Wir sind ein internationales Consulting-Unternehmen im regulatorisch-wissenschaftlichen Umfeld und unterstützen unsere Kunden bei der Zulassung von Chemikalien, Wirkstoffen und Produkten im Bereich der internationalen Chemikalien- und Pflanzenschutzgesetzgebung. Unser Geschäft läuft in Projekten ab und für das Management der Projekte bzw. für eine bessere Ressourcenplanung unserer Mitarbeiter möchten wir eine Projektmanagementsoftware einführen.
A. IST-Situation
Umfeld
- Hohe Dynamik im Projektalltag aus dem Zusammenspiel von Kunden, (Zulassungs-) Behörden und (Studien-) Laboren.
- Spezialisiertes naturwissenschaftliches Expertenwissen aus unterschiedlichsten Disziplinen werden je nach Projektanforderung zusammengebracht.
- Vielzahl an Projekten (> 1.000 lfd. Kundenprojekte)
- Größe, Komplexität und Laufzeit der Projekte kann sehr unterschiedlich sein. Somit bestehen hohe Anforderungen an die Flexibilität und Skalierbarkeit der Projektmanagementsoftware.
IST-System
- Zwei eigenentwickelte Tools im Einsatz für
a) Stundenerfassung inkl. Tätigkeitsnachweis und Kostenallokation auf Projekte
b) Datenbank zur Projektverwaltung inkl. Budgetierung und Rechnungsstellung
- Vorhandene Datenbanklösung zur Projektverwaltung (SQL-Datenbank mit MS Access Frontend) deckt nur begrenzt die erforderlichen Projektmanagementfunktionalitäten ab.
Zielsetzung
- Durch die Einführung eines (Multi-)Projektmanagementsystems soll die erfolgreiche Projektabwicklung verbessert und vereinfacht werden.
- Das System soll die Projektplanung unterstützen und für die Ressourcenplanung, -verfügbarkeit und - abstimmung eingesetzt werden.
- Trotz der hohen Umweltdynamik soll somit die Mitarbeiterauslastung besser gesteuert werden und die Belastung für die Mitarbeiter sinken. Ebenso soll das System dabei helfen, Kundenanfragen schnell zu bearbeiten und Termine stets einzuhalten.
- Die Einführung des Systems soll eine effektive und effiziente Planung und Durchführung von Projekten unterstützen.
Grobe Zeitplanung
- Konzeptionelle Vorarbeiten seit Ende 2015
- Auswahlprozess Projektmanagementsystem inkl. Ressourcenplanung ab 05/2016 bis 08/2016
- Umsetzungsbeginn ab 09/2016 mit produktiver Inbetriebnahme (ggf. Version 1) ab 01.01.2017
B. Fachliche Anforderungen
- Das Projektmanagementsystem soll die Inhalte und Ressourcen über die nachfolgenden Projektphasen verknüpfen:
Initiate: Viele Projektanfragen und -angebote, ggf. ohne Vertrag
- Strukturierung der Angebotsphase (ggf. inkl. interner Kommunikation)
- Grobplanung mit Abschätzung der erforderlichen Ressourcen / des KnowHows und wesentlicher externer Meilensteine
- Ablage und Dokumentation von Unterlagen
Plan: Unterschriebene Projektverträge
- Übernahme von Informationen aus der "Initiate-"Phase
- Feinplanung mit internen Meilensteinen auf Basis von Abhängigkeiten ("kritischer Pfad")
- Konkrete Ressourcenplanung und -abstimmung, Zusammenstellung des Projektteams
Execute & Control: Durchführung der Projekte inkl. Management von Fortschritt, Kosten, Qualität und Risiken
- Übernahme von Informationen aus der "Plan-"Phase
- Herunterbrechen der Feinplanung auf Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Zielterminen
- Flexible Anpassung der Projekt- und Ressourcenplanung (Agilität)
- (Automatische) Generierung von Projektstatus-Übersichten
Close: Systematischer Projektabschluss: Projektdatenbank, Dokumentation, Better Practices, "Suchfunktion" für abgeschlossene Projekte
- Über alle Phasen hinweg soll das Projektmanagementsystem unterstützen bei:
Projektinhalte
- Dokumentation von Projektzielen und Vertragsverhandlungen
- Dokumentation und Verteilung der konkreten Anforderungen (Pflichtenheft)
- Strukturierung der Inhalte im Projekt
Projektplanung
- Zeit- und Meilensteinplanung
- Planung von zeitlichen und/ oder inhaltlichen Abhängigkeiten
- Transparenz zum "kritischen Pfad" und möglicher Engpässe
- Grafische Darstellungen einzelner Projekte inkl. Zeit- und Meilensteinplanung
- Grafische Darstellungen der Projektlandschaft (mit Drill-Down / Drill-Up)
Ressourcen
- Ressourcenplanung und -verfügbarkeit (abteilungsübergreifend)
- Abstimmung des Ressourcenbedarfs (projektübergreifend)
- Steuerung der Mitarbeiterauslastung (projektübergreifend)
- Übersichten nach Projekten, Mitarbeitern und Mitarbeitergruppen
- Übersicht über alle Projekte bzw. Drill-Down / Drill-Up Funktionalität (nach Gruppe / Abteilung etc.)
