Stiftung sucht Dokumentenmanagement (DMS)

Wir sind ein gemeinnütziger norddeutscher NGO und suchen eine Software für das Dokumentenmanagement. Wir sind schwerpunktmäßig im Baubereich tätig - aber agieren auch in Stadtteilprojekten, im Quartiersmanagement und sind dabei auch beratend tätig. Wir verstehen uns als Schnittstelle zwischen der Öffentlichen Verwaltung und der Zivilgesellschaft.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

• Direktarchivierung aus Office
• Rechtevergabe
• Import via Scan
• OCR-Texterkennung
• KI gestütztes Auslesen
• Automatische Dokumentenklassifikation
• Dokumentationserstellung/ Metadaten
• Dublettenabgleich
• Automatische Versionierung
• Document-Workflow-Management
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Projektgruppen anlegen
• Digitale Unterschriften
• Digitale Stempel
• Notiz/ Kommentarfunktion
• Kollaborationsfunktionen
• Workflow-Manager
• Änderungshistorie
• Video-Transkodierung/ Media Transformation
• Indexrecherche
• Volltextrecherche
• Hot-Key-Suche aus anderen Programmen
• Content-Vorschau nach Metadaten
• Export als Mail-Anhang
• Export in Office-Programme
• Dateien teilen per Weblink
• Backup-Funktion
• Mehrere Speicherorte auswählbar
• Benutzerfreundlichkeit
• Eigene Indexierungseinstellungen
• Unbegrenzte Speicherfähigkeit
• Definierbare Suchfilter
• Benachrichtigungsfunktion
• Freie Klassifizierungsmöglichkeiten
• Übersichtlichkeit Benutzeroberfläche
• Individualisierungsmöglichkeiten
• Drag-and-Drop
• jeweils Schnittstellen in beide Richtungen zum noch einzurichtenden ERP sowie zum aktuellen FiBu-System

Archivierung SOLL-Prozess
Alle in der IT-Lösung erstellten Dokumente sollen grundsätzlich revisionssicher archivierbar sein. Dazu gehören auch alle von außen ankommenden Dokumente (elektronische, wie z.B. E-Mails, Word-, Excel-, PDF-Dokumente und gif, jpeg, png, dxf) und Belege (Papiere) oder großformatiger Pläne. Des Weiteren wird erwartet, dass:

• alle Prozesse so implementiert werden, dass alle in der IT-Lösung erzeugten Dokumente mit Abschluss des Prozesses archivierbar sind. Das bedeutet auch, dass u.U. verschiedene Softwaresysteme, die auch über Schnittstellen im Rahmen der ERP-Einführung miteinander kommunizieren, eine gemeinsame Ablage- und Archivierungsplattform haben – nämlich das DMS
• bei der Erstellung von Zusatzentwicklungen berücksichtigt wird, dass Prozessabläufe auch dann noch funktionieren müssen, wenn bestimmte Dokumente bereits archiviert wurden

