System zur Schichtplanung und Personaldisposition für ein Dienstleistungsunternehmen gesucht

Wir sind eine Unter­nehmens­beratung und suchen im Auftrag eines Kunden ein Schichtplan- und Personaldispositionssystem