Wir fertigen Naturkosmetikprodukte und vertreiben diese über zwei Onlineshops, in unserem Ladengeschäft und auf Märkten. Zur Unterstützung unserer Arbeit planen wir die Einführung eines ERP-Systems. Je nachdem, wie sich die Angebotssituation gestaltet, ist die Einführung einer Kassensoft- und -hardware gleichzeitig oder später angedacht.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
Herstellung:
- Rohstoffplanung möglich mit Erinnerung für evtl. Bestellungen der Rohstoffe, die knapp werden (Ampelfunktion)
- Kalenderfunktion mit Einstellung der Produkte, die die "Reifezeit" beendet haben
- bei der Herstellung eines Produktes Änderung des Rohstoffbestands im Lager anhand der Rezeptur
- Chargen- und MHD-Verwaltung
- Dokumentationslisten automatisch generieren
- Produktionsvorschläge und/oder in Abhängigkeit einer Bestellung bzw. eines Auftrags oder historiebezogener Daten wie z.B. verkaufte Menge zum Vorjahr
Lagerwirtschaft:
- Lagerbewegungen Ein- und Ausgänge auf sämtlichen Verkaufswegen
- verschiede Lagerorte
- Inventur jederzeit möglich
- Warnung bei einer bestimmten Mindestmenge im Bestand der fertigen Produkte (Ampelfunktion)
- Möglichkeit einer Scan Funktion über Barcode oder QR-Code etc.
- Kombi-Artikel: Verkaufsprodukt besteht aus mehreren einzelnen Produkten, die auch einzeln gekauft werden könnten
- Versandmaterial, Kartons etc. erfassen und statistische Meldungen (Verpackungsregister)
Onlineshops:
- automatisierte Verwaltung der Bestellungen incl. E-Mails, Zahlungsanweisungen, unter Beachtung der Verfügbarkeit des Lagerbestandes; hier gibt es bereits Shops, die selbstständig laufen, die Anbindung und Verknüpfung sollte zentral sein
- Generierung einer Rechnung, Lieferscheine, Versandlabel (DHL) etc. nach eigenem, einheitlichem CI
Märkte:
- mobiler Einsatz von Kassen möglich
- Aufteilung z. B. an einem Termin mehrere Märkte an verschiedenen Orten möglich (hierbei den Lagerbestand berücksichtigen und "live" berechnen)
- mobile Kartenlesegeräte zur bargeldlosen Bezahlung sind vorhanden
Laden:
- normale Kassenfunktionen mit Lagerverwaltung und Scanner, Drucker
Verwaltung, Analysen, DMS:
- einheitliche Rechnungs-, Lieferschein- und Auftragserstellung mit eigenem CI möglich
- Zugriff auf alle relevanten Daten aus Warenbestand, Rohstoffbestand etc. Onlineshops, Buchhaltung (DATEV) etc. zur Erstellung aussagekräftiger Analysen und kaufmännischer Entscheidungen
- eine DMS Oberfläche, die mit allen benötigten Schnittstellen und Dateien arbeiten kann
Allgemein:
- das Kassensystem sollte selbstverständlich GoBD freigegeben sein
- Anpassung an evtl. zukünftige Gesetzesanforderungen
- kompetenter Support bei Fragen, gut erreichbar
- benötigte Hardware wie Kasse, Scanner, Drucker etc.
Es werden ein bis zwei Software-Arbeitsplätze für das ERP benötigt.
Abkürzungen:evtl.: eventuell
DMS: Dokumenten Management System
GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
ERP: Enterprise Resource Planning
