Integration von Supply-Chan-Managementkonzepten in einer Softwarelösung (SCM-SW)

• Customer Relationship Management (CRM)
• Konsignationslager (KON)
• Available to Promise (ATP)

Unsere Haupttätigkeit ist derzeit der Vertrieb von Medizinprodukten in Subsahara-Afrika. Eine Ausweitung der Geschäftstätigkeit zu Produktion und Vertrieb von Grundstoffen für die Diagnostika-Industrie ist geplant.

Beschreibung und Hintergründe der geplanten Softwareentwicklung

Wir suchen nach einer Software-Lösung, um mehrere Konzepte des Supply Chain Management integriert abzubilden und steuern zu können. Als Kleinstunternehmen der Medizinbranche SCM-SW wurden die folgenden Konzepte als relevant für den weiteren Unternehmenserfolg definiert:

• Customer Relationship Management (CRM). Das CRM trägt alle Informationen bezüglich des Kunden zusammen und stärkt so die Kundenbindung Kommunikationsnachweise, Marktdaten, Einschätzungen, Reklamationen, technischer Service, Produktnutzung und Einkaufsverhalten usw. Diese Informationen müssen zielgerichtet abrufbar und zuweisbar dargestellt werden.

• Konsignationslager (KON): ein Konsignationslager bezeichnet eine Lagerstätte, bei der der Lagerort und die Eigentumsverhältnisse inkongruent sind. So kann ein Endanwender der Ware diese beim Händler lagern und abrufbar halten. Andererseits kann auch ein Hersteller seine Ware bereits beim Händler lagern, aber weiterhin der Eigentümer bleiben.

• Available to Promise (ATP): im Gesundheitswesen ist es von größter Bedeutung, dass diagnostische Materialien rechtzeitig nutzbar beim Endanwender eintreffen, da sich ansonsten die Diagnose und Therapie verzögern oder qualitativ verschlechtern können. Die Berechnung durchschnittlicher Abverkaufsdaten muss also Wiederbeschaffungszeiten, Kundenverhalten, Produktreservierungen, Mindesthaltbarkeiten usw. integrieren.

Für diese Anwendungen soll eine modular aufgebaute Softwarelösung beschafft werden, die unterschiedliche Aufgaben im Kunden- und Lieferantenmanagement übernimmt. Nähere Angaben zu den nötigen oder gewünschten Leistungsmerkmalen finden sich in den Kapiteln zu den Anforderungen.

Die Einführung soll mit einer Einarbeitung der beteiligten Nutzer starten und eine Testphase beinhalten. Alle User Interfaces sind zweisprachig deutsch/französisch auszuführen. Für Wartung und Troubleshooting kann mit Kommunikation in deutscher und französischer Sprache gerechnet werden.

Aktuelle Situation
Wir sind derzeit IT-seitig auf einige Standardprogramme ausgerichtet. Das komplette MS Office-Paket wird genutzt. Ein firmeninternes Netzwerk, das von beiden Standorten genutzt werden kann, existiert nicht. Eine Implementierung eines solchen Netzwerkes dürfte auch an den zu geringen Datenübertragungsraten in Afrika scheitern. Derzeit ist an der Webseite SCM-SW ein noch unbenutzter Online-Speicher mit 2GB angehängt. Alle Firmendokumente werden auf einem Laptop gespeichert, der wöchentlich ein Backup erfährt. Dokumente und Informationen, die für den jeweils anderen Standort relevant sind, werden über Emails ausgetauscht. Dies führt zu Doppelspeicherungen und Versionskonfusion. Eine zentrale Speicherung wichtiger Dateien, Datenbanken oder Programme findet nicht statt.

Beschreibung des Soll-Konzepts
Die Datenbank(en) zur Aufnahme der Kunde-, Lieferanten- und Produktdaten soll(en) auf dem Online-Speicher zentral verwaltet werden. Uploads und Downloads auf externe Endgeräte sollten Datenmengen-minimiert sein. Verwaltende Programme können auf alle Endgeräte aufgespielt werden. Der Zugriff auf die Datenbankinhalte ist Nutzerfunktionsabhängig und kann Lese und Schreibrechte beinhalten. Zugriff auf Administrationsfunktionen ist gesondert zu sichern. Die integrierte Software-Lösung soll als zentrales Steuerungs- und Führungsinstrument verwendet werden. Kundendaten werden hauptsächlich vom Marketing und Sales sowie Tech. Service abgerufen, um Bedürfniserfüllung zu optimieren. Verkaufsdaten sowie Einkaufsdaten werden vorwiegend von Buchhaltung, Controlling und Geschäftsführung benutzt. Innerhalb der Datenbank(en) müssen einzelne Datensätze zuordnbar sein, so z.B. die Chargenzuordnung und Mindesthaltbarkeiten einzelner Produkte zu den diese kaufenden Kunden.

