Wir suchen eine Softwarelösung für eine soziale Einrichtung, die sich in München um obdachlose Kinder und deren Mütter kümmert. Die Verwaltung der Einrichtung läuft über eine veraltete Access-Lösung, die dringend ein „Facelifting“ benötigt. Idealerweise eine komplett neue Lösung.
Zielsetzung des Softwareprojekts
Erneuerung der bestehenden Verwaltungssoftware durch verbesserte Funktionalität, Flexibilität und Berichtsmöglichkeiten.
Ausgangssituation
Die Verwaltung unserer sozialen Einrichtung läuft derzeit über ein eigen erstelltes Softwarepaket auf Basis von Access. Die Lösung ist ca. 10 Jahre alt und erfüllt nur noch bedingt die heutigen Anforderungen.
Screenshots des aktuellen Systems
Anforderungen an eine neue Hausverwaltungssoftware
Die oben gezeigten Screenshots geben einen Eindruck bezüglich der Kernanforderungen des Systems. Im Wesentlichen geht es um die Erfassung der Hausbewohner (ca. 30 Frauen und ca. 60 Kinder) und der ca. 30 Wohnungen. Das neue System sollte idealerweise auf neuen Technologien basieren, so dass generelle Funktionen wie:
- Export nach Excel
- Berichtswesen
quasi „out of the Box“ verfügbar sind.
Zusätzlich wird eine höhere Bedienerfreundlichkeit erwartet, so dass auch ungeübtere Anwender die Software zumindest in seinen Grundfunktionalitäten bedienen und vor allem nichts Grundlegendes verändern können.
Darüber hinaus sollen neue Funktionalitäten wie auch entwickelte Insellösungen ebenso in das System mit aufgenommen werden wie:
- Statistiken zu den Bewohnerinnen. Z.B. Ausländeranteil, Altersstruktur, Verweildauer etc.
- Flexible Anpassung von Auswahlmenüs, so dass z.B. neue Partnerinstitutionen oder neue städtische Einrichtungen selbständig angepasst- und anschließend über Dropbox ausgewählt werden können.
- Eigenständige Verwaltung der Datenbank-Felder (ändern, löschen, ergänzen)
- Abwesenheitsverwaltung / einfache Zeiterfassung für eine „kommt-geht“-Übersicht
- Diverse zusätzliche Listen (weitere Datenbankfelder) für die Hausleitung
- Berichte sollten grundsätzlich immer aus dem System erstellt werden. Heute werden teilweise Daten an mehreren Stellen (auch in Excel) redundant gepflegt
- Finanzen: das System sollte über Basisfunktionalitäten wie z.B. Abrechnung verfügen
- Zugriffsberechtigungen je Anwendergruppe
Bezüglich der Alt-daten wäre eine automatisierte Übertragung aus dem bestehenden Access-System wünschenswert.
Die Software soll an einem Arbeitsplatz eingesetzt werden.
Hinweis von SoftGuide:
Eine passende bzw. dem Altsystem entsprechende Standardlösung haben wir in unserer Datenbank nicht gefunden. Wir ziehen deshalb in Betracht, eine ähnliche Lösung z.B. Wohnheim- oder Pflegeheim-Software als Grundlage zu nehmen und diese anzupassen.
Je nach Flexibilität der Anforderungen ist evtl. auch eine individuelle anpassbare Adressverwaltung denkbar. Wenn individuelle Funktionen benötigt werden, sollte das Altsystem überarbeitet werden. Dennoch recherchieren wir weiter auch nach speziellen Lösungen für soziale Einrichtungen und informieren das suchende Unternehmen.
