Wir sind als Hersteller von schiffstechnischen Komponenten in der Maschinenbauindustrie tätig und suchen zur Verbesserung der Auftragsabwicklung und des Multiprojektmanagements eine Multiprojektmanagementsoftware. Neben den unten aufgeführten Anforderungen möchten wir zwei Aspekte in den Vordergrund stellen. Uns ist wichtig, ob und wie die SAP-Anbindung realisiert werden kann. Ebenso die Frage, ob und wie die Ressourcenplanung für Maschinen und Arbeitsplätze gestaltet werden kann.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
- Nicht-funktionale Anforderungen
- Cloud-Lösung - Software as a Service
- Muss: geschützte Daten, Verschlüsselung durch https://
- Muss: externe Datenbankserver/Cloud im Rahmen von SaaS
- Muss: Updates & Releases im Rahmen von SaaS
- Muss: Online-Fernwartung im Rahmen von SaaS
- Soll: Back-up mit Recovery-Service innerhalb eines Tages
- Kann: Applikation für Tablet und Mobiltelefon
- SAP Schnittstellen - gesucht wird eine PMS, die voll integrierbar ist zu SAP R3 ERP 6 und SAP S/4 Hana; die bidirektionale Verbindung muss folgende Daten austauschen können:
- Muss: Fertigerzeugnis (FERT)
- Muss: Materialnummer (MAT)
- Muss: Bestellanforderung (BANF)
- Muss: Bestellung
- Muss: Liefertermin
- Muss: Stückliste
- Muss: geplante/verfügbare/verbuchte Stunden von Mitarbeitern
- Muss: Kosten: Gemeinkosten (KB51) und interne Leistungsverrechnung (KB21N, direkt auf dem Auftrag verschrieben), Materialkosten, Kosten pro Fertigungsauftrag
- Muss: SAP-Arbeitsplatz (Arbeitsplatznummer) / Standardarbeitsplan
- Muss: Planaufträge
- Muss: Fertigungsaufträge
Diese Daten werden in SAP gepflegt bzw. fertiggemeldet. Sie sind außerdem Bestandteil im Projektterminplan, deren Aufgabenstatus abgefragt wird. Deshalb muss die PMS diese SAP Rückmeldungen abfragen, um den Termin- und Aufgabenplan zu aktualisieren.
- Weitere Schnittstellen
- Muss: Synchronisation bidirektional, für alle hier definierten Schnittstellen, möglichst in Echtzeit
- Muss: Groupware: Outlook, Groupwise
- Soll: Office 365 Anbindung: Sharepoint, Visio, Excel, Word, PowerPoint
- Soll: vorhandenes QM-System: Reklamationen, Prüfpläne, Änderungsmitteilungen
- Kann: vorhandenes Dokumentenmanagement: Projektdokumente
- Datenimport/export
- Muss: xls/xlsx, csv, txt, doc/docx, pdf
- Funktionale Anforderungen
- Terminplanung - es gibt Gestaltungsspielraum in der Ausführung, verschiedene Ausprägungen sind wünschenswert (Sollkriterium)
- Muss: Terminplanung
- Soll: Gantt (Balkendiagramm)
- Soll: Projektphasen & Meilensteine
- Soll: Kritischer Pfad
- Kann: Terminkalender (Aufgabenkalender im Abschnitt Aufgabenplanung)
- Ressourcenplanung - eine Ressourcenplanung und -zuweisung wird gewünscht; Mitarbeiterressourcen sollen über Rollen definiert werden; die Rollen werden über den Projektleiter angefragt und müssen vom Ressourcenmanager besetzt und freigegeben werden; es ist auch eine Ressourcenplanung von Maschinen und Arbeitsplätzen im Bereich Fertigung und Montage gewünscht
- Soll: Kontaktdaten der Mitarbeiter im Projekt
- Soll: Planung und Abgleich von Mitarbeiterkapazitäten
- Soll: Planung und Abgleich von Maschinenkapazitäten
- Reporting - Reporting mit der Cockpit Ansicht für Multiprojektmanagement (MPM) und Einzelprojektmanagement (EPM) ist ein Musskriterium an die PMS; es soll dabei eine Statusübersicht über Kosten und Termine gegeben werden
- Muss: Cockpit Multiprojektmanagement
- Muss: Cockpit Einzelprojektmanagement
- Muss: Statusübersicht Kosten
- Muss: Statusübersicht Termine
