Wir sind als kirchliche Einrichtung ein Kultur- und Bildungsdienstleister und auf der Suche nach einem Veranstaltungsmanagementsystem. Über die gesuchte Software wollen wir zusammenfassend sowohl das hauseigene Programm, den Foyershop, wie auch die Fremdbelegungen bzw. Fremdvermietungen unserer Räume inhaltlich, logistisch, buchalterisch sowie hinsichtlich Belegung, Personaleinsatz, Technik und Organisation verwalten können. Benötigt werden zudem Schnittstellen zum Ticketverkauf für die Programmveranstaltungen wie auch zur Homepage und Social Media.
Unser Programm umfasst die Bereiche Event, Führungen, Glaube, Gastro, Kunst, Musik, Wort - im weitesten Sinne kulturelle bzw. Bildungs-Angebote. Wenn wir Führungen durch das Haus und Ausstellungen anbieten, ähnelt unser Angebot mehr einem Museum - bei Vorträgen, Seminaren oder Workshops einem Bildungshaus - und bei Musik einem Konzertsaal. Dann gibt es wiederum über die Vermietung diverse Events, Kongresse und private Feierlichkeiten. Aber im Prinzip sind all diese Angebote wie auch die Fremdbelegungen alles "Veranstaltungen" mit jeweils unterschiedlichen Inhalten und Bedarfen, Kooperartionspartnern oder Auftraggebern, die in einem Belegungskalender erfasst werden. Die Größe der Räume reicht von Seminar- über Konferenzräumen mit 15, 30 oder 50 Plätzen bis hin zum großen Veranstaltungssaal mit rund 200 Plätzen. Wir haben einen Partner als internen Caterer (Pächter - Bistrobetrieb - Veranstaltungscatering nach Bedarf - eigene Rechnung).
Folgende Anforderungen soll die gesuchte Software erfüllen:
Es sind acht bis zehn Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:
| Anzahl | |
|---|---|
| Recherchierte und befragte Lösungen | 36 |
| Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) | 13 (9) |
| Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche | 71 |
| Erhaltene E-Mails von Anbietern | 23 |
| Direkte Antworten auf die Ausschreibung | 1 |
| Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten | 6 |