Wir sind ein österreichisches Bildungsinstitut (z.B. Weiterbildung) und suchen eine leistungsfähige Software für das Eventmanagement, die Seminar- und Kongressverwaltung.
Die Software soll folgende Anforderungen erfüllen:
- zugeschnitten für Events (z.B. Seminare, Lehrgänge, Kongresse, Veranstaltungen von externen Kunden, etc.)
- es soll möglich sein, für verschiedene Arten von Events Templates zu erstellen mit verschiedenen Eingabefeldern wie bspw. Typ der Veranstaltung, Titel der Veranstaltung, Untertitel der Veranstaltung, Datum, Ort (Location) bzw. Saal, Vortragende, ermäßigter Preis, Rabatte, etc.
- Templates sollen bearbeitet, gespeichert, archiviert, aber auch gelöscht werden können
- anlegen von Events, Bearbeitung von Events
- Event-Liste anzeigen, filtern
- Event aus Template anlegen
- Event anlegen
- Event bearbeiten
- Event löschen
- Event kopieren
- Eventpage automatisch erstellen
- auf der Eventpage soll nach Eingabe des Orts ein Link zu Google Maps angezeigt werden können
- Veranstaltungsleiter zuweisen
- thematische Rubriken zuweisen
- Preise und Promocodes hinterlegen
- Teilnehmerzahl beschränken
- automatische Raumsuche für Event
- Raum für Event buchen
- Tags zuordnen
- die Eventkonzeption oder – planung soll mittels Tool möglich sein - hierbei soll ein Projektplan mit den notwendigen Schritten, Milestones und Verantwortlichen festgelegt werden können, der Projektplan soll auch graphisch darstellbar sein
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diverse Vorbereitungsarbeiten sollen durch das Tool erleichtert werden
- Checkliste automatisch erstellen
- automatische Erinnerungen
- Unterlagen zur Verfügung stellen
- mithilfe des Tools sollen Arbeiten wie das Erstellen von Unterschriftenlisten, Namensschildern oder Teilnahmebestätigungen erleichtert werden
- Produktdatenblätter erstellen und ablegen
-
nicht-öffentliche Events
- Einladungsmails versenden
- Hidden Page erstellen
- diverse Auswertungen und Listen sollen mithilfe des Tools erstellt werden können
- es sollen zu einem Event alle technischen und organisatorischen Ressourcen hinterlegt werden können
- der Teilnehmer soll über unsere Webseite bzw. Webshop – wo im Hintergrund das Tool fungiert – so viele Schritte wie möglich selbst erledigen können, von der Buchung, über die Rechnung bis hin zur Stornierung
- die Eventpage (angezeigt auf der Webpage) soll alle wichtigen Informationen zum jeweiligen Event übersichtlich anzeigen
- auf der Eventpage sollen Social-Media-Links angezeigt werden
- Produkthinweise und -vorschläge anzeigen
- der Teilnehmer soll direkt auf der Eventpage die Möglichkeit haben, das Event zu buchen
- Online-Anmeldung bzw. -Registrierung
- Erfassung der Teilnehmerdaten
- neben den Teilnehmerdaten werden auch die Rechnungsdaten (d.h. die Daten des Unternehmens, in dem der Teilnehmer tätig ist) erfasst
- Bezahlart auswählen
- Zustimmung Newsletter (DSGVO) inkl. Übertragung in XRM [TN, XRM]
- etc.
