Als selbstständige Projektmanagerin suche ich für einen Kunden mit ca. 800 Mitarbeitern in der Gesundheitsbranche eine HR-Software (Personalmanagement), die zwingend eine Schnittstelle zu der vorhandenen Lohnbuchhaltungssoftware DATEV LODAS hat.
Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:
Technische Anforderungen allgemein
- Schnittstelle zu DATEV LODAS, ggf. anderen Abrechnungssystemen, Excel und Rechnungswesen- bzw. Controlling-Software
- HR Tool ist führendes System:
- Eingaben erfolgen nur hier
- gesicherte Datenqualität durch standardisierte Eingabe von Werten
- Standard-Templates und Flexible-Templates (für Spezialthemen oder neue Anforderungen)
- Auswertungen bzw. Reporting sind flexibel gestaltbar und können als Standard hinterlegt werden z.B. .csv-Exportdatei für direkten Import in die Rechnungswesen- bzw. Controlling-Software
- mandantenfähig, mehrbenutzerfähig
- Einhaltung des Datenschutzgesetzes
- Berechtigungsmanagement und Authentifizierung
- auditfähig: Protokollierung und Dokumentation aller Datenänderungen
- Benutzerfreundlichkeit, hohe Benutzerakzeptanz
- Employee Self Service
- Management Self Service
- Genehmigungsworkflows sind flexibel gestaltbar
- Excel-nahe Bedienung (mit Excelfunktionalitäten für Personalkostenplanung)
- Ausgabe in Excel und PDF
Funktionen HR Software
- Digitale Personalakte:
- digitale Ablage der Personaldokumente
- digitale Stammdatenerfassung und –verwaltung bzw. automatische Übernahme der Stammdaten aus bzw. in Abrechnungssystem über Schnittstelle (keine doppelte Erfassung)
- ggf. Schnittstelle zu vorhandenem Bewerbermanagement
- Dokumentenmanagement:
- digitale Archivierung
- Arbeitsvertragsvorlagen und Genehmigungsworkflow für Arbeitsverträge
- Zeugniserstellung mit Workflow (nice to have)
- Funktion On- bzw. Offboarding
- Dienstplanung und Zeiterfassung:
- Dienstplanung Soll bzw. Ist (inkl. Aufbereitung Daten für Lohnabrechnung)
- Zeiterfassung – Zeitkonten (bisher ist weitere Entwicklung nach EuGH-Urteil unklar; Überstunden sind auch jetzt schon in Deutschland zu erfassen)
- Personalkostencontrolling:
- Soll bzw. Ist Auswertungen
- Kennzahlen, Reporting, Dashboard
- Personalkostenplanung (dezentral)
- Employee Self Service:
- Urlaubs-, Reise- und Fortbildungsanträge
- AU-Bescheinigungen abgeben, Fehlzeiten melden
- Abrufen der Gehaltsabrechnung, jährl. Lohnsteuerbescheinigung, sonst. Bescheinigungen
- Änderungen in Stammdaten melden: z.B. Adressänderung, Heirats- oder Geburtsurkunde abgeben
- Zugriff auf ausgewählte Bestandteile der eigenen Personalakte (nice to have)
- Erfassung von Ist-Arbeitszeiten
- Interne Stellenbörse (nice to have)
- Management Self Service:
- Genehmigung von Anträgen
- Abwesenheitsübersicht Team
- Auswertungen, Kennzahlen etc. für Verantwortungsbereich
- ggf. befristeter Zugriff auf einzelne Dokumente der Personalakte der zugeordneten Mitarbeiter
Anforderungen Personalkostencontrolling
- Reporting, Analyse, Kennzahlen
- Darstellung von Plan- und Istzahlen, rollierender Forecast
- Soll-Ist Vergleiche pro Mitarbeiter, Kostenstelle und Kostenart idealerweise mit Abweichungsanalyse – woher resultieren Abweichungen? (z.B. Anzahl Mitarbeiter, ungeplante Gehaltserhöhung oder Sonderzahlungen, Arbeitszeiten etc.)
