Sprachschule sucht eine Schulverwaltungssoftware

Zur Verwaltung unserer privaten Sprachschule suchen wir eine Schulverwaltungssoftware - die entwickelt oder gekauft werden soll - mit folgenden Anforderungen:

1. Kurse:

• Kurse unterscheidbar durch Kurskategorien:
  • Kategorie Sprache: Englisch, Deutsch, …
  • Kategorie Level: A1, A2, B1, …
  • Kategorie Inhalt: Standardinhalt, Businessinhalt, …
  • möglichst eigene weitere Kurskategorien definierbar
• Kurse unterscheidbar durch Kurstypen. Kursverwaltung stark abhängig von Kurstypen:
  • Kontinuierlicher Kurs: Ohne Kursstart- oder Kursenddatum. Kunden können jederzeit dazustoßen (Kundenstartdatum). Kurse fallen aus wenn Mindestteilnehmerzahl nicht erreicht ist. Kunden können innerhalb einer Kündigungsfrist kündigen.
  • Standardkurs: Mit festem Kursstart- und Kursenddatum.
  • Einzelunterricht: Alle Kurse sind üblicherweise Gruppenkurse, bis auf Einzelunterricht: Termine für Einzelunterricht werden nach einer Buchung eines Stundenkontingents zwischen Personal und Schüler abgesprochen und in die Verwaltungssoftware zwecks Abrechnung (Lehrergehalt, Stundenkontingent des Schülers) eingetragen. Einzelunterricht kann auch mit zwei Schülern gleichzeitig durchgeführt werden.
• Pseudokategorien: Kurse haben weitere Pseudokategorien wie Intensivkurs, Abendkurs, etc. Diese sind allerdings als Eigenschaften zu verstehen. Ein Intensivkurs könnte auch Abends stattfinden.

2. Kursterminierung – wann finden welche Kurse statt:

• Einzeltermine
• Terminserien
  Mehrmals wöchentlich zu unterschiedlichen Uhrzeiten.
• einzelne Ausfälle in Terminserien
• Terminverschiebungen in Terminserien
• protokollierte Terminserienänderung:
  Wenn sich ein wöchentlicher Kurs von 2 Stunden wöchentlich auf 3 Stunden wöchentlich ändert, wird das von der Verwaltungssoftware unterstützt. Das heißt Lehrerstundenzettel und teilgenommene Stunden der Schüler werden korrekt berechnet.

3. Kursbuchungen – Welcher Kunde bucht welchen Kurs:

• unterschiedliche Anmeldefristen abhängig von Kurs
• Je nach Kurs/Kurstypen wird die Bezahlung aufgeteilt in einer Anzahlung (Sofort) und einer Restzahlung (bei Kursstart).
• Je nach Kurs verschiedene Buchungsoptionen und Tarife möglich:
  • Monatliches Abo (Mindestlaufzeit 3, 6 oder 9 Monate zu unterschiedlichen Preisen) üblicherweise bei kontinuierlichen Kursen.
  • Pakete mit unterschiedlichen Wochenkontingenten (2 Wochen, 3 Wochen,..). Üblicherweise bei Standardkursen.
  • Pakete mit unterschiedlichen Stundenkontingenten (20 Stunden, 50 Stunden,..). Üblicherweise bei Einzelunterricht. Bei Einzelunterricht (Unterricht nach Terminvereinbarung).
  • Standardkurs/Reise zum Festpreis.
• Zusatzkosten abhängig von Kurs, Buchung und Optionen:
  • Kurse können zusätzliche Buchungsgebühren haben.
  • Buchungsgebühr nur einmal jährlich fällig. Bei weiterer Buchung innerhalb des Jahres (nicht Kalenderjahr) keine weitere Buchungsgebühr.
• Kurse können zusätzliche Reisekosten haben.
• Kurse können zusätzliche Materialkosten haben.
• Zusatzoptionen buchbar gegen Aufpreis:
  • Option: offizielles Zertifikat.
  • Option: mit/ohne Verpflegung.
  • Option: mit/ohne Unterkunft (Unterkunft Kategorie A, B, C, D oder E)
  • Option: Transfer (vom Flughafen).
  • Option: eigene weitere Buchungsoptionen definierbar.
• Abhängigkeiten:
  • Bestimmte Kurse können nur in Kombination gebucht werden. Z.B. manche Prüfungen können nur in Kombination eines 2-wöchigen Prüfungsvorbereitungskurses gebucht werden.
  • Abhängigkeiten können gelöst werden. Z.B. wenn eine Prüfung zu wenig Teilnehmer hat, dann werden auch Buchungen ohne Prüfungsvorbereitungskurs genehmigt.