-
der Teilnehmer soll das Event nicht nur selbst buchen können, sondern auch selbst stornieren können
- der Teilnehmer kann selbst über die Webseite einen Ersatzteilnehmer bekannt geben
- Umbuchung
- es soll die Funktion einer Warteliste geben, damit Teilnehmer, die Interesse haben, informiert werden, wenn bereits gebuchte Teilnehmer absagen
- Interessent - ein Interessent ist ein Kunde, der sich für ein bestimmtes Event interessiert und dazu Informationen erhalten möchte - ein Kunde soll die Möglichkeit haben, sich bei einem bestimmten Event nur als Interessent vormerken zu lassen
- Dokumente - der Teilnehmer kann selbstständig in einem eigenen Bereich Dokumente down- (z.B. Seminarunterlagen) oder uploaden (z.B. Nachweise für eine Prüfung)
- der Check-In-Prozess am Tag der Veranstaltung soll über das Tool vereinfacht werden
- die Feedbackbögen sollen über das Tool generiert und versendet werden
- es soll möglich sein, Votings für die Teilnehmer zu generieren
- alle Aktionen, die der Teilnehmer selbstständig im System ausführen kann, müssen auch manuell von unseren Mitarbeitern durchgeführt werden können (z.B. Teilnehmer anmelden, diese umbuchen oder Ersatzteilnehmer melden, etc.)
- das System soll bei jeglicher Tätigkeit des Users automatische Mails versenden
- die User bzw. Teilnehmer sollen über das System auch Kontakt zu unseren Mitarbeitern aufnehmen können
- Vortragende - durch das Tool soll der Austausch (an Infos, Verträgen, Unterlagen, Honorarnoten, etc.) mit den Vortragenden vereinfacht werden
- die Stammdaten des Vortragenden (Titel, Vor- und Zuname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, usw.) sollen aus dem XRM in das Tool übertragen werden können
- der Kontakt soll im XRM bearbeitet werden können und die Änderungen sollen in das Tool übertragen werden
- der Kontakt soll im XRM gelöscht werden können und die Änderungen sollen in das Tool übertragen werden
- richtige Rolle zuweisen
- Homepage automatisch erstellen - nach Anlage des Vortragenden soll sich auf der Webseite eine eigene Info-Page erstellen, die Name, Foto, Werdegang des Vortragenden, anzeigt
- Homepage anzeigen
- Homepage selbst verwalten
- der Vortragende soll einem Event zugewiesen werden können
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Honorar - die wichtigsten Schritte, welche das Honorar des Vortragenden betreffen, sollen über das Tool gehandhabt werden
- Infos - alle beteiligten Personen – seien es die Teilnehmer, die Vortragenden oder unsere Mitarbeiter sollen die Möglichkeit haben, Dokumente hoch- und herunterzuladen
- der Vortragende soll für ihn wichtige Informationen automatisch per E-Mail erhalten
- es sollen diverse Auswertungen möglich sein, die den Vortragenden als Variable beinhalten
- generell sollen mithilfe des Tools diverse Auswertungen durchgeführt werden können
- DSGVO-Verträge - Verträge, die im Zuge der DSGVO nötig geworden sind, (z.B. Vortragenden-Vertrag, Auftragsverarbeitungsvereinbarung, etc.) sollen im Tool erstellt und abgelegt werden können
- die Infrastruktur des Hauses (Räume, Technik, Personal) soll mit dem Tool verwaltet werden können
- auch externe Locations sollen im Tool verwaltet werden können
- Firma - hinter jedem Teilnehmer steht eine Firma, diese sollen ebenfalls mit einer Schnittstelle zu XRM im Tool verwaltet werden können
- jeder Firma sollen bestimmte Kundendaten und Merkmale zugewiesen werden (z.B. Mitglied bei uns) können
- jeder Firma sollen automatisch die ihnen zugehörigen Konditionen gewährt werden
- Webinar - im Tool sollen auch die wichtigen Funktionen für ein Webinar zur Verfügung stehen, z.B. das Webinar soll aufgezeichnet werden können
- Rechteverwaltung - es soll festgelegt werden können, welcher Nutzer welche Funktionen in welchen Bereichen nutzen kann
- lauffähig auf mobilen Endgeräten
- Windows-kompatibel
Es sind ca. sieben Software-Arbeitsplätze geplant.
Ein Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:bspw.: beispielsweise
d.h.: das heißt
DSGVO: Datenschutzgrundverordnung
inkl.: inklusive
TN: terre neutre
