Wir sind zwei miteinander verbundene Finanzdienstleister und suchen eine Software, mit der wir die Weiterbildungen unserer Mitarbeiter verwalten können. Eine unserer beiden Organisationen verfügt über eine eigene Trainingsabteilung, die die Software auch als "Seminaranbieter" bzw. zur Seminarverwaltung nutzen möchte.
Die Software soll folgende Anforderungen erfüllen:
- Verwaltung der Weiterbildungen
- Alle Stammdaten von MA und Trainer müssen durch Administrator aufgenommen werden können.
- Stammdaten sollen einfach durch Trainer ergänzt werden können.
- Ein eindeutiges Mitarbeitermerkmal muss festgelegt werden können.
- Teilnehmer (TN) sollen selber Trainings anlegen können.
- TN können sich für Training selber anmelden bzw. vormerken.
- Unternehmensfremde MA können erfasst werden.
- Ein Genehmigungsworkflow für Schulungen soll hinterlegt sein.
- TN können den aktuellen Anmeldestand sehen.
- Eine TN Historie muss geführt werden (PE-Entwicklungsplan).
- Trainerstammdaten müssen aufgenommen werden können.
- Trainerkosten müssen detailliert erfasst werden können (Reisekosten, Vorbereitungskosten etc.).
- Ein Trainer soll Schulung absagen bzw. umbuchen können.
- Seminargebühren müssen erfasst werden können.
- Wiederkehrende Schulungen und Termine müssen mit Wiederholungstrainings hinterlegbar sein.
- Schulungen müssen automatisch MA Gruppen zugeordnet und verwaltet werden können (Pflichtschulungen).
- Unterschiedliche Trainingsarten müssen erfasst werden können.
- Eine Budget-Obergrenze kann festgelegt werden. Eine Warnung kann erfolgen, falls diese droht, überschritten zu werden.
- Eine Schulungswarteliste soll erstellt werden und es soll Warnhinweise bzw. Infos geben, wenn Training ausgebucht ist.
- TN soll Schulungen absagen oder umbuchen können.
- Es kann einen automatischen Nachrückerprozess bezüglich Warteliste geben.
- Es soll automatische Anmelde- und Buchungsbestätigungen per Mail geben.
- Es soll Warnmeldungen bei Doppelbelegung von Trainer bzw. Teilnehmern geben.
- Es kann einen Kalender inklusive Darstellung der Feiertage und aktueller Trainingsübersicht geben.
- Verschiedene Feedbackbögenvorlagen sollen vorhanden sein.
- Ein automatischer Versand der Feedbackbögen muss nach xTagen erfolgen.
- Durch Trainer soll Feedbackbogen selber angepasst bzw. erstellt werden können.
- Rollen und Rechte
- HR und IT müssen Administratorenrechte bekommen.
- Es muss ein Berechtigungskonzept geben.
- Es muss MA- und Trainerrollen geben; es sollte auch eine Vorgesetztenrolle geben.
- Allgemeines
- Abwesenheiten bzw. Verfügbarkeiten (Urlaub, Krankheit, etc.) können mit gebuchten Seminaren verknüpft werden (Absage, gibt gebuchten Platz automatisch frei).
- Abwesenheiten bzw. Verfügbarkeiten (Urlaub, Krankheit, etc.) können erfasst und ausgewertet werden.
- MA-Skills sollen hinterlegt und ausgewertet werden können.
- Reporting und Controlling
- Reportings sollen durch Trainer erstellbar sein.
- Ein Zugang soll zu den Rohdaten möglich sein und Reportings durch den Anwender möglich sein.
- Übersichtliche textuelle bzw. tabellarische Auswertungen müssen erstellt werden können.
- Übersichtliche grafische Auswertungen sollen erstellt werden können.
- Auswertungen müssen durch Admin - und können durch Führungskraft oder MA - durchgeführt werden.
- Reports sollen periodengesteuert bzw. adhoc erzeugt werden können.
- Eine Unterscheidung nach internen und externen Aufwänden bzw. Kosten kann möglich sein.
- Eine Auswertung der Feedbackbögen muss nach verschiedenen Kriterien möglich sein.
- Tagessätze (ggf. interne Verrechnungssätze) müssen ausgewertet werden können.
- Eine Klassifizierung nach Präsenz- und Online-Schulungsstunden muss möglich sein.
- Ein Lernentwicklungsreporting (mit automatischem Abgleich von Soll- und Ist-Schulungen) kann erstellt werden.
- Ein individuelles Schulungsguthaben eines MA kann verrechnet werden.
- Ein individuelles Schulungsbudget eines MA kann reportet werden.
- Schnittstellen
- MS Outlook
- MS Excel
- evtl. MS Powerpoint
- MS Access
- Interflex (interne Zeiterfassung)
- SAP
- Paisy
- API-Schnittstelle
- Rohdatenschnittstelle
- moodle (Lernmanagementsystem)
- Eine mobile Version (gute Darstellung der Seite auf kleinen Notebooks, Tablets, Smartphones, …) kann unterstützt werden.
- Es kann Dashboards, Buchungsmöglichkeiten, etc. über eine mobile App geben.
- Die Synchronisierung kann ressourcenschonend realisiert sein.
- Das System kann mandantenfähig sein.
- Die Anwendung soll cloudbasiert bzw. SaaS-fähig sein.
- Der Server mit Daten muss in Europa stehen.
- Ein technisches Sicherheits- und/oder Berechtigungskonzept für die Anbindung externer MA und Dienstleister kann existieren.
- Support
- Ein Endanwendersupport und ein 2nd Level Support durch den Anbieter muss möglich sein.
- Der Einkauf von Consulting- und Customizingleistungen vom Anbieter muss möglich sein.
- Unternehmensspezifische Anpassungen durch den Kunden sollen eigenständig möglich sein.
- In regelmäßigen Abständen kann eine Weiterentwicklung des Tools stattfinden. Als Kunde kann man Einfluss auf die Weiterentwicklung nehmen.
- Einen Standard-Wartungsvertrag muss es geben.
- Eine Anwenderschulung muss stattfinden.
Es sind ca. 8 Software-Arbeitsplätze geplant. Gegebenenfalls sollen ca. 1.000 Mitarbeiter (und Trainer) begrenzten Zugang zu dem System haben.
Hinweis von SoftGuide:
Die Anforderungen können bei SoftGuide auch in Form eines Lastenhefts angefordert werden.
Abkürzungen:TN: terre neutre
HR: Human Resources
IT: Informationstechnologie
evtl.: eventuell
SAP: Unternehmen SAP SE bzw. Systems, Applications and Products in Data Processing
App: Application
