rüstzeiten
Administration
- Einbinden eines Berechtigungskonzept (Organisation, Personen, Menüauswahl, Konten, Reporting, mobile Buchungen) mit Benutzern und Rollen
- Zuordnen von Vertretungsrollen über Workflows (User beantragt Vertretungsrolle, Manager genehmigt)
- Automatisches Zuordnen von Berechtigungen für Ausbildende nach Einsatzort (Verknüpfung Ausbildungsplan "EasySoft")
- Import / Einbindung der Mitarbeiterbilder aus Payroll / Stamm und/oder aus dem Netzlaufwerk
- Programmeinstellungen (Berechnung…) als systemweite Parameter ggf. pro Gruppe, Ebene, Standort
- Automatisches Importieren von Daten aus: Stammdaten, Organisation, Tätigkeiten, Vertragsdaten, Entgeltdaten / Stundensätze
- Automatisches Exportieren von Daten aus: Fehlzeiten, variable Daten, Gleitzeit-Saldo, Urlaubsanspruch (aktionsbasiert oder Stichtag)
- Generelle Einbindung von Schnittstellen und Exports (Excel/Access/DataWarehouse/SAP)
- Einbinden einer Schnittstelle zu P&I LOGA
- Einbinden einer Schnittstelle zu ADP/USA
- Einbinden einer Schnittstelle zu Venturesoft/Mexico
- Ermöglichen eines aktionsbasierten Imports (bspw. Eintritt)
- Einbinden von Hinweisen / Warnungen bei nicht erfolgtem bzw. fehlerhaftem Import - eventbasiert
- Einbinden von Hinweisen bei fehlerhaften Berechnungen, nicht zuordnenbaren Buchungen
- Einbinden einer Berechnungssperre hinsichtlich rückwirkender Änderungen
- Automatisiertes Übergeben von Stammdaten an Terminals (KABA-Schnittstelle)
- Aussage zur Häufigkeit von Releasewechseln / Updates - kundenspezifische Anpassungen möglich?
- Einbinden von Plausibilitäts-Prüfungen / Abhängigkeiten bei Eingabe
- Freie Definition von Pflichtfeldern
- Durchgehendes historisches Dokumentieren von Rechten und Änderungen
Allgemeine Anforderungen
- Benennen von zwei Referenzkunden in vergleichbarer Größe (>1.000 MA, Industrie, international)
- Beilegen eines indikativen Preisangebots für Deutschland (Lizenzmodell, 2.500 User, beide Betriebskonzepte)
- Beilegen eines indikativen Preisangebots für USA/Mexiko/China (Lizenzmodell, 1.200 User, beide Betriebskonzepte)
- Weltweit verfügbarer Support in länderspezifischer Sprache und Zeitzone (MEX/USA/DEU/CHN) (bitte erläutern)
- Angeben verfügbarer SLA's (z.B. Reaktionszeiten, usw.)
- Angaben zu Anbindung möglicher HCM-Systeme (z.B. SuccessFactors, LOGA3, Haufe Umantis, usw.) (bitte erläutern)
Internationalität
- Anbieten der Systemsprachen:
- Deutsch
- Englisch
- Spanisch
- Chinesisch
- Sind weitere Sprachen verfügbar. Welche?
- Die Sprachversionen stehen zur Verfügung in:
- Bildschirmdialogen
- Feldinhalten
- Formularen
- Hilfetexten
- Länderversionen (Lokalisierung wie Gesetze und Normen bzw. Jurisdiktion)
- Deutschland (Bundesland Baden-Württemberg, z.B. Betriebskalender)
- USA
- Mexiko
- China
- Sonstige Anforderungen
- Das System ist Unicode-fähig
- Erstellen von Workflows durch benannte Key User des Kunden
- Anpassen der Systemparameter durch benannte Key User des Kunden
- Historisches Dokumentieren sämtlicher Einträge und Änderungen
Übergreifende Funktionen
MS Office Integration
- Ausgabe aller angezeigter Tabellen nach MS Excel
- Ausgabe Stammdatenlisten nach MS Excel
- Ausgabe Statistiken und Auswertungen nach MS Excel
- Ausgabe Formulare nach MS WORD
Hilfesystem, Online-Dokumentation
- komplette Anwender-Dokumentation mit Suchfunktionen
- Kontextsensitive Hilfe, d.h. Hilfetexte für Felder und Masken/Funktionen
- Hilfetexte vom berechtigten Anwender änderbar (WORD-ähnlich)
Workflowfunktionalität
- Workflowsystem /-generator integriert
- Erstellung von Workflows durch Kunden selbst möglich
- Sachbearbeiter bezogene To-Do-Listen
- Darstellung des individuellen Arbeitsvorrats
- Im Workflow-Element ist der Link auf die relevante Anwendungsstelle für den Arbeitsschritt hinterlegt
- Einbindung externer Anwendungen (z. B. MS-Office / Adobe)
- Angabe von Terminschranken/Sollbearbeitungszeiten für Arbeitsschritte in Workflows
- Wiedervorlage eines Vorgangs zu einem Termin
- Eskalations-Workflow bei Nichtreaktion des Bearbeiters
Tools
- Zur Erstellung, Pflege und Veränderung von Formularen
- Zur Erstellung, Pflege und Veränderung von Oberflächen
- Für das Reporting (Query- und Listgenerator)
- Tool zur Migration von Daten aus z.B. Altsystem (Kurzbeschreibung der Funktionsweise)
- Frei Definition von Plausibilitätsprüfungen möglich
IT-Technology (Betriebskonzept)
Bevorzugtes Betriebskonzept: On Premise (Inhouse)
- Server- und Datenbanktechnology (Back-End)
- Microsoft Windows als Serverbetriebssystem (Angabe der unterstützen Versionen)
- Microsoft SQL-Server als Datenbanksystem (Angabe der unterstützen Versionen)
- Unterstützung der von Virtualisierung auf Basis VMWare
- Unterstützung von Citrix XenApp für das veröffentlichen der GUI Anwendung
- Datensicherung
- On-The-Fly-Sicherung (zur Laufzeit)
- On-The-Fly-Rücksicherung (zur Laufzeit)
Alternatives Betriebskonzept: SaaS (Software as a Service)
- Zertifizierung nach ITIL
- Zertifizierung nach ISO 27001
- VdS-Richtlinien für zertifizierte Cyber-Sicherheit (VdS 3473)
- Eine ganzjährige Hochverfügbarkeit wird gewährleistet (365x24)
- Die Schutzbedürftigkeit der Daten für dieses Projekt wird gemäß VdS 3473 von uns mit einer noch zu definierenden Stufe bewertet.
