Unternehmensberatung sucht Software Kostenrechnung, KLR (BAB)

Wir sind eine Unternehmensberatung und suchen eine Software für Kostenrechnung, KLR bzw. BAB für ein Industrie- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich Materialtechnik. Die Software soll zur Erstellung eines Betriebsabrechnungsbogens (BAB) dienen. Die Business Units des Kunden arbeiten jeweils mit dem ERP System AMS. Konzernweit gibt es ein Data Warehouse, das die Daten aller Business Units bündelt und aus dem das Konzern-Reporting erstellt wird. Derzeit erstellen die Business Units jeweils individuelle Betriebsabrechnungsbögen (BABs) pro Standort in MS Excel und pflegen diese in das Data Warehouse ein. Als Datengrundlage dienen dabei die Daten der Finanzbuchhaltung aus SAP/AMS. Weiterhin werden Produktionsdaten aus AMS/ERP-Systemen oder internen Reports verwendet, um prozentuale Verteilschlüssel für die jeweiligen Gemeinkostenstellen zu berechnen. Dieser aktuelle Prozess zur Erstellung der BABs stellt den Kunden vor einige Herausforderungen: Die Erhebung aller notwendigen Daten gestaltet sich aufgrund der Vielzahl an Systemen und Datenquellen als komplex, zeitaufwändig und anfällig für Fehler. Weiterhin erfolgt die Erstellung der BABs in MS Excel durch den hohen manuellen Aufwand und die hohe Einarbeitungszeit ineffizient und mit einer enormen Kapazitätenbindung. Aufgrund der individuellen Excel-Templates je Standort fehlt es zudem an Einheitlichkeit der finalen BABs, sodass ein konzernweites KPI Controlling auf Basis der Datengrundlage des Data Warehouse nicht möglich ist. Vor diesem Hintergrund ergibt sich die Aufgabe, eine Softwarelösung zu identifizieren, in der die Erstellung der BAB systemisch und standardisiert über die verschiedenen Standorte erfolgen kann. Dies soll zunächst für eine Business Unit umgesetzt werden und anschließend auf die weiteren Business Units angewendet werden.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

Notwendig bzw. sollte enthalten sein

• Einordnung der Kostenarten
• Gruppieren der Kostenstellen
• Anpassung von Kostenstellen
• Spezialverschiebung zwischen Hauptkostenstellen
• Gruppierung der Kostenarten
• Berechnung der Verteilschlüssel
• Verteilung der Gemeinkosten anhand der Verteilschlüssel
• Verrechnung innerbetrieblicher Leistungen
• Kostenstellen- und Kostenträger-Konsolidierung
• Konsolidierung der Kostenstellen zu Kostengruppen
• Konten- und Kostenstellenzuordnung
• Kostenumlagen
• Umlageschlüssel
• Berechnung von KPIs (KPI = Key Performance Indicator)
• Visualisierte Darstellung von KPIs
• Kosten- und Mengenverteilung
• Kostenverrechnung
• Clientless-Lösung - soll clientless über den Browser nutzbar sein - kein KO-Kriterium
• mobiler Zugriff
• Zugangskontrolle - dass nur ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die Software haben
• Zugriffskontrolle - z.B. über ein Berechtigungskonzept
• Freigabeprozesse
• Revisionssicherheit
• Mehrsprachigkeit (deutsch, englisch, französisch)
• tägliche Aktualisierung von Daten
• Skalierbarkeit
• DSGVO-Konformität
• schnelle Reaktionszeit - soll eine schnelle Reaktionszeit aufweisen, um effizientes Arbeiten zu ermöglichen
• schnelle Berechnungszeit
• FiBu-Schnittstellen
• Schnittstellen zu Datenbanken
• Kundensupport - ein Kundensupport von Seiten des Anbieters wird benötigt
• transparente Lizenzkosten
• Release pro Jahr (kostenfrei)
• Haftung Anbieter - bei Fehlern von Seiten des Anbieters soll das Unternehmen des Anbieters haften. Dies muss auch vertraglich festgehalten werden.
• Anforderungen an die Benutzeroberfläche
  • Schlanke Oberfläche (nice to have)
  • Übersichtlichkeit (Must have)
  • Selbstbeschreibungsfähigkeit (Must have)
  • Erwartungskonformität (nice to have)
  • Erklärungen und Bedienhilfen (nice to have)
  • Anpassungsfähigkeit (nice to have)

Optional

• Kostenanalyse und Budgetkontrolle
• Kosten und Leistungen
• Voll- und Grenzkosten
• Deckungsbeiträge, Deckungsbeitragsrechnung
• stufenweise Deckungsbeitragsrechnung
• Deckungsbeitragsanalyse
• Prozesskosten der Kostenstellen
• Monitoringfunktionen
• Planungs- und Kontrollabrechnungen
• Kostenstellenabweichungen
• Kostenstellenauswertungen
• Plausibilitätsprüfung
• Backup, Datensicherung

Die Bereitstellung einer Testversion wäre wünschenswert.

Die angestrebte Anzahl an Nutzern in der Einführungsphase beläuft sich auf ca. 20 Nutzer/Lizenzen.

Hinweis: Ein Lastenheft kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.