IT-Einzelfertiger und -Dienstleister sucht Unternehmens-Komplettlösung bzw. ERP-System

Wir sind ein IT-Einzelfertiger und -Dienstleister und entwickeln Steuerungslösungen und Software für Sondermaschinen. Diese werden in Kundenprojekten abgehandelt, welche auch aus mehreren Teilaufträgen bzw. Teilprojekten bestehen können. Ein Projektauftrag beinhaltet das Engineering, Projektmanagement sowie die Produktion inklusive Beschaffung von Material und Fremdleistungen - oder auch nur einzelne Teile davon. Bis dato werden Aufträge fix, nach Budget oder in Regie und auch gemischt(fix, nach Budget + in Regie ) verrechnet.

Zur Automatisierung unserer Geschäftsprozesse suchen wir eine moderne, zukunftsweisende Unternehmens-Komplettlösung bzw. ERP-System. Das ERP-System muss vom Projekt-Vertrieb bis zum Support die Wertschöpfung inkl. Beschaffung & Projektcontrolling, Kostenzuordnungen durch MA-Spesen, Reisekosten usw. abbilden.

Funktionale Anforderungen:

• Vertrieb
  • CRM
  • Angebotserstellung
  • Absatzplanung
  • Umsatzplanung
  • Preisermittlung
  • Rahmenverträge (noch nicht viele, wird aber steigen)
  • Außendienst
  • Mobile Datenerfassung

• Auftragsabwicklung
  • Rahmenaufträge noch keine, sind zukünftig angedacht
  • Aufträge (Aufträge mit Unteraufträgen)
  • Versandplanung
  • Lieferscheine
  • Speditionsaufträge (wird ab und an benötigt)
  • Exportabwicklung (wird ab und an benötigt)
  • Meldungen zum Warenverkehr (wird ab und an benötigt)
  • Intrastat (wird ab und an benötigt)

• Fakturierung
  • Rechnungen
  • Elektronische Rechnungen
  • Sammelrechnungen
  • Pro-forma-Rechnung
  • Gutschriften

• Einkauf
  • Bestellvorschläge
  • Lohnfertigungsvorschläge
  • Umlagerungsvorschläge
  • Ausschreibungen
  • Anfragen
  • Rahmenaufträge (noch keine, sind zukünftig angedacht)
  • Bestellungen
  • Lieferantenanalyse
  • SRM (Supplier Relationship Management)

• Materialwirtschaft
  • Lagerverwaltung
  • Mehrlagerverwaltung
  • Konsignationslager
  • Chargen- bzw. Seriennummernverwaltung soll zumindest Optional möglich sein
  • Inventur
  • Disposition im Zuge unserer Projektaufträge
  • Materialbedarfsplanung im Zuge unserer Projektaufträge

• Fertigung
  • Produktionsplanung und -steuerung im Zuge unserer Projektaufträge
  • Kapazitätsplanung im Zuge unserer Projektaufträge
  • Engpassplanung im Zuge unserer Projektaufträge
  • Produktkonfiguration
  • Variantenmanagement
  • Fertigungslisten
  • Fertigungsvorschläge
  • Betriebsaufträge
  • Rückmeldungen
  • Lohnfertigung
  • Verlängerte Werkbank bzw. Fremdfertigung
  • Kuppelproduktion
  • APS
  • Grafische Feinplanung

• Projektmanagement
  • CAD-Integration
  • PLM-Integration

• Service
  • Servicemanagement
  • Vor-Ort-Service
  • Regelmäßige Dienstleistungen und Wartungen
  • Reparaturen

• Kalkulation - muss pro Pro Auftrag und auch gestaffelt über mehrere Aufträge möglich sein
  • Vorkalkulation
  • Mitlaufende Kalkulation
  • Nachkalkulation

• Finanzbuchhaltung (Teilweise im Hause)
  • Buchungen
  • Zahlungsverkehr
  • Auslandszahlungsverkehr
  • Mahnwesen
  • Offene-Posten-Verwaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung
  • Steuern
  • DATEV-Schnittstelle
  • ELSTER-Schnittstelle

• Anlagenbuchhaltung
  • Abschreibungen
  • Anlagenhistorie
  • Anlagenvermögen

• Kostenrechnung
  • Ist- und Plankostenverrechnung
  • Voll- und Grenzkostenverrechnung
  • Kostenartenrechnung
  • Kostenstellenrechnung
  • Kostenträgerrechnung
  • Deckungsbeitragsrechnung
  • Projektkostenrechnung

• Controlling

• Business Intelligence

• Konzernrechnungslegung
  • Konsolidierung von mehreren Unternehmen
  • Abbildung von Konzernstrukturen
  • Datenaustausch von Finanzdaten

• Personalwesen / HR
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Zeiterfassung
  • Personaleinsatzplanung
  • Reiseabrechnung

• Multisite

• EDI (Electronic Data Interchange)
  • EDIFACT
  • ANSI X. 12
  • VDA
  • ODETTE

• DMS (Dokumenten-Management-System) revisionssicher

• BPM (Business Process Management)

Weitere Anforderungen:

• Erweiterbarkeit mit API zu Fremdsystemen um Anpassbarkeit und Zukunftsfähigkeit zu gewährleisten (für Bidirektionale Anbindung + Automatisierung von anderen Tools und Services)
• Möglichkeit für Zugriff auf Datenbank von außen (optionale Auswertungen ermöglichen)
• Messmittelverwaltung
• sämtliche Aktionen(wie z.B. Angebot, Rechnung) soll als PDF + ggf. Anhang versendet werden (z.B. AGB, Werkvertrag,…)
• individuelle Formulare und Reports von uns anpassbar
• SingleSignOn mit Microsoft AD, idealerweise auch mit Azure AD möglich
• nahtlose integration und Zusammenspiel mit O365-Welt
• mehrere Vorgänge parallel zu öffnen bzw. bearbeiten
• schnelle Programmreaktion ohne Latenzzeiten
• Import & Exportmöglichkeiten über XLS, CSV,…
• Customizing des UI-Look Anpassung der SW an das Unternehmen inkl. Logo für die User-Bindung zum Unternehmen
• einfache nutzerfreundliche Bedienung
• Dashboards für User oder Usergruppen (User kann eigene Dashboards erstellen)
• DSGVO umsetzen und einhalten (inkl. TOM-DSGVO)
• Mehrmandantenfunktion soll vorgesehen sein (Für in naher Zukunft geplante eigenständige Business-Units, die auch ausgegliedert werden können)

Nicht-funktionale Anforderungen:

• Internationalität
  • Das System soll für folgende Länder lokalisiert sein: AT
  • Das System soll in folgenden Sprachen verfügbar sein: deutsch
  • Mehrwährungsfähigkeit ja/nein: egal

• Customizing
  • Durchführung von Anpassungen nur durch den ERP-Anbieter möglich - ja
  • Durchführung von Anpassungen durch User möglich - ja

• Sonstige
  • Backup-Lösung: welche Sicherungsmechanismen sind vom Hersteller vorgesehen?
  • Wird ein Support vom Hersteller angeboten? Zu welchen Kosten?

Es werden fünf bis acht Software-Arbeitsplätze, je nach Lizenzmodell benötigt (wachsend).

Hinweis von SoftGuide: Ein detailliertes Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.