Norddeutsche Bildungseinrichtung sucht Verwaltungssoftware

Ich vermittle zwischen Nachhilfekindern und Lehrkräften im Rahmen des staatlichen Programms "Bildung und Teilhabe". Die Lehrkräfte sind bei mir nicht angestellt, sondern werden als freiberufliche Honorarkräfte beschäftigt.

Ich begleite die Familien im Antragsprozess bei den Behörden und stelle dann eine passende Lehrkraft zur Verfügung, die die Kinder bei ihnen zuhause unterrichtet. Ich lasse mich durch die Familien bevollmächtigen, sodass ich direkt bei den amtlichen Kostenträgern die unterrichtenden Leistungen in Rechnung stellen kann. An den entsprechenden Zahlungen beteilige ich dann die Lehrer mit einem vereinbarten Honorar.
Aktuell bewegen wir uns in einem recht überschaubaren Rahmen von ca. 40 Schülern und ca. 25 Lehrkräften.

Nun benötige ich unbedingt die passende Software, um im Rahmen der beschriebenen Tätigkeit die folgenden Prozesse zu optimieren:

Folgendes koordiniere ich aktuell ausschließlich über MS Excel. Zunächst stelle ich den Familien die Antragsformulare postalisch oder per E-Mail zur Verfügung und vermerke mir, wann ich welche Formulare eingereicht habe. Dann gehen diese Formulare i.d.R. vollständig, teilweise gestückelt bzw. unvollständig wieder bei mir ein und ich leite diese an die entsprechenden Ämter weiter. Die Familien erhalten anschließend postalisch die Bestätigung über Kostenübernahme durch die Ämter und informieren mich. Spätestens dann schließen wir einen Unterrichtsvertrag.

Nun trage ich in einer Karte (bspw. Google Maps) die Wohnorte der Familien ein und schaue, welche Lehrkräfte in der Nähe wohnen und somit in Frage kommen. An dieser Stelle ist zu beachten, dass natürlich die Familien Ansprüche wie Unterrichtssprache, Geschlecht der Lehrkraft und unterrichtete Fächer, sowie die Lehrer unterschiedliche Sprachkenntnisse und/oder Kapazitäten haben. Dies ist aktuell in Google Maps überhaupt nicht zu koordinieren und stellt mich vor große Schwierigkeiten.

Weiter lasse ich mir nun zu jedem Monatsende die Rechnungen der Lehrer einreichen und dazu eine Anwesenheitsliste anhängen. Auf letzterer ist durch Unterschriften der Eltern vermerkt, wie viele Einheiten in welchen Fächern absolviert wurden, sodass ich entsprechende Rechnungen an die Kostenträger schreibe. Diese benötigen Informationen darüber, in welchem Umfang und zu welchen Daten die Einheiten in den verschiedenen Fächern stattgefunden haben.

An dieser Stelle nutze ich aktuell ein Rechnungsprogramm, wünsche mir jedoch unbedingt eine effiziente Lösung, um a) die Antragsstellung und b) die Schüler-Lehrer-Koordination zu bewerkstelligen. Eine anschließende Anbindung bzgl. Rechnungsstellung an das Programm wäre natürlich optimal.

Bitte teilen Sie uns mit, inwiefern Ihre Software diese Ansprüche abdeckt oder ggf. Teile davon bedient.
Bei einer positiven Rückmeldung freuen wir uns über die Möglichkeiten einer zeitlich begrenzten Demoversion, um überschauen zu können, ob das Programm tatsächlich für uns passend ist.
Bitte informieren Sie uns über die potentiellen Kosten der Nutzung.

Es ist ein Software-Arbeitsplatz geplant. Ich arbeite mit einem MacBook. Die gesuchte Software kann sowohl als Lokalinstallation oder als webbasiert (Cloud) angeboten werden.