Wir sind ein Unternehmen aus der Laden- und Innenausbaubranche und suchen für den Bereich rund um die Montage eine Planungssoftware bzw. eine Software für mobile Zeiterfassung. Zielsetzung – für Stufe 1 – ist den Montageplanungsprozess und den gesamten Montageabwicklungsprozess in Bezug auf Aufwandsreduzierung, Transparenz, Aktualität und Datendurchgängigkeit zu optimieren. In der Stufe 1 sollen insbesondere folgende Bereiche unterstützt werden bzw. folgende Ziele erreicht werden:
- Systemunterstützende Montageplanung
- Digitalisierung der Montageplanung
- Reduktion des Personalplanungsaufwandes
- Reduktion der Rechnungskontrolle (Einsatz Gutschriftsverfahren) ?
- Aufwandsreduktion im Bereich der Zeiterfassung
Als "Montage" ist dabei insbesondere die Außenmontage vor Ort auf den Baustellen der Kunden zu verstehen. Die derzeit verwendeten "manuellen Plantafeln" müssen vollständig abgelöst und eine digitale Alternative mit einer Integration in bestehende Systeme etabliert werden.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
- Kapazitätsplanung unter Berücksichtigung von
- Betriebskalender / standortspezifische Feiertage
- 5- bzw. 4-Tage-Woche (abhängig u.a. von der Auslastungssituation)
- geplante Abwesenheiten
- Krankheit
- interne Tätigkeiten
- Abgleich mit Tourenplanung aus ERP
- "Eintreffliste" Ware / Mann koordinierte Versand- / Montageplanung
- Bestellung von Fremdmontagen
- Zimmerreservierung
- die Montageplanung soll für folgende (Personen) Gruppen erfolgen können
- Planung von Einzelpersonen
- Planung von „temporären“ Montageteams
- Planung von externen Montagepartnern
- Planung von Mischteams (firmeneigener Supervisor + externe Montagefirma)
- ein "Verleihen" von Mitarbeitern einer Gesellschaft an eine andere Gesellschaft bzw. von einem Standort an einen anderen Standort ist erforderlich
- die mobile Montagezeiterfassung soll für folgende (Personen) Gruppen erfolgen können
- Planung von Einzelpersonen
- Planung von "temporären" Montageteams
- Planung von externen Montagepartnern
- Montagetätigkeiten
- Fahrzeiten / Reisezeiten
- Arbeitszeiten / Pausen - Stillstandszeiten aufgrund von Störungen (Baustellenmangel, Materialmangel, Wartezeiten, kreditorspezifische Zuschlagsätze (Überstunden, Samstagarbeit, Sonn- und Feiertagszuschläge…), Störgründe sollen definierbar sein
- Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Schulung …)
- interne Tätigkeiten
- Zulagen / Diäten (Spesen?)
- Kilometer
- Statistik und Kennzahlen
- Auslastungsdiagramme / -darstellungen, laufende Darstellungen der Auslastungssituationen für
- einzelne Mitarbeiter
- Montageteams
- externe Montagepartner bzw. -firmen
- "Warnhinweise" bei Überlast der entsprechenden Einheiten
- Darstellung "Unterlast" der einzelnen Einheiten
- Übergabe der Daten nach MS Excel bzw. anderen Auswertungsystemen
- Soll/Ist- Vergleich
- laufende Soll-/Istvergleiche für die einzelnen laufenden Montageaufträge mit Warnsystem bei
- absehbaren Termin / Zeitüberschreitungen
- "Office"-Funktionen
- Hotelreservierungen
- Kommunikationsunterstützung
- einfacher Transfer von Informationen (Fotos, Zeichnung, eMails, Texte, Abnahmeprotokolle, Zeitnachweise …) von / an die Software
- einfacher Transfer von Informationen (Fotos, Zeichnung, eMails, Texte, …) von / an die Software
- Erstellung / Ausdrucke von Montageberichten
- in einer Ausbaustufe sollen digitale Montageberichte etc. vor Ort beim Kunden erstellt / gedruckt werden. Es soll die Möglichkeit bestehen die Dokumente in digitaler Form unterschreiben zu lassen.