4. Kursteilnahme – Welcher Kunde nimmt an welchem Kurs teil:

• Möglichkeit zum Pausieren für Kunden ohne dass Wochen-/Monats- oder Stundenkontingente verringert werden.
• Krankheitsfälle: bei entschuldigtem Fehlen (Attest) ohne Abzug des Wochen/Monats oder Stundenkontingents.
• Option: Teilzeit-Teilnahme - Kunde nimmt von zwei wöchentlichen Terminen (Montags und Donnerstags) nur an einem Termin teil: Nur Montags (nur bei kontinuierlichen Kursen möglich). Stundenkontingente berücksichtigen das. Kunde kann entsprechend länger im kontinuierlichen Kurs bleiben.

5. Raum- und Lehrerverwaltung – Welcher Raum, welcher Lehrer wird für welchen Kurs verwendet bzw. eingesetzt:

• für Terminserien
• für Ausnahmen in Terminserien (Lehrer krank oder Terminverschiebungen)
• für Einzeltermine
• außerhalb stattfindende Termine z.B. Urlaubsreisen, Firmenunterricht vor Ort (z.B. Raum als Freitext, oder leer)
• Krankheitsfälle Lehrer (Ersatzlehrer).
• Option: Kurszusammenlegung - Möglichkeit zwei oder mehr Kurse im gleichen Raum durchführen zu lassen (bei gleichem Datum)
• Option: Teilweise Kurszusammenlegung - z.b. ein Intensivkurs und ein Standardkurs, die morgens zusammengelegt stattfinden. Am Nachmittag hat der Intensivkurs zusätzliche Stunden ohne die Teilnehmer des Standardkurses.
• Option: Kurs mit zu vielen Teilnehmern aufteilen auf zwei Räume und zwei Lehrer.

6. Buchhaltung:

• Rechnungsgenerierung
• Unter Umständen Buchungsgebühr (je nach Kurs)
• Umbuchungen (Umbuchungsgebühr)
• Stornierung (Stornierungsgebühr abhängig von Stornierungsdatum)
• allgemeine Rabatte und Kurstypen abhängige Rabatte:
  • Rabatte definierbar, die auf jede monatliche Rechnung angewandt werden (z.b. Agenturbonus 1%)
  • Rabatte definierbar, die auf die erste monatliche Rechnung angewandt werden (z.b. Osterbonus 30%)
  • Rabatte definierbar in % oder €
  • Personal kann Rabatte auf Buchungen/Buchungsposten vergeben
• Schnittstelle zu Lexware Buchhaltungssoftware:
• Lehrergehälter, Stundenübersicht
• Kundenrechnungen / Übersicht der Einnahmen durch Kursteilnehmer

7. Webschnittstelle:

• Die Kursverwaltung kann über eine Webschnittstelle abgefragt werden (z.b. SQL)
• Webschnittstelle erlaubt:
  • auslesen der Kurse, Kursterminierungen, Kurstypen, Kurskategorien
  • auslesen der Kurspreise (inkl. Buchungsoptionen, Buchungstarife, etc.)
  • auslesen der aktuellen Teilnehmerzahlen
  • auslesen der Rechnungen (z.b. monatliche Rechnungen)
  • das Eintragen von neuen Buchungen in die Verwaltungssoftware (Kunden buchen über Homepage)
  • Stornierung und Umbuchung (Kunden stornieren/buchen um über die Homepage)
  • Option: Webschnittstelle erlaubt das Eintragen neuer Kurse. Dies würde verwendet werden um Kurse von externen Agenturen oder Firmen eintragen zu lassen (Im Prinzip sind das nur Kursanfragen). Dafür würde ein entsprechender Geschäftskundenbereich auf der Homepage entwickelt werden. Diese Kurse sind nicht öffentlich findbar, sondern z.b. in einer speziellen Kurskategorie gespeichert.

Eine Datenübernahme aus einer Filemaker-Anwendung wäre wünschenswert. Dateityp wäre ein Excel-Format.

Es sind ca. 10 Software-Arbeitsplätze geplant.