Verantwortlichkeiten
- Projektstruktur (Themenblöcke und Verantwortlichkeiten)
- Aufgabenverteilung und Aufgabenlisten
- Terminüberwachung
Kosten & Budget
- Kostenschätzung
- Budgetplanung und -verteilung (nach Themen, Gruppen, Mitarbeiter und Zeiträume)
- Budgetkontrolle und -reporting
Kommunikation
- Interne und externe Kommunikation
- Verteilung von Informationen (Sicherstellung Informationsfluss)
Dokumentation (Dokumentenmanagement bzw. strukturierte Ablage)
- Bereitstellung von (standardisierten) Vorlagen für das Management von Projekten ("Projektmanagement-Toolbox")
- Integration eines Customer Relationship Management-Systems (s.a. B.2 "Kommunikation") zur systematischen Bearbeitung eingehender Anfragen (Tool / Ticketsystem)
- Abbildung von Key Account-Managern insbesondere für größere Kunden mit Projekten in verschiedenen Bereichen
- Automatische Bereitstellung von einseitigen Projektstatusberichten / -übersichten (Projektfortschritt)
- Heruntergebrochene Budgetplanung und -überwachung auf Ebene einzelner Themen, Gruppen und Mitarbeitern
- Projekthistorie: Festhalten von Bearbeitern / mitwirkenden Kollegen auf Ebene von Themen / Aufgaben
- Integrierte Indexierung und Suchfunktion
- Inhaltliche und zeitliche Verlinkungen zu anderen Projekten
- Integration eines Systems zur Verwaltung bzw. Verteilung von Informationen (s.a. "Kommunikation")
- Multi-Userfähigkeit (gemeinsame gleichzeitige Bearbeitung von Projekten)
- Mehrwährungsfähigkeit
C. Systemtechnische Aspekte
IST-Situation
- Betriebssystem PCs: Windows 7, Server: Linux und Windows 2008 R2
- Hardware verschiedene
- Datenbanken MySQL
- Cloud keine Cloud-Lösung im Einsatz / vorgesehen / gewünscht
- E-Mail Client Thunderbird
- Kalender Lightning + caldav-Server
Ziele
- Integration in bestehende Hardware-Landschaft
- Schnittstellen und Datenbankzugriffe definieren
- Zusammenspiel mit vorhandenen Software-Lösungen (siehe oben)
- Einfache Administration der Software: Zugriffskontrolle / -rechte über Active Directory
- Einbindung / Integration in MS Office
- Integration als virtuelles System (Virtual Box)
- Sicherheit / Schutz: Keine Verbindungen ins Internet
- Betriebssystem: Betrieb unter Linux bevorzugt
Die Software soll auf ca. 120 Arbeitsplätzen eingesetzt werden.
Hinweis von SoftGuide:
Detailliertere Ausschreibungsunterlagen mit der Gewichtung der Anforderungen (muss, kann, optional / zukünftig) kann über SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
s.a.: siehe auch
PCs: Personal Computers
