Wir sind ein renommierter Maschinenbauer und Dienstleister und suchen für unsere Kundencenter eine Software zur Verwaltung von Full-Service-Verträgen.
Mit dieser Software sollen die Verträge kalkuliert, angeboten und nachkalkuliert werden. Ferner sollen aus den abgeschlossenen Verträgen den Kunden geeignete Erinnerungen zu anstehenden Inspektionen, Überprüfungen u.ä. zur Verfügung gestellt werden.
Eine Anbindung an bestehende Systeme ist erforderlich um Datenübernahmen wie Kundenstamm, Fahrzeugstamm oder Ersatzteilstamm zu gewährleisten.
Die Abrechnung der durchgeführten Arbeiten erfolgt im ERP und muss mit in das System übertragen werden. Die Kundencenter müssen auf das System zugreifen können um sich benötigte Informationen zu beschaffen, die Abrechnung der Serviceraten zu erfassen bzw. die Erinnerungen abzuhaken.
Kalkulation
Die Kalkulation der Verträge erfolgt auf Basis mehrerer Excel-Dateien, die zusätzlich noch einer Überarbeitung bedürfen. Mit diesen Kalkulationen werden händisch Angebote in Word erstellt.
Abrechnung und Verwaltung
Die benötigten Informationen der abgeschlossenen Verträge werden den Kundencentern (KCs) zur Verfügung gestellt. Die KCs hinterlegen sich wegen der verschiedenen Abrechnungszeitpunkte Erinnerungen im Outlook o.ä. Die Abrechnungen erfolgen zum Anfang, zur Mitte bzw. zum Ende des Monats. Die Servicerate wird dann mit einem 7er-Auftrag, der in der Regel aus einem Servicefall mit dem Kennzeichen „externer Fullservice“ generiert wird, abgerechnet. Der Auftrag wird jeden Monat manuell angelegt oder wenn vorhanden aus einem vorausgegangenen Monat kopiert.
Die Instandsetzungsarbeiten und Wartungen die den Full Service betreffen, werden über einem Servicefall mit dem Kennzeichen „interner Full Service“ erfasst. Die Auswertung erfolgt über die beiden Kennzeichen durch ein externes Tool.
Änderungen an den Verträgen werden den Kundencentern per E-Mail o.ä. mitgeteilt und müssen manuell eingepflegt werden.
Kalkulation
Je Aufbautyp soll es diese Service-Module geben:
In den Modulen sollen die verschiedenen Arbeiten (Arbeitszeit & Material) mit einem Bh* -Schlüssel (z.B. alle 750 Bh) hinterlegbar sein. *Betriebshour (Betriebsstunden)
Um ein Full Service Angebot zu kalkulieren, werden dann auf Basis des Aufbautyps die verschiedenen Module in das Angebot eingepflegt. Das Angebot beinhaltet dann noch zusätzliche Spezifikationen:
Die Kalkulation soll mit einer Deckungsbeitragsrechnung (nach unseren Vorgaben) druckbar und zu jeder Zeit einsehbar sein.
Der Zugriff und Detailreichtum soll je nach Rolle des Mitarbeiters variieren.
Angebotserstellung
Aus der erstellten Kalkulation muss dann ein Angebot nach unseren Vorgaben druckbar oder auch per E-Mail versendbar sein.
Der Zugriff und Detailreichtum soll je nach Rolle des Mitarbeiters variieren.
Vertragsverwaltung
Vertragsanlage
Aus dem erstellten Angebot soll ein Vertrag angelegt und gedruckt werden. Der Vertragstext muss unseren Vorgaben entsprechen und auch einfach für den jeweiligen Fall änderbar sein.
Dem Vertrag muss auch ein Abrechnungszeitpunkt (Anfang/Mitte/Ende des Monats) zuzuordnen sein.
Dem Vertrag werden dann zusätzliche die Daten der betreffenden Fahrzeuge zugeordnet bzw. aus dem ERP übernommen:
Es muss gewährleistet sein, dass der Vertrag während seiner Laufzeit änderbar ist, um ggf. Preiserhöhungen und Änderungen an den Fahrzeugen (Hinzufügen und/oder Entfernen von Fahrzeugen) vornehmen zu können.
