Für unser süddeutsches Handelsunternehmen im Bereich Messtechnik und Messmittel mit einer kleinen, eigenen Produktion suchen wir ein Warenwirtschaftssystem mit einem integrierten Online-Shop. Wir beliefern unsere Kunden europaweit.
Die folgenden Anforderungen sollte die Software optimalerweise erfüllen:
Kundendaten
- mehrere Ansprechpartner pro Kunde
- mehrere Lieferadressen pro Kunde
- Versandart + Empfänger pro Dokumentart und Kunde allgemein festlegbar (und im Einzelfall änderbar)
(z. B. Auftragsbestätigung per E-Mail, Fax oder Brief an ab@kunde.de, AB-Fax-Nummer, AB-Adresse, Rechnung per E-Mail, Fax oder Brief an rechnung@kunde.de, Rechnung-Fax-Nummer, Rechnungs-Adresse)
- USt-ID-Nummer hinterlegbar mit integrierter Prüfung (bei EU-Auslands-Kunden)
- verschiedene Rabattgruppen für Kunden definierbar - Bemerkung pro Kunde hinterlegbar (nicht sichtbar für Kunde)
- Freitext pro Kunde hinterlegbar (sichtbar auf Dokumenten)
Lieferanten
- Mindestbestellwert pro Lieferant
- Bestelltext pro Lieferant (auf jeder Bestellung, z. B. „Versand per DHL Express mit unserer Kunden-Nr. XXX“)
Bestellungen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen
- idealerweise Übernahme von Angeboten mit Lieferzeit „X Wochen“ in Aufträge mit Angabe der KW (heute + X Wochen)
- Proforma-Rechnungen (Auftragsbestätigung mit Bezeichnung „Proforma-Rechnung“)
- Teillieferungen (Lieferschein bzw. Rechnung mit Zusatz „Teillieferung“ bzw. „Restlieferung“)
- Direktlieferungen (Bestellung + Lieferschein an Lieferant, Rechnung an Kunde)
- Freitext im Einzelfall oder zeitlich begrenzt ständig hinzufügbar (z. B. Hinweis auf Betriebsferien, etc.)
- Erinnerungen an Termin-Kundenaufträge durch System
Lagerverwaltung
- nur 1 Lager
- feste Lagerplätze pro Artikel
- Mindestbestand pro Artikel mit automatischen Bestellvorschlägen bei Unterschreitung und manueller Erstellung von Bestellungen pro Lieferant (idealerweise mit Berücksichtigung Mindestbestellwert)
- Inventur (inkl. Zähllisten mit Sollwert-Vorbelegung)
Artikeldaten
- alphanumerische Artikelnummer (max. 20 Zeichen)
- Artikelbeschreibung 4x40 Zeichen
- mehrere Lieferanten pro Artikel (Hauptlieferant + sonstige Lieferanten)
- Preisstaffel (Mengenrabatt)
- Preise mit Gültigkeitsdatum („alter Preis“ gültig bis 30.06., „neuer Preis“ gültig ab 01.07.)
- Preisänderungen (Excellisten von Lieferanten einlesbar)
- temporäre Sonderpreise (zeitliche Befristung) bei EK-Preis und VK-Preis
Produktion
- einfache Stücklisten für selbst produzierte Produkte
- Produktionsaufträge mit Stücklisten und Lagerplätzen und Buchung der Einzelteile bzw. Fertigprodukte
Online-Shop
- Baumstruktur mit Bildern („Inhaltsverzeichnis“)
- Artikel-Gruppen mit gleichem Bild/Text und unterschiedlichen Merkmalen (z. B. Größe)
- Anmeldung mit Kundennummer und Passwort und individuellen Rabatten bzw. Preisen oder Bestellung als Neukunde zu Listenpreisen
- Artikel mit manueller Text-Zusatzeingabe durch Kunde (bei Sonderabmessungen)
- Live-Verfügbarkeits-Anzeige
- einfache Übernahme von Online-Kunden
- Bestandskunde? -> Zuordnung zu Kundennummer (automatischer Vorschlag oder manuelle Zuordnung)
- Neukunde? -> Kundendaten anlegen
- Einmalkunde? -> Kundendaten nicht anlegen
- Übernahme von Online-Shop-Bestellungen inkl. Kunden-Zuordnung ins Warenwirtschaftssystem
- Senden von Anfragen aus Warenkorb
- Versandkostenberechnung und Versandkosten-Zusatztext abhängig von Warenwert, Zielland, Sperrgut-/Speditionszuschlag
- optional Schnittstellen zu Versanddienstleistern
Finanzwesen
- Erstellung von Rechnungsausgangs- und -eingangsbuch (monatlich)
- automatisches Einlesen von Kontoauszügen (Abgleich + Zuordnung zu Kunde bzw. Lieferant)
- DATEV-Schnittstelle für Steuerberater
- automatische Mahnungen und Kunden-Sperre bei überfälligen Rechnungen
Allgemein
- Windows Server, aktuell 4 Clients (User)
- Online-Shop aktuell auf auf externem Server, schön wäre eine integrierte Shoplösung
- alle Dokumente mehrsprachig (deutsch oder englisch) inkl. E-Mail-Text
- mehrere Währungen (EUR, USD) verwaltbar (manuelle Wechselkurseingabe ausreichend)
- alle Daten einfach aus Datenbank auslesbar und verarbeitbar mit MS Excel
- Massenänderungen (z. B. Artikelbezeichnung von 1000 Artikeln) einfach durchführbar
- Statistiken konfigurierbar
(Umsatz, Einkaufsvolumen, offene Bestellungen, offene Aufträge, offene Rechnungen, Stückzahl Verkauf bzw. Verbrauch etc.)
- Dokumentenmanagement-System für elektronische oder gescannte Dokumente
(z. B. Zuordnung und Archivierung einer Fax-Bestellung von Kunde zu Auftrag, Kunden-Anfrage-E-Mail und Lieferanten-Angebot zu Angebot an Kunde etc.)
- Schnittstelle zu MS Excel
- es ist auch eine Cloudlösung möglich
Es sind fünf Software-Arbeitsplätze bzw. Concurrent User geplant.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
EUR: Euro