Beschreibung von Schnittstellen und Techniken
Eine Übernahme von Altdaten ist zum gegenwärtigen Zeitpunkt nicht vorgesehen. Bei verzögerter Einführung kann es jedoch sein, dass einige Datensätze (Produktnummern, Chargennummern, Kundenadressen etc.) als Excel-Datei vorliegen.

Nichtfunktionale Anforderungen (Leistungen, Daten)

• Nutzerzahl: Maximale Nutzerzahl von ca. 20 Usern ist vorzusehen. Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Nutzer auf denselben Datensatz ist zu beschränken (Versionierung, Änderungsmanagement). Beim Zugriff eines weiteren Nutzers ist diesem anzuzeigen, welcher Erstnutzer gerade Zugriff ausübt.

• Datenmengen: der Zugriff auf die Datenbank ist so zu gestalten, dass jeweils nur die zu ändernden/neu zu erstellenden Datensätze übertragen und abgespeichert werden. Ein Datentransfer des gesamten Datensatzes zur Speicherung durch einen Nutzer ist zu vermeiden. Generell ist die Datenmenge zum Up- oder Download bestmöglich zu beschränken.

• Online-Wartung ist vorzusehen; Installation wird durch Auftraggeber durchgeführt

Technische Grundlagen

Die Datenbankstruktur kann frei gewählt werden. Vorstellbar sind eine Gesamtdatenbank mit allen Datengruppen oder separate, aber verknüpfte Datenbanken für jede Datengruppe.

• Sicherheit
• Betriebssystem: Windows 7
• Datenbanken: freiwählbar
• Webanwendungen: Zugriff per Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet
• Explorer

Qualitätsanforderungen

Anforderungen an den Anbieter:

• Leistungsfähigkeit: hinreichend für Adaptation und langfristigen Support
• Erfahrung: ausreichende Erfahrung mit der auszuwählenden SW wird vorausgesetzt
• Unternehmensgröße keine speziellen Anforderungen
• Zertifizierung: von Vorteil, da mittelfristig eigene Zertifizierung nach ISO 9001 und ISO 13485 angestrebt wird.

Risikoakzeptanz:

• ist aufgrund der Firmengröße als gering einzuschätzen.

Gesetzesvorgaben:

• Kompatibilität zu Vorgaben der ISO 9001 und ISO 13485 ist vorzusehen.

interne Richtlinien:

• die Anwendung sollte nach Möglichkeit intuitiv zu bedienen sein. Nicht im Lastenheft stehende Funktionen sind entweder aus dem SW-Paket herauszunehmen oder zu verbergen. Vertrautheit mit den üblichen MS Office-Anwendungen kann vorausgesetzt werden, mit Datenbanken jedoch nicht. Die Nutzeroberfläche ist grafisch klar zu gestalten. Alle Eingabematrizes sind zweisprachig Deutsch/Französisch auszuführen.

Projektorganisation
Wie soll die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und dem Entwickler gestaltet sein?

• Die Pass Interscience liefert das Lastenheft und gleicht die Angaben im Pflichtenheft mit dem Lastenheft ab. Seitens der Entwickler sollten bevorzugt existierende Programmmodule verwendet werden. Neuentwicklungen bzw. Adaptationen bestimmter Module sind nur nach Angabe von Kosten- und Zeitrahmen genehmigungsfähig durch den Auftraggeber. Der endgültige Leistungsumfang wird nach Abgleich aller Anforderungen mit dem Kosten- und Zeitrahmen durch den Auftraggeber festgelegt.

• Nach Festlegung des endgültigen Leistungsumfanges erstellt der Auftragnehmer eine Testversion, die seitens des Auftraggebers anhand von Testdaten überprüft wird. In diesem Stadium sind nur noch Debugging und Feinschliffarbeiten auszuführen. Zu einer nachträglichen Änderung des Leistungsumfanges soll es nicht kommen.

• Lieferumfang ist das SW-Paket mit einer ausreichenden Anzahl an Nutzerkonten und dem Nutzerhandbuch in deutscher und französischer Sprache.

•  Für den vertraglich festgelegten Zeitraum ist seitens des Auftragnehmers ein Update-Logbuch zu führen, in dem die SW-Versionen unter Beschreibung der Veränderungen gegenüber dem Vorzustand festgehalten werden. Das Logbuch ist für den Auftraggeber zugänglich zu speichern.

Gerne senden wir Ihnen auf Anfrage das vollständige Lastenheft zu.