Internationales Handelsunternehmen sucht ERP-System (Großhandel) für ca. 65 User

Wir sind ein international agierendes Handelsunternehmen für Papierartikel und suchen ein Branchen-ERP-System für den Großhandel, um ein zeitaufwendiges Customizing zu vermeiden.

Folgende Anforderungen werden an die Software gestellt:

• Kundenverwaltung

  • Zentralregulierung, heute keine Unterstützung durch SAP, ca. 350 Rechnungen p.a., wünschenswert

  • Vertriebskanäle

    • B2B
      • Fachhandel
      • Druckereien
      • Werbeagenturen
    • B2C

  • Kunden- und Interessentenhistorie (Interessentenhistorie wünschenswert)

• Materialwirtschaft

  • Stücklisten für Lohnbearbeitung, Rohstoffe werden zur Verfügung gestellt

  • Artikel mit Spendenanteil z.B. Weihnachtskarten von Hilfsorganisationen

  • Einkauf

    • Lieferantenverwaltung
    • ABC-Analysen
    • Bestellüberwachung
    • Generierung von Bestellvorschlägen
    • Hinterlegung von kundenbezogenen Preisen
    • Bestellhistorie pro Artikel
    • Rahmenverträge
    • Mehrwährungsfähigkeit
    • Ursprungszeugnisse
    • FSC und andere Zertifikate
    • Artikelnummernverwaltung
      • intern (automatisch durch das System – fortlaufend – abhängig vom Verwendungszweck) z.B. Streckengeschäft
      • externe (manuell - wird überwiegend verwendet)
    • Chargenverwaltung: Chargenherkunft, Chargenverfolgung (wünschenswert)

• Warenwirtschaft

  • Lagerverwaltung / LVS

  • Inventur (permanente)

  • Lagerbestandsführung

  • Mehrlagerverwaltung / -orte (auch bei Lohnbearbeiter)

  • Konsignationslager

  • Trennung WE-, Lager-, Kommissionier- und Versandbereich (das System sollte es unterstützen, auch wenn es heute nicht praktiziert wird - wünschenswert)

  • Streckengeschäft

    • direkt vom Lieferanten zum Kunden
    • indirekt vom Lieferanten über unsere Rampe zum Kunden

  • Retourenmanagement

  • barcode-fähig

• Verkauf

  • Anfrage

  • Angebot

  • Bestellung

  • Kundenauftrag

  • Vorschlag zur Versandart

    • Paket
    • Stückgut
    • Export (anderer Spediteur)

  • Erfassung von Schneidaufträgen (z.B. von A3 nach A4)

  • Verfügbarkeitsprüfung, negative Lagerbestände sind nicht zulässig!

  • automatisiertes und individualisiertes Preismanagement

  • manuelle / individuelle Konditionsarten

    • Schneiden
    • Frachten
    • Druckkosten

  • Rechnungsstellung (Ausgangsrechnungen nur in Euro)

  • Proformarechnung

  • Sammelrechnungen

  • Kreditlimit je Kunde, System muss das Kreditlimit gegen offene Posten, Auftragsbestand + die aktuelle Bestellung prüfen