- Die hieraus abzuleitenden Maßnahmen zur Sicherstellung des Datenschutzes, der Datensicherheit und Verfügbarkeit werden getroffen und gemäß unserer IT Richtlinie (""Einsatz von SaaS bzw. Cloud Computing Lösungen"") festgelegt sowie in einem spezifischen Vertrag vereinbart.
IT-Technology (Allgemein)
Userinterface (Front-End)
- Bereitsstellung via Desktop Anwendung (GUI) auf Windows Basis
- Bereitsstellung via Web Anwendung (Angabe der unterstützen Browser und sonstige Systemvoraussetzungen - vor allem Browser Plugins)
- Zugriff via Mobile Anwendung/App (Angabe der unterstützten Smartphones z.B. Apple etc.)
- Zugriff von Smartphones für ESS/MSS (im internen Netzwerk)
- Zugriff von Smartphones für ESS/MSS (über Mobilfunk)
Zugriffsverwaltung und Protokollierung
- Rollenkonzept / Benutzerverwaltung / Zugriffsrechte
- Protokollierung von Änderungen
- Unterstützung von Single Sign-on (Einmalanmeldung)
Schnittstellen
- Integration des vorhandenen DMS-Systems PDM Pro.File möglich
- Ausgabe von Dokumenten als PDF
- E-Mail Integration (Outlook): z.B. Direktversand von PDF Dokumenten aus der Anwendung
- Sharepoint-Integration unterstützt
Anbindung Zeiterfassungsterminals
- Unterstützung KABA-Terminals (Angabe der unterstützen Schnittstellentechnology inkl. Beschreibung als Anlage zum Angebot)
STANDORT | Deutschland
Hardware / Software
- B-Net 92 50 - Steuerung für Zutrittskontrolle
- B-Net 92 90 Zutrittsmanager
- B-Net 92 90-2 Zutrittsmanager
- Bedanet 92 90 Zutrittsmanager
- B-Net 9340 - Terminal für Zeiterfassung
- B-web 9340 - Terminal für Zeiterfassung
- Kaba Terminal 97 40
- Kaba Kompaktleser 91 10 mit Legic Leser
- B-Net 91 04 - Legic
- B-COM Java (technische Schnittstellensoftware von KABA)
STANDORT | China
Hardware / Software
- B-web 93 00
- B-net 92 90 -2
- Finger Reader B-Web 91 05 FP
- Kaba exos (technische Schnittstellensoftware)
- Gaia works (heutige Zeiterfassungssoftware)
STANDORT | Mexiko
Hardware / Software
- Zeiterfassung: Fingerabdruck- Gerät "BioLiteNET" mit Software "BioStar 1.81" (beides von Fa. Suprema)
- Zugangskontrolle: Türregler und Software "AxTraxNG" von Rosslare/ Kartenleser von HID
STANDORT | USA
Hardware / Software
- Zeiterfassung: ADP Terminal mit HID kompatiblem Kartenleser
- Zugangskontrolle: Kartenleser (RC-03-PRX, HID kompatibel) und Software (Crystal Matrix) von ISONAS
STANDORT | USA
Hardware / Software
- Zeiterfassung: ADP Terminal mit ioProx XSF 26 bit Wiegand
- Zutritt: Terminals: ioProx RFID reader (model P225W26)
- Karten: ioProx XSF 26 bit Wiegand
- Software: MAXSYS Control Panel PC4020
Hinweis von SoftGuide:
Die grobe Gewichtung der einzelnen Anforderungen (muss, kann bzw. optional) kann bei SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
USA: United States of America
bspw.: beispielsweise
BDE: Betriebsdatenerfassung
ADP: Automatic Data Processing
Abt.: Abteilung
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
ERP: Enterprise Resource Planning
OEE: Overall Equipment Effectiveness
ArbZG: Arbeitszeitgesetz
Bsp.: Beispiel
EFZ: Entgeltfortzahlung
GLZ-Stand: Gleitzeit-Stand
KPI: Key Performance Indicator
App: Application
SMS: Short Message Service
MSS: Management Support Systeme
o.ä: oder ähnlich