Verwaltung allgemeiner Dokumente SOLL-Prozess

• Der Anwender soll Dokumente und E-Mails problemlos mit Geschäftsprozess-Belegen (Projekten, Bestellungen, usw.) verknüpfen und auf einem Dokumentenserver ablegen können.
• Der Aufruf der verknüpften Dokumente soll aus dem jeweiligen Geschäftsprozessschritt (z.B. aus dem Projekt) heraus möglich sein. Die Einbindung eines DMS ist Teil der ERP Einführung und durch den Softwareanbieter zu berücksichtigen (zu berücksichtigen ist „Kap. Investitionssicherheit“). Grundsätzlich sollen alle Dokumente vorgangsbezogen ablegbar und schnell auffindbar sein.
• Dokumente müssen für Wirtschaftsprüfer:innen einfach auffindbar sein. Dazu muss es eine Prüf-Rolle geben, über die vordefiniert, der Zugriff geregelt werden kann.
• Die Dokumente müssen nach bestimmten Schlagwörtern sortiert werden können, wie z.B. Ausgangsrechnungen, Projekten, Vorgängen (z.B. ein Sachverhalt zu einem Projekt) usw. Dabei sollte es zusätzlich möglich sein, selektierte Dokumente zusammengeführt an Dritte weitergeben zu können (z.B. für Abrechnungen gegenüber Dritten – vielleicht als eine Art „digitale Mappe“ und ggf. mit ZIP-Funktion). Eventuell ist dabei schon hilfreich, einzelnen Dokumenten entsprechende Attribute im Rahmen der Verschlagwortung mitzugeben.
• Dokumente mit Datumsbezug müssen so verwaltet werden, dass sich deren Überwachung einfach nachverfolgen lässt. Es ist rechtzeitig vor Ablauf, z.B. einer Frist die Information in geeigneter Weise anzuzeigen (Workflow, Reminder, usw.).
• Eingangsrechnungen bzw. Fremdbelege müssen nach dem Einscannen nachbearbeitbar und elektronisch erhaltene Belege müssen ebenfalls wandelbar sein. Workflows müssen den Rechnungseingangsprozess unterstützen (Identifizierung und Steuerung der Belege in der Stiftung). Weitere Anforderungen sind in den Prozessen zur Finanzbuchhaltung und dem Einkauf beschrieben.

E-Mails sollen einfach vorgangsbezogen ablegbar sein. SOLL-PROZESS

• E-Mails und elektronische Belege sollen nach zu definierenden Kategorien automatischen Vorgängen zugeordnet und abgelegt werden. Dabei soll eine Mehrfachzuordnung möglich sein.
• Beim Einscannen soll die Möglichkeit bestehen, ein vom Systemdatum abweichen-des Eingangsdatum auswählen zu können.
• Beim Einscannen sind Belege auf die korrekte Firmierung hinzuprüfen und fehlerhafte Belege anzuzeigen. Die Firmierung kann die Stiftung selbst oder weitere Unternehmen sein, welche ihre Postanschrift im Hause der Stiftung haben (c/o Stiftung). Die Stiftung tritt im zweiten Fall als treuhänderische Verwalterin auf.

Verwaltung vertraulicher Dokumente SOLL-Prozess

• Nicht vorgangsbezogene, sensible und vertrauliche Daten, wie z.B. Verträge (Projektvertrag usw.), Personalakten, Kontoauszüge usw., sind über spezielle Berechtigungskonzepte und Passwörter elektronisch zu verwalten (Schutz vor dem unberechtigten Zugriff von Dokumenten durch z.B. Rights Management Produkte).

E-Mail- Empfang SOLL-Prozess

• Mails müssen aus Outlook heraus Vorgängen zugeordnet und im DMS entsprechend mit Schlagworten belegt, archiviert werden. Der manuelle Eingriff (Ergänzung von Informationen, Schlagwörtern) durch den Anwender muss möglich sein.

Datenhistorie SOLL-Prozess

• Die Stiftung erwartet, dass jederzeit nachvollzogen werden kann, welche/r User:in, wann, welchen Datensatz angelegt / geändert oder gelöscht / gesperrt hat (gilt für Stamm- und Bewegungsdaten). Eine Nachvollziehbarkeit bis auf Feldebene wäre wünschenswert, ist aber keine Bedingung.

Weitere SOLL-Prozesse
Um das System auch nachträglich erweitern zu können, bestehen folgende Anforderungen:

• Jede Anwendung soll über geeignete Programmierschnittstellen erweitert werden können.
• Die grundsätzliche Anbindungsmöglichkeit an Portale oder Softwarelösungen in der Cloud.
• Vom Softwareanbieter vorgenommene Erweiterungen der IT-Lösung sind für eine spätere Änderung / Erweiterung ausreichend zu dokumentieren.
• Die Anbindung externer Systeme und Geräte soll möglich sein, insbesondere von Tablets, Smartphones (Android, iOS); generelle Anbindung Mobiler Devices
• Nutzung von Middleware zur Kommunikation (Enterprise Service Bus)

Es sind 50-70 Software-Arbeitsplätze vorgesehen.