- Offline-Betrieb
- alle Funktionen, die vor Ort auf der Baustelle ausgeführt werden, müssen auch im Offline-Betrieb möglich sein. Dies betrifft insbesondere: Montagezeiterfassung (Anmeldung / Abmeldung der einzelnen Aktivitäten Zugriff auf Auftragsinformationen nach entsprechender Verbindungsmöglichkeit (z.B. Hotel, …) sollen die Daten bidirektional aktualisiert werden
- Basis-Systembetrieb - Darstellung bzw. Factsheet der wesentlichen System- und Softwarekomponenten wie Betriebssystem(e), Datenbank(en)
- Security, Backup, Recovery - Darstellung der entsprechenden Vorgehensweisen seitens Anbieter
- Schnittstellen
- Auftragsübergabe vom ERP-System bzw. einem vorgelagerten Auftragssystem
- Auftragsaktualisierungen vom ERP-System / einem vorgelagertem Auftragssystem
- An- / Abwesenheiten aus der und an die Betriebsdatenerfassung
- Start- / Ende Zeiten bzw. Dauer an die Betriebsdatenerfassung
- Auftragsübergabe vom ERP-System - vom ERP-System werden insbesondere folgende Daten an die Montageplanung übergeben
- Auftragsgrunddaten (Auftragsnummer, Bezeichnung, Kunde, Kundenbezeichnung, …)
- Montagestart- / Montageendetermin
- Montageinformationen (Kosten, Monteuranzahl, zusätzliche Informationen….)
- Art der Auslieferung (Direktlieferung, durch uns, Abholung am Standort xy)
- hinterlegte Ansprechpartner von Kunden
- weitere Schnittstellen zu klären
- Fremdsprachenfähigkeit (deutsch, englisch, tschechisch, kroatisch, serbisch, …)
- Mandantenfähigkeit (die einzelnen Rechtseinheiten unseres Unternehmens sollen als "eigenständige" Mandanten abgebildet werden
Standorte (= mehrere Standorte innerhalb der Mandanten)
- bezüglich Systemanpassungen soll die Software für die Anforderungen auf Ebene der einzelnen Standorte, Gesellschaften konfigurierbar sein
- die Schnittstellen von / zur Planungssoftware sollen – nach entsprechender Schulung - von uns selbst erstellt / angepasst werden können, Reports / Berichte / Auswertungen sollen – nach entsprechender Schulung - von uns selbst erstellt angepasst werden können
- Mengengerüst - das System soll im Montagebereich in den nächsten Jahren in ca. 3-4 Mandanten zum Einsatz kommen. Die Anzahl der Montageaufträge in den einzelnen Mandanten ist dabei sehr unterschiedlich, nachfolgende Werte beziehen sich auf den Mandanten mit der aktuell höchsten Anzahl von Montageaufträgen (ca. Werte)
- Abwicklung Montageaufträge pro Jahr: ca. 4000 - 4500
- Abwicklung von gleichzeitig laufenden Aufträgen: 60 – 70
- Anzahl von eingesetzten (zu planenden) Montageteams: 40 – 50
- Anzahl von eingesetzten (zu planenden) Personen: 140 - 180
- Anzahl von externen Montageteams / externen Montagefirmen: 30 – 40
- ungefähre Durchlaufzeit für die Montagen: 1 – 5 Tage
Nochmals kurz zusammengefasst: Unterstützung der Planung von Kundenmontageaufträgen und die gesamte Abwicklung der Außenmontage (Hotelbuchungen, Abnahmeberichte, ...). Personalseitig sollen sowohl einzelne Personen, als auch Montageteams verplant werden können. Die mobile Zeiterfassung von Monteuren (auch Zeiterfassung für gesamte Teams) auf den Kundenbaustellen soll möglich sein. Darüber hinaus soll die Kommunikation zwischen "Zentrale" und Monteuren auf der Baustelle unterstützt werden.
Im Pilotprojekt sollen ca. 2 bis 3 Planungsarbeitsplätze und ca. 20 bis 30 mobile Zeiterfassungsgeräte implementiert werden. Geplant ist dann ein schrittweiser Rollout auf die weiteren Gesellschaften, Standorte von uns in den kommenden Jahren. Lizenzen sind auch an externe Montagefirmen mit vorher definierten Berechtigungen zu vergeben.
Hinweis von SoftGuide: Ein Dokument der "Grobanforderungen" kann ggf. bei SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:ERP: Enterprise Resource Planning
