Wir sind ein Verband und suchen eine komplexe - "dreigeteilte" - Verbandssoftware.
An die Verbandssoftware werden folgende Anforderungen gestellt:
Anforderungen Seminarsoftware - für unser internes Fortbildungsinstitut
- die idealerweise den hauseigenen, hotelähnlichen Betrieb abbilden kann (Küche, Zimmer- und Bettenbelegung, Hauswirtschaft, Reinigung) --> Übernachtung und Verpflegung
- in den eigenen Räumen werden Seminare, Tagungen und Klausuren in Präsenz und hybrid abgehalten - daher wird eine Übersicht der gebuchten Räume benötigt
- es sollen auch Online-Seminare und Webinare abgebildet werden können
- Unterstützung der Jahresplanung (Kalender)
- Ausweitung der Marketingkanäle, z.B. Social Media, (automatisierte) Newsletter, Flyer usw.
- die Teilnehmenden sollen (automatisiert) Bestätigungen und oder Zertifikate erhalten
- verschiedene Preislisten - auch komplex - sollen als Berechnungsgrundlage hinterlegt werden können
- Rechnungen sollen aus der Software an Einrichtungen und Privatpersonen - teilweise gesplittet - gestellt werden
- eine Dozenten-/ Referentenverwaltung soll enthalten sein, idealerweise mit eigenem Zugangsportal für diese
- Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung soll enthalten sein
Anforderungen Mitgliederverwaltung
- Mitgliedermanagement
- frei definierbare Beziehungen zwischen Organisationen und Funktionsträgern bzw. Familienangehörigen etc.
- Vereins- und Verbandsverwaltung
- Adressverwaltung
- Verteiler und Aussendungen per Post, E-Mail und Social Media
- Mitgliederstatistiken
- Gremien- und Funktionsträger-Verwaltung
- kaufmännische Beitragsverwaltung
- Fakturierung
- Warenwirtschaft
- Buchhaltungsfunktionen bzw. Schnittstelle zu externer Buchhaltung
- frei gestaltbares und flexibles Reporting
- Controlling
- Business Intelligence (BI)
Anforderungen Verwaltung von Freiwilligendiensten (FSJ)
- Vermittlung und Verwaltung von Freiwilligendienstleistenden
- Bewerbungseingang
- Einladung zum Gespräch
- Matching
- Vertragserstellung
- Anforderung fehlender Unterlagen
- Verwaltung der Einrichtungen und der Einsatzplätze
- Stammdaten
- Plätze mit unterschiedlichen Aufgaben
- Dokumente
- Veröffentlichen freier Stellen der Einrichtungen im Internet
- Organisation unterschiedlicher Seminare
- Freigeben bzw. Ändern von Daten für Einrichtungen und Freiwillige
- Schnittstellen
- Website
- E-Mail, SMS, App
- Finanzbuchhaltung
- Abfragen/Listen
- Auswertungen
- freie Seminarplätze
- Teilnehmer ohne Zuordnung
- fehlende Unterlagen
- Handling
- Webinterface/mobiler Zugang
- Suchfunktion
- Änderungsverlauf
- Nutzerberechtigungen/Ansichten
- Anonymisierung nach Ablauf
- Algorithmus für Seminarzuordnung und Einsatzstellen-Besuche
- Abrechnung
- Dienstzeiträume
- Seminare
- Handkassen für Seminare
- Zuordnungen
- Dienstzeiträume bearbeiten
- Verträge erstellen
- Plausibilitätsprüfungen Urlaub, Seminartage, Dienstart
- Historie der Zuordnungen
- webbasiertes Arbeiten gewünscht
Es wird ein Softwareanbieter für alle genannten Anforderungen favorisiert. Sollten entsprechende Schnittstellen vorhanden sein, wären Verknüpfungen der einzelnen Softwarelösungen für die genannten Bereiche denkbar. Die Lösungen sollen einen hohen Automatisierungsgrad beinhalten und Customizing (ggf. mit Hilfe eines Programmierers) zulassen (offene Architektur).
Es sind ca. 50 Software-Arbeitsplätze vorgesehen. Diese sind gestaffelt in Voll-Lizenzen, Teilrechten und nur Leserechten. Gearbeitet wird mit MS Windows-Systemen.
Abkürzungen:BI: Business-Intelligence
FSJ: Freiwilliges Soziales Jahr
SMS: Short Message Service
App: Application
