Unser europaweit tätiges Unternehmen ist in der Energiebranche im Bereich erneuerbare Energien tätig. Um unsere Kunden optimal zu betreuen und Risiken zukünftig zu minimieren, suchen wir zur Verwaltung unserer Verträge ein Vertragsmanagement. Wir sind ein Projektierer und Anlagen-Betreiber und arbeiten von der Planung und dem Bau über die Betriebsdauer der Anlagen mit einer Vielzahl unterschiedlicher Verträge und innerhalb gesetzlicher Vorgaben des EEG und weiterer behördlicher Vorgaben (wie z.B. Vorgaben der Bundesnetzagentur).
Folgende Aspekte sollten von der künftigen Vertragsmanagement-Software ("VMS") erfüllt werden:
- die Software muss ein umfangreiches "Aufgaben-Management" abbilden können (Termine, Fristen, aktuelle und zukünftige Aufgaben, aktueller Status des Vertrages etc.)
- Auswertungen und Berichtswesen sollen nicht nur projektspezifisch möglich sein, sondern auch projektübergreifend (Termine, Vertragspartner, time-line, in Excel, in Word etc.)
- Pdfs sollen auslesbar hinterlegt sein (bzw. auf die entsprechende Ressource im DMS zugreifen können)
- einfache Suche, Schlagwort- und Volltextsuche soll möglich sein
- Drag'n'drop-Ablage soll möglich sein
- Workflows sollen hinterlegbar sein (Eskalationsstufen, Vertretungsregelungen, einfache Umstellbarkeit bei Betreuerwechsel etc.)
- eindeutige und einfache Verknüpfbarkeit von Ursprungsverträgen mit Änderungen und Nachträgen
- Automatische Generierung von Schriftverkehr bei gleichzeitiger Ablage im DMS soll möglich sein
- automatische Übernahmen ("automatisches Auslesen") von Daten usw. aus gescannten Pdfs soll möglich sein
- Schulung der Keyuser + Anwenderhandbuch + Testphase
- Schulung der Mitarbeiter
- Es müssen Schnittstellen gegeben sein zu vorhandenen Lösungen:
- DMS (Dokumentenmanagement)
- technische Betriebsführungssoftware
- MS Navision, MS Outlook
- ggf. Venga! von KBS
- die Software muss leasing-fähig sein
- Rechtevergabe (nur lesen, schreiben und lesen)
"Nice to have" Anforderungen:
- Wichtige Daten hinterlegen (aus Verträgen und gesetzlichen Anforderungen)
- BImSchG (Bundes-Immissionsschutzgesetz), EEG (Erneuerbare-Energien-Gesetz), Portugal, UK
- "Verträge": auch Einheitenzertifikat, Anlagenzertifikat, Typenprüfung etc.
- Termine
- auch Termine, wie Gesellschafterversammlung, Zoll etc.
- für wichtige Termine (interne) Prozesse hinterlegen (Prozesskarten)
- DMS-Link zu dem Dokument hinterlegen (z.B. Liquiditätsplan)
- WV-Möglich mit einzelnen Prozessschritten
- Kündigungsfristen
- Laufzeiten
- Verlängerung muss hinterlegt werden können
- Beendigung muss hinterlegt werden können
- Neuabschluss / Änderungsvertrag muss hinterlegt werden können
- Zahlungszeitpunkte
- Höhe der Zahlung (Soll/It Vergleich inkl Warnfunktion)
- Erinnerungen an Parkmanager oder Vertreter verschicken
- Änderungen der hinterlegten Parkmanager muss einfach möglich sein
- Änderungen der hinterlegten Vertragsdaten nur durch Parkmanager alleine vorzunehmen (sonstig 4-Augenprinzip bei Änderungen durch Dritte)
- Termine / WV gemäß Kundenanforderungen hinterlegen (individuelle Absprachen mit Investoren)
- Verbindung zum DMS (beim validieren von RE und zum Aufrufen von Verträgen)
- Abgleich der Daten mit BELQ (Navision)
- Auswertungen über alle Kunden
- Kontakt-, Zahlungs- , xx-Daten zu allen Verträgen hinterlegen
- Anbindung an Replant
- Übersichtsauswertungen zu jedem Windpark inkl. Stammdaten aus RePlant (IBN, Datum, WEA, Typ, etc)
- Word Anbindung mit automatisierten Textvorlagen z.B. Kündigungsschreiben, Rechnungen oder Mahnungen
- Eskalationsstufen an Teamleiter bei Verzug (evtl. Ampelsystem)
- Vollständigkeitskontrolle (bestimmte Vertragstypen müssen gültig vorliegen) mit Information an Teamleiter und Kommentierungspflicht bei begründeter Abweichung
- Datensicherheit
- Revisionssicherheit
- Lebenslaufakte
- Möglichkeiten Notizen zu den Verträgen, den Kunden oder den Ansprechpartnern zu hinterlegen
- Vertragserstellung BEFÜ-Verträge (Betriebsführungs-Verträge)
- BEFÜ-Verträge einmal eingeben und zuordnen
- ggf. automatisierte RE-Stellung für BEFÜ-Verträge (Abschlagsrechnung + Endabrechnung)
Es sind vorerst ca. 35 Software-Arbeitsplätze bzw. User geplant. Später sollen weitere hinzukommen.
Abkürzungen:EEG: Erneuerbare-Energien-Gesetz
DMS: Dokumenten Management System
BImSchG: Bundes-Immissionsschutzgesetz
UK: United Kingdom
inkl: inklusive
WV: Werkzeugverwaltung
inkl.: inklusive
IBN: IBN Gesellschaft für Systemtechnik mbH
WEA: Windenergieanlage
evtl.: eventuell