  • Rahmenverträge / Kontrakte

  • Bonusvereinbarungen

  • Reports, z.B. Rohertrag je Kunde und Artikel = Umsatz ./. Einstandskosten

• CRM - Hinterlegung von bestimmten Informationen zum Kunden

  • Preislisten

  • Mailaktionen

  • Mustertools

• Außendienst

  • mobile Datenerfassung, wünschenswert

  • Besuchsberichte

  • Hinterlegung von Umsatz-Budgets

  • Provisionsabrechnung, wünschenswert

• Kommissionierung, Versand

  • Kundenbestellung

  • Kommissionierung, papiergestützt

  • Lieferschein

  • Rechnung nur in Euro

    • heute primär Papier per Post
    • pdf per e-mail
    • EDI

  • Frachtkostenermittlung / -optimierung

  • Verfolgung der Rückstände

  • Retouren, Rücksendeverfolgung

  • Reklamationen

  • Exportabwicklung, weltweit, wünschenswert

• Finanzbuchhaltung

  • Kreditorenbuchhaltung

  • Debitorenbuchhaltung

  • Sachkontenbuchhaltung

  • Anlagenbuchhaltung

  • 15 Perioden

  • OP-Listen, Text-Feld für Infos, z.B. Reklamation

  • Saldenlisten

  • Mahnsystem, 3 Mahnstufen

  • Zahlungsvorschlagsliste

  • Bankeinzugsverfahren, Lastschriftverfahren

  • Automatisches Buchen der Konto-Auszüge, Ausziffern

  • Mehrwährungsfähig

  • frei definierbare Reports

    • GuV
    • Bilanz
    • BWA
    • Fälligkeitsvorschau (cash FC)
      • Debitoren
      • Kreditoren

  • Formulare

    • Saldenbestätigungen
    • Schreiben bei Rechnungsdifferenzen
      • Skonto
      • unberechtigte Abzüge
    • Zahlungsavise
    • Bankeinzug
    • ...

  • Anbindung an Fax, e-mail

  • OP geführte Sachkonten

  • Dauerbuchungen

  • Belegvorerfassung

  • Buchung mit Vorlage

• CO

  • Kostenstellen

  • Statistische Projekte, Kostensammler für Projekte / Budgets, z,B. Marketingmaßnahmen

  • Kosten-Budgets je Kostenart und Kostenstelle

• zentrale Verwaltung konsistenter Daten zu

  • Kunden

  • Lieferanten

  • Artikeln

  • Konten

• Dokumentenmanagement

  • Verwaltung u.a. von E-Mails, heute im Outlook

  • Faxe, heute werden sie ausgedruckt, Papierablage

  • Belege, Eingangsrechnungen, Gutschriften, heute optische Archivierung mit Anbindung an SAP

  • Vertragsunterlagen (auch eingescannte Papierdokumente) in digitaler Datenbank

• E-Commerce

  • Betreuung / Verwaltung, extern

  • Betreiben eines Web-Shops, es gibt eine Schnittstelle zu SAP R/3, keine manuelle Erfassung der Bestellungen im ERP!

  • Individueller Kartenshop, zukünftig

  • Schnittstellen zu Amazon, eBay, Mercateo usw., wünschenswert

  • Pflege der Verkaufsartikel und Bilder innerhalb des Artikelstamms (heute werden sie im e-shop gepflegt)

• EDI

  • Bestellungen

  • Lieferscheine

  • Frachtpapiere

  • Rechnungen

  • ….

• Monitoring

  • Nachvollziehen der Handlungen einzelner Mitarbeiter, Auswertung nur bei Bedarf

  • Preishistorie

• Meldungen (heute alles manuell)

  • Intrastat

  • USt.

  • Zusammenfassende Meldungen

  • ….

• einsprachig

• Berechtigungssystem

• mobiler Zugriff (mobile Endgeräte mit iOS und Android)

• wir verfügen über kein eigenes RZ, d.h. eine Cloud-Lösung ist erforderlich

• Personalwesen - kein Bedarf, externer Dienstleister

• ERP-Anbieter-seitige Migration bzw. Datenübernahme aus SAP R/3 in das neue ERP-System

  • Stammdaten

    • Kunden
    • Lieferanten
    • Artikel
    • Anlagengüter
    • Konten
    • Kostenstellen

  • Bewegungsdaten

    • OP Kreditoren und Debitoren
    • Sachkonten
    • Offene Bestellungen
      • Kunden
      • Lieferanten
    • ...

• Bewegungsdaten Kunden- und Artikelauswertungen, Mengen, Preise, Umsätze nach Kunde und Artikel der letzten 3 Jahre

• Daten der letzten 10 Jahre verbleiben beim heutigen SAP R/3 Anbieter, ansonsten muss eine Alternativlösung gefunden werden

Die Software soll am 01.01.2020 live gehen. Abschluss aller Arbeiten bis 31.10.2019

Es sind ca. 65  ERP-Arbeitsplätze geplant.