Soziale Organisation sucht HR-Software

Wir sind eine Organisation, die mit ca. 400 Mitarbeitern in der Sozialarbeit in über 30 Einrichtungen engagiert ist. Für die Personalverwaltung suchen wir eine HR-Software.

Anlass der Softwareeinführung ist:

• aktuell begrenzter Überblick, bisherige Arbeit hatte Fokus der Sicherstellung der Gehaltszahlung
• Optimierung und Professionalisierung der Personalarbeit und Unterstützung in Geschäftsentwicklung
• Vereinfachung und Automatisierung von Prozessen, weg von dezentralen Excellisten
• Entlastung der Führungskräfte und Einrichtungsleiter
• Entwicklung und Auswertung von Personalkennzahlen
• Verbesserung Mitarbeiterzufriedenheit (Ansprache zu Jubiläen, ..)

Ziel ist die Verbesserung im Personalmanagement:

• Auswertungs- und Analysemöglichkeiten - z.B. Fluktuation, Fehlzeiten, BEM (Betriebliche Eingliederungsmanagement), Urlaub
• automatisierte Wiedervorlagen - z. B. Jubiläen, Höherstufungen, Wiedervorlage erweitertes Führungszeugnis und Immatrikulationsbescheinigung, Rückkehr Elternzeit
• Personalcontrolling und -planung optimieren
• Unterstützung Personalentwicklung (Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarung, Dokumentation Werdegang, ...)
• Effizienz
• Vordrucke, Schreiben generieren (Hinterlegung eigener Formulare und Muster)
• eAkte, Dokumentenmanagementsystem ausbauen

Grundlegenden Funktionen der HR-Software, die den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der Durchführung von Fachaufgaben betraut sind, zur Verfügung stehen sollen:

• Verwaltung Personaldaten
• Auswertung Personalkennzahlen (Fluktuation, Krankenstand, Beschäftigungsdauer, Jubiläen, Höherstufungen, Anteil erfolgreicher Einstellungen an den Gesamteinstellungen – Verbleib nach Probezeit), Personalkosten (nach Einrichtung, Entwicklung - pro Kopf und gesamt, Personalkostenplanung)
• Erinnerung an: Jubiläen, Höherstufungen, Ende Probezeit - gern auch via E-Mail an direkte Vorgesetzte (nicht nur an Personalbereich)
• Erinnerung, wenn relevante Dokumente fehlen (z. B. Führungszeugnis) - dafür bitte nicht extra selber Wiedervorlage setzen müssen
• Ermöglichen von Personalcontrolling
• ohne Personalpapierakte schnell Überblick über Mitarbeiter haben
• Auswertungen nach Dienstgruppen, Gesellschaft und Kostenstelle
• Talentmanagement
• Unterstützung des Tarifvertrags AVL (Arbeitsrechtliche Vertrauensleute) und AVR (Richtlinien für Arbeitsverträge, bis Ende 2018 geplant)
• Schnittstellen: zwecks Personalabrechnung und Lohn ist die Zusammenarbeit mit LODAS und DATEV erforderlich
• wünschenswert wäre ein webbasiertes System

Mittelfristige Planungen und Wünsche für die Zukunft sind es, anhand von Kennzahlen Personalarbeit besser zu steuern, Effekte sehen zu können etc. und verlässliche Standards zu haben (Einbindung Bewerbermanagement, Ausschreibungen).

 
Es sollen folgende Daten verarbeitet werden:

• Stammdaten
• Bewegungsdaten
• Fehlzeiten
• Mitarbeitergespräche
• Weiterbildungsinformationen
• Krankenzeiten
• Wechsel innerhalb der Tochtergesellschaften
• Fluktuation
• Personalkosten

Es sind ca. 5-10 Software-Arbeitsplätze und ca. 30 Arbeitsplätze mit lesendem Zugriff geplant. Datenmigration aus LODAS und DATEV Personalmanagement classic wäre hilfreich.