Wir sind als Unternehmensberater tätig und suchen ein ERP-System für einen Kunden - einen Hersteller von Musikinstrumenten mit einer hohen Fertigungstiefe, der auch mit Zubehörteilen handelt. Kunden des Unternehmens sind heute (Groß-) Musikinstrumentenhändler. Zukünftig sollen auch Endkunden über einen Webshop bedient werden. Das Unternehmen erwirtschaftet einen Großteil des Umsatzes im Export (ca. 70 %). Der Versand der Produkte erfolgt sowohl über Paketdienstleister als auch über Speditionen. Die Speditionen übernehmen die Zollabwicklung für den Export. Die zu erstellenden Kundendokumente (Angebot, Lieferschein, Rechnung, etc.) müssen mehrsprachig in Abhängigkeit der Kundenstammdaten verfügbar sein. Das neue ERP-System kann sowohl on-premises als auch in der Cloud zur Verfügung gestellt werden.
Folgende Anforderungen werden an die Software gestellt:
- Artikelstammdaten
- Verwaltung Artikelstammdaten von Einzelteilen, Baugruppen und Fertigprodukten inkl. multimedialen Dateien
- Preise und Preislisten in mehreren Währungen für Verkaufsartikel
- Seriennummernverwaltung für Fertigprodukte möglich
- Kundenangebots-, Kundenauftrags- und Rechnungsmanagement
- Preise, Rabattstrukturen
- Zahlungskonditionen
- Lieferkonditionen
- Jahresbonus für Kunden, Vertreter
- Angebote, Lieferscheine und Rechnung
- Versand von Kundendokumenten per E-Mail, elektronische Rechnung
- Offene Aufträge (Rückstände)
- Reservierungen
- Barverkaufsrechnung
- CRM, Vertrieb
- Kundenstammdaten
- Mailings, E-Mailings, Newsletter
- Kundendashboard zur übersichtlichen Darstellung der wesentlichen Kundendaten
- Schnittstelle zu Telefonsoftware (Telefonanlage)
- Auswertungen (Umsatz nach Jahr, Sortimentsgruppe, etc.)
- Versand und Lieferung
- See, Luft, Land gemäß Lieferkondition
- Hilfestellung Verpackung (Versandvolumen, -gewicht, evtl. Anzahl Paletten, Pakete, etc.)
- Versand Luft, See, Spedition
- Teillieferungen
- Drop-Shippment (white label Lieferschein für Lieferungen an Endkunden im Auftrag von Händlern)
- Mehrere Lieferadressen pro Rechnungsadresse
- Intrastat-Meldungen
- Kommissionier-Auftrag
- Editor für Dokumentvorlagen
- Produktionsauftragsmanagement
- Erstellung, Anmeldung und Abmeldung von Produktionsaufträgen für alle Produktionsstufen und Produktionsbereiche
- Instrumente
- Zubehör
- Abteilungen (intern und extern) mit jeweils Produktionsauftragsmanagement
- Beschaffung und Dienstleistungen
- Lieferantendatenverwaltung, Dienstleisterdatenverwaltung
- Lieferanten
- Dienstleister
- Dashboard zur übersichtlichen Darstellung der wesentlichen Lieferanten- und Dienstleisterdaten
- Übersichten und Auswertungen (offene Bestellungen, Liefertermine, Volumen nach Zeitraum, Lieferant, Artikelgruppe, etc.)
- Schnittstelle zu Telefonsoftware (Telefonanlage)
- Auswertungen (Volumen nach Jahr, Sortimentsgruppe, etc.)
- Lager- und Bestandmanagement
- Laufende Bestandsführung für Holz und Metall
- Jährliche Bestandsführung für sonstige Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
- Baugruppen
- Fertigwarenlager
- Rohmaterial, Bauteile, Baugruppen und Fertigwaren
- (automatisierte) Buchung von Zu- und Abgängen zu den Lägern
- Retrograde Materialbuchungen
- Vorschläge für Produktions- und Lieferantenaufträge bei Meldebeständen
- Inventur, permanente Inventur
- Bestandsbewertung
- Finanzbuchhaltung
- Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
- Fremdwährungsmanagement und -buchungen
- Schnittstelle zur Banksoftware zur automatisierten Zahlung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen
- Schnittstelle zu Banksoftware zur automatisierten Verbuchung von Forderungen
- Export-Schnittstelle zu DATEV (insb. Jahresabschluss)
- Import-Schnittstelle von DATEV (insb. Personalkostenbuchungen)
- Schnittstelle zum Finanzamt (insb. Umsatzsteueranmeldung, Elster)
- Anlagenbuchhaltung
- Personalabrechnung erfolgt durch den Steuerberater in DATEV
- Management Informationssystem
- Flexibler, einfach zu handhabender Editor für Auswertungen (Berichte)
- Controlling
- Produktkalkulation (Vor- und Nachkalkulation)
- Dokumentenmanagement
- Ablage und Suche von geschäftsrelevanten Dokumenten
- Vollständig digitale Bearbeitung von Vorgängen
- Webshop
- Integrierter Webshop oder online-Schnittstelle zu Webshop für Stammdaten, Bestände, Kundendaten, Auftragsdaten, Versandaufträge, Zahlfunktion
Im ersten Schritt werden ca. fünf Software-Arbeitsplätze benötigt.
Ein detailliertes Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:ca.: circa
inkl.: inklusive
CRM: Customer Relationship Management
evtl.: eventuell
insb.: insbesondere
