Industriedienstleister sucht Kapazitätsplanungstool (Personal)

Wir sind als globaler Industriedienstleister im Projektgeschäft tätig. In der Regel haben die Projekte lange Laufzeiten (mehrere Jahre). Wir suchen eine Kapazitätsplanung, um unsere bisherige Excel-Applikation abzulösen und eine Verbesserung in der Kapazitätsplanung zu erreichen.

• Aufgabenstellung:

  Ersatz der heutigen Kapazitäts-Planung (Excel-Applikation) durch eine multiuser-geeignete Applikation. Als Basis (Mitarbeiterlisten, Kontierungsobjekte,..) wird die Architektur der Stundenrückmeldung verwendet.

• Zielsetzung der Kapazitäts-Planung:

  Auslastungsprognose:

  • Erkennen, ob „Überdeckung oder Unterdeckung“ des Personals erkennbar ist.
  • Ermitteln: „Wie viele Auftragseingänge sind notwendig um Personal auszulasten?“

• Eigenschaften der Planung:
  • Es werden immer 12 Monate betrachtet
  • Im Vorfeld jedes zweiten Business-Review-Meetings (Rhythmus alle 2 Monate) wird das Zeitfenster der Planung um 2 Monate in die Zukunft verschoben und die Daten aktualisiert.

• Detaillierungstiefe der Planung:
  • Zeitachse:
    • Monat 1 - 3 wird wöchentlich geplant
    • Monat 4 - 12 wird monatlich geplant
  • Kontierungsobjekte
  • Ist-Aufträge: diese werden von Abteilungsleitern geplant
  • Anfragen: diese werden von Angebotsleitern geplant
  • Innenaufträge: diese werden von Bereichsleitern geplant
  • FE: diese werden von Projektleitern oder Abteilungsleitern Entwicklung geplant
  • Personen, die geplant werden
    • „Eigene Mitarbeiter“
    • Nicht geplant werden: Freelancer, AÜ / Praktikanten, Diplomanten, Azubis
  • Detaillierung der Planung
    • Personen -> Kontierungsobjekte

• Abgleichen mit den IST-Zahlen aus der Stundenschreibung
  • Es erfolgt kein Abgleich der Planung mit den „IST-Zahlen“. Ausnahme: „Erfahrungswerte“, mit denen die Planungen angepasst werden.
  • Für die Projekte erfolgt der Abgleich zwischen Plan und Ist in der Projektverfolgung für die Projekte in Zusammenarbeit von kaufm. und techn. Projektleiter. Dies geschieht unabhängig von der Kapazitätsplanung.

• Dokumentation der Planungsergebnisse:
  • Durch „das Generieren von PDF-Reports“ (inkl. Graphiken) werden die Planungsstände „dokumentiert“.

• Rollen:
  • „Planer“ (Projektleiter, Vertriebler)
  • Sekretariat sammelt Daten, pflegt in File ein, schreibt Standardwerte (z.B. Urlaubsplanung) fort
  • Bereichsleitung prüft und ergänzt/korrigiert die Eingaben der Mitarbeiter.

• Berechtigungen:
  • Es gibt keine Berechtigungen – alle sehen alles

• Erhoffte Verbesserungen durch das System:
  • Multiuser-Zugriff (im Gegensatz zu Excel)
  • Bessere und belastbarere Kapazitätsplanung

Es sind ca. 250 Software-Arbeitsplätze geplant.