Wir sind ein mittelständisches Handwerksunternehmen, spezialisiert auf Glasbaukonstruktionen, Reparaturverglasungen, Türtechnik sowie Bauelemente (Fenster und Haustüren). Weiterhin haben wir einen großen Bereich für die Wartung und Instandsetzung von Fenstern, Türen, Rauch-/Brandschutztüren, Automatiktüren usw. (Field Management).
Im letzten Jahr haben wir über 5000 Aufträge abgewickelt, haben knapp 1.000 Wartungsverträge im Bestand sowie knapp 4.000 Anlagen.
Wir sind auf der Suche nach einem modernen ERP-System mit Zeiterfassung sowie Field-Management, da wir mit dem bisherigen Anbieter an die Grenzen unserer Anforderungen gestoßen sind und eine Weiterentwicklung der Software nur begrenzt möglich ist, da es sich um eine Software für den Metallbau/Stahlbau handelt.
Das derzeitige ERP-System läuft auf einem eigenen Server bei uns im Hause. Grundsätzlich sind wir einer Cloud-Lösung aber nicht abgeneigt. Extern angebunden per Schnittstellen ist die Buchhaltungssoftware. Ebenso angebunden ist eine spezielle Glaskalkulationssoftware - die kalkulierten Daten werden in einer Exceldatei in unser derzeitiges ERP-System in die Vorkalkulationsposition im Projekt importiert.
Folgende Anforderungen stellen wir an die Software:
- Projekt- bzw. Auftragsabwicklung inkl.
- Nachkalkulation
- das Anlegen von Kalkulationspositionen mit Zugriff auf den Artikelstamm
- Angebotserstellung
- Auftragsbestätigungen
- Bestellungen
- Materialanforderungen, Lagerentnahmescheine
- diverse Rechnungsarten (X-Rechnungen, Abschlagsrechnungen, Vorauszahlungsrechnungen, Schlussrechnungen, Rechnungskorrekturen usw.)
- Berücksichtigung der Zeiten aus der Zeiterfassung
- Projektgruppen mit eigenen Nummernkreisen (zur Zeit 8-stellig), da wir mehrere Abteilungen bzw. Profit-Center haben
- CRM-Modul zur Kundenkommunikation
- Field-Management:
- Anlagenverwaltung mit QR-Code-Funktion sowie Wartungsplanung und Anlagen-Historie
- Störeinsätze
- Personal- und Teamplanung
- Ersatzteilabwicklung
- Wartungs- und Reparatureinsätze (offline-fähige mobile Serviceeinsätze)
- Möglichkeit auch Notdiensteinsätze erstellen zu können
- Vertragsplaner usw.
- individuelle Reports wie z.B. Prüfberichte, Dokumentationen usw.
- Unterschriftsfunktion
- Wartungsverträge mit der Möglichkeit, Vertragspreise einheitlich erhöhen zu können
- individuelle Stundenverrechnungssätze für Kundengruppen, Fahrtzeiten, Pauschalpreispositionen
- Warenwirtschaft:
- Artikelverwaltung mit Lagerhaltung
- Einkauf/Beschaffung samt Bestellvorschlägen (Meldebestände)
- Reklamationen
- Preismanagement (Einkaufs- und Verkaufspreise)
- Inventurfunktion für Lager sowie Fahrzeuge
- Dokumenten-Management samt Möglichkeit, Eingangsrechnungen automatisch zu verbuchen und die Belege zum Datensatz zu hinterlegen (dasselbe gilt für Lieferscheinen zu den Bestellungen)
- individuelle Reports (Ausgangsrechnungen, Angebote, etc.)
- individuelle Kopf- und Fußtexte
- Ausgangsrechnungen:
- Berücksichtigung des §13b UStG
- bei Rechnungserstellung automatisch beim E-Mail Versand die dazugehörigen Nachweise hinterlegen (Rechnung und Nachweise in einer PDF)
- Darstellung der abgewickelten Anlagen bzw. Anlagenstandorte in der jeweiligen Ausgangsrechnung
- Möglichkeit mehrere Rechnungsempfänger sowie Leistungsempfänger zu hinterlegen, die vom Auftraggeber abweichen (die dann auch in der Rechnungsstellung berücksichtigt werden)
- Auswahl diverse Steuerarten
- Personalwesen samt
- Rechtesystem
- Zeiterfassung
- Personalakte
- Urlaubsverwaltung mit entsprechenden Benachrichtigungsfunktionen
- Schnittstellen:
- Da ein externes Buchhaltungsprogramm vorhanden ist, benötigen wir auch Schnittstellen zum Export von Kreditoren bzw. Debitoren sowie Ein- und Ausgangsrechnungen (Buchungssätze). Ebenso einen Report über die monatlichen Lagerentnahmen auf die Projekte und Fahrzeuge.
- Ebenso muss es möglich sein, die besagten Daten vom vorhandenen Kalkulationsprogramm zu importieren.
- Weiterhin muss es möglich sein, Kontoauszüge importieren zu können wegen den OPOs.
- Sonstige "Gimmicks":
- Informationen aus dem Kundenstamm sollen bei der Angebots- und Rechnungserstellung in einer Art Tooltip-Fenster aufploppen
- Leistungsempfänger sollen nicht kundenspezifisch, sondern projektspezifisch angelegt werden können; dieser Leistungsempfänger soll automatisch auf der Ausgangsrechnung erscheinen
- Pflichtfelder beim Erstellen von Projekten und Kontaktdaten
- globale Änderung von Rechnungsadressen bei Debitoren, die auf mehrere Projekte bezogen sind
- Möglichkeit, in Ausgangsrechnungen feste Pauschalen zu definieren, damit man die nicht immer wieder manuell vornehmen muss
Es sind insgesamt etwa 30 Software-Arbeitsplätze im Innen- und Außendienst geplant.
Abkürzungen:inkl.: inklusive
UStG: Umsatzsteuergesetz
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