Der Zugriff und Detailreichtum soll je nach Rolle des Mitarbeiters variieren.
Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt aus den Kundencentern heraus. Hier muss der zuständige Sachbearbeiter eine Erinnerung bzw. einen Hinweis auf anstehende Abrechnungen erhalten.
Die monatliche Serviceraten-Rechnung soll aus dem Verwaltungssystem mit geringstem Aufwand in das ERP überführt und abgerechnet werden.
Nachhalten der Inspektionen, UVV-Prüfungen, HU/AU usw.
Dem Vertrag sind Inspektionen und Prüfungen hinterlegt. Diese haben bestimmte Interwalle nach Bh und ggf. km. Das Verwaltungssystem muss regelmäßig die im ERP eingetragenen Fahrzeugdaten (Bh & km) auslesen.
Auf dieser Basis muss das System eine Möglichkeit aufweisen, dem jeweiligen Kundencenter eine Übersicht und dem Kunden eine Mitteilung (per E-Mail oder Post) über anstehende Inspektionen zukommen zu lassen.
Die durchgeführten Wartungen müssen ausgetragen werden können bzw. direkt aus dem ERP ausgelesen werden. Ggf. sind Daten aus einem im Fahrzeug montierten Datenlogger zu importieren.
Alle Fahrzeugdaten (Aufbau-Nr., Kennzeichen usw.) müssen einsehbar, änderbar und als Suchfeld nutzbar sein.
Nachkalkulation
Es soll eine Möglichkeit geben, die abgerechneten Serviceraten den Aufwendungen aus Wartung und Instandsetzung gegenüber zu stellen. Aufgeschlüsselt von „alle Verträge im Jahr“ bis hin zu „Fahrzeug im Monat“.
Kundenstamm
Der Kundenstamm muss aus dem ERP übernommen werden. Zusätzlich muss es die Möglichkeit geben Ansprechpartner mit den entsprechenden Rollen bzw. Berechtigungen zu hinterlegen.
Kundenschnittstelle
Es muss eine Schnittstelle geschaffen werden, über die der Kunde seine Fahrzeuge einsehen kann. Oder es wird ein Datenstrom in eine 2.-Software gesteuert um dieses zu realisieren.
Angedacht ist eine App-Lösung und ggf. Zugriff über ein Webportal. Über die App können auch die Erinnerungen an den Kunden automatisiert verschickt werden.
Der Kunde soll sich einloggen können und alle relevanten Daten des Vertrages und der Fahrzeuge einsehen können. Hier wäre bei der App-Lösung ein Aufrufen des Fahrzeuges durch einen am Fahrzeug angebrachten Bar- oder QR-Codes sinnvoll.
Der Detailreichtum soll je nach Rolle des Kunden-Mitarbeiters variieren.
Fahrzeugverwaltung
Jedes Fahrzeug soll eine Übersicht erhalten in der man die anstehenden Inspektionen aber auch die vorangegangenen Inspektionen und Instandsetzungsarbeiten einsehen kann. Diese Daten müssen aus dem ERP ausgelesen werden können.
Der Detailreichtum soll je nach Rolle des Mitarbeiters variieren.
Es sind ca. 25 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.
Weitere vorgeschlagene Softwarelösungen mit detaillierten Informationen, projektspezifischen Fragestellungen und Antworten sowie strukturierten Vergleichsmöglichkeiten stehen in der Projektdokumentation zur Verfügung:
| Anzahl | |
|---|---|
| Recherchierte und befragte Lösungen | 28 |
| Selektierte potentiell relevante Lösungen (davon veröffentlicht) | 13 (5) |
| Gesendete E-Mails (Fragen, Rückfragen) und Telefongespräche | 61 |
| Erhaltene E-Mails von Anbietern | 24 |
| Direkte Antworten auf die Ausschreibung | 5 |
| Als relevant eingestufte und eingepflegte Antworten | 89 |
Die Ausschreibung ist bereits beendet.
Fragen zu Ausschreibungen beantworten wir gerne unter Tel. 05363 / 8094-0 oder per E-Mail an info@softguide.de