- Soll: Maschinen-Stunden und Mitarbeiter-Stunden aus SAP System
- Soll: Trend von Termin und Kostensituation
- Soll: Termintreue Projekt
- Soll: Berichtausgabe auch in Englisch
- Kann: Filterfunktion im MPM Cockpit MPM auf Projektleiter -> Ansicht über alle Projekte eines Projektleiters
- Kann: Statusanzeige als Ampel
- Anforderungsmanagement - ist wünschenswert; Kundenanforderungen sollen dokumentiert und auf interne Standards hin überprüft werden; daraus resultierende Abweichungen sollen als Aufgabe einer Ressource zugewiesen werden
- Soll: Kundenanforderungen erfassen und als Aufgabe einer Ressource zuweisen
- Soll: Interne Spezifikation und Validierung der Ergebnisse
- Änderungsmanagement - ist ein Musskriterium; jegliche Projektänderungen sollen automatische Updates bewirken; zum Beispiel Updates über Termine, Aufgaben und Ressourcen; an die Software besteht die Muss-Anforderung, dass Warnungen bei Budgetüberschreitung, Terminverzug und Projektverzug ausgegeben werden
- Muss: Projektänderungen aktualisieren autom. auch Terminplan, Aufgabenplan usw.
- Muss: Warnung bei Terminverzug/Projektverzug
- Muss: Warnung bei Budgetüberschreitung
- Soll: Schriftliche Änderungsmitteilung
- Soll: Änderungen werden visuell hervorgehoben
- Soll: Änderungskonsequenzen anzeigen. Bsp: Terminverzug, Budgetüberschreitung
- Kann: Änderungshistorie: Frühere Projektstände abrufbar, z.B. Terminplan vom xx.xx.xxxx. Ziel: zum Vergleich, Ursachenfindung bei Abweichungen, Lessons Learned dokumentieren
- Risikomanagement - ein Risikomanagement in Form einer Dokumentation von Projektrisiken und deren Maßnahmen wird gewünscht; wünschenswert wäre auch, Risiken früherer Projekte zu pflegen (Lessons Learned); die Pflege von Produktrisiken (für jeden Anlagentyp) ist optional
- Soll: Projektrisiken (Lessons Learned)
- Kann: Produktrisiken (FMEA)
- Aufgabenplanung - ist ein Musskriterium für die PMS; es werden sehr viele SAP Schnittstellen zur Aufgabenrückmeldung benötigt; daher ist es nicht sinnvoll, jede einzelne Schnittstelle zu customizen (siehe oben); deshalb sollten die SAP Schnittstellen bereits vorkonfiguriert vorliegen
- Muss: autom. Aufgabenrückmeldung aus SAP
- Muss: Aufgabenrückmeldung aktualisiert autom. Terminplan
- Soll: Aufgabenkalender. Filtermöglichkeit nach Projekt/Abteilung/Mitarbeiter
- Soll: Checklisten mit Deadlines
- Soll: Aufgabenrückmeldung als Fortschritt in %
- Kann: Chatfunktion zu jeder Aufgabe
- Workflowmanagement - ist im Sinne des Dokumentenmanagements optional, da für die Projektdokumentation ein vorhandenes Dokumentenmanagementsystem benutzt werden soll; Arbeitsanweisungen und Prozessdarstellungen können in Sharepoint gepflegt werden; das Abspeichern von wiederverwendbaren Vorlagen für z. B. Terminpläne wäre trotzdem wünschenswert
- Kann: Vorlagen erstellen, abspeichern und überschreiben (Dokumente, Projektplan…)
- Kann: Arbeitsanweisungen
- Kann: Prozessdarstellungen
Es sind zunächst ca. 50-70 Software-Arbeitsplätze geplant, eine sukzessive Erweiterung auf andere Produktbereiche ist denkbar.
Abkürzungen:https: HyperText Transfer Protocol Secure
SaaS: Software as a Service
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
ERP: Enterprise Resource Planning
BANF: Bestellanforderung
xls: MS Excel (Tabellen)
csv: Comma-separated-values
txt: reine Textdateien
doc: Document
MPM: Multi Projektmanagement
EPM: Enterprise Performance Management
autom.: automatisch
Bsp: Beispiel
FMEA: Failure Mode and Effects Analysis
