Rechtsanwaltskanzlei sucht Dokumentenmanagementsystem

Für unsere Rechtsanwaltskanzlei suchen wir eine Dokumentenmanagementsoftware, die die Verschlagwortung von Schriftstücken, Dokumenten, Dateien etc. erlernen kann. Das Erlernen soll wie folgt vonstatten gehen:

Jeder Ersteller von Briefen oder E-Mails hat regelmäßig das gleiche Vorgehen und die entsprechenden Schriftstücke sehen gleich aus. Jeder Brief hat daher im Grunde genommen von seinem Aussehen einen inneren Fingerabdruck. In unserer Kanzlei haben alle Briefe das gleiche Aussehen (Absender-Adresszeile; Brief-Anschriftfeld; mein Aktenzeichen; Ihr-Aktenzeichen; Datum des Briefs; Betreff-Zeile; Unterschrift-Zeile).

Wenn also ein Schreiben in das Dokumentenmanagementsystem importiert wird, muss die Software eigentlich nur einmal in der Form angelernt werden, dass beim 1. Mal Verschlagwortungsdaten eingegeben und gegebenenfalls bei bestimmten Verschlagwortungsfeldern mitgeteilt werden, dass diese standardmäßig immer an der gleichen Stelle ausgelesen werden können.

Bei jedem zukünftigen Dokument, welches importiert wird, sollte die Software selbstständig vergleichen, ob ein vergleichbarer Brief bzw. diese Brief-Formatierung (Briefaussehen von Absender XY) bereits früher einmal importiert wurde, und wenn ja, dann entsprechend die Verschlagwortungsschablone für diese Brief-Formatierung herangezogen werden.

Im Übrigen soll natürlich die Dokumentenmanagementsoftware gut sein in der Art und Weise,

• Selektion: dass man in der Software gut nach den verschiedenen Schlagworten selektieren kann (Absender, Empfänger, Datum, Akte, Betreff bzw. Inhaltsangabe, Volltextsuche etc.)
• Workflow: Dokumente mit Notizen bzw. Aufgaben im Unternehmern verschicken kann
• dass das Scannen, Auslesen durch Texterkennung (OCR) und die entsprechende Zuordnung jeglicher Dokumente bzw. Verträge möglich ist

Die Software sollte eine Client-Server Architektur unterstützen.

Es sind 3-5 Software-Arbeitsplätze geplant.