- flexibler Aufbau von Analysen und Reporting (Excel-nah)
- Berechnung von Rückstellungen (z.B. Urlaub, Bonus) – für Weiterverarbeitung in Fibu
- Dashboard auf Knopfdruck
- Krankheitsquoten, -tage, Auswertungen für BEM
- Auswertung Urlaubsstände
- statistische Daten (Verteilung Geschlecht, Alter, Wohnort etc. nach Berufsgruppen/Abteilungen)
- (Früh-)Fluktuation in Köpfe und %
- Darstellung von Ein- und Austritten
- Besetzungsdauer (wie lange ist eine Stelle vakant?)
- Qualifikationsniveau bzw. -quoten
- Personalkostenplanung (dezentral)
- automatische Planung basierend auf IST-Werten und bekannten Änderungen
- Hinterlegung hausindividuelle Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen und andere individuelle Regelungen
- Planung NN Stellen und Honorarkräfte
- Zuweisen von Aufgaben an Abteilungsleiter und Personalabteilung
- Kostenstellensplitting?
- Konsolidierung
- Erstellen von Versionen bzw. Szenarien
Anforderungen – Dienstplanung und Zeiterfassung I/II
- Schnittstellen
- automatisierte oder über CSV bedienbare Schnittstelle zu Abrechnungssystem
- Kommunikation mit Employee und Management Self Service: Urlaubsworkflow, Einsicht in Dienstplan, Genehmigung arbeitgeberveranlasster Überstunden, Erfassung von Ist-Arbeitszeit
- perspektivisch kombinierbar mit elektronischer Zeiterfassung (Terminals)
- Technische Anforderungen/Funktionalitäten - Dienstplanung
- Mandantenfähigkeit
- standortindividuelle Abbildung von Tarifregelungen, Betriebs- und Dienstvereinbarungen
- Berücksichtigung gesetzlicher Regelungen
- Planung auf Schicht- und Stundenebene; verschiedene Sichten auf Dienstplan
- einfache Handhabbarkeit für Dienstplaner nach Schulung
- automatisierte Dienstplanung mit Auswahl- und Anpassungsmöglichkeit
- Prüfung und Hinweis auf Einhaltung Arbeitszeitgesetz
- Abteilungs-, schicht- und mitarbeiterindividuelle Hinterlegung von Regeln für automatische Dienstplanung
- Genehmigungsworkflows (Möglichkeit zu Übermittlung und Freigabe/Ablehnung Betriebsrat)
- individuelle Auswertung von Zeitdaten, z.B. Einsätze in Rufbereitschaft, Überstunden, arbeitgeberveranlasster Diensttausch, arbeitgeberveranlasste Überstunden, …)
- automatische und bundeslandindividuelle Hinterlegung von Feiertagen
- Wunschdienstplan
- Schicht- und Monatsbezogene Einsatzplanung
- individuell gestaltbare Schichtkennzeichen, flexible Gestaltung Abwesenheitsgründe
- Hinterlegung von Qualifikationen
- Anzeige von Sollzeiten, Jahresarbeitszeitkonto
- Ist-Zeitmeldung durch Mitarbeiter (Genehmigung durch Vorgesetzen)
- Springerfunktion
- Technische Anforderungen/Funktionalitäten – Zeiterfassung
- Mandantenfähigkeit
- einfache Handhabbarkeit für Mitarbeiter
- Prüfung und Hinweis auf Einhaltung Arbeitszeitgesetz
- Ist-Zeitmeldung durch Mitarbeiter mit Genehmigung durch Vorgesetzten: arbeitgeberveranlasste Überstunden sollten als solche erkennbar sein; grundsätzliche Genehmigung von Überstunden, bevor diese angenommen werden
- Anzeige von Sollzeiten, Stand Arbeitszeitkonto
- Meldung von Krankheit
Es sind 5-10 Software-Arbeitsplätze in der Verwaltung geplant, ca. 800 Mitarbeiter sollen den Employee Self Service nutzen.
Abkürzungen:HR: Human Resources
PDF: Portable Document Format
inkl.: inklusive
jährl: jährlich
Fibu: Finanzbuchhaltung
II: Römisch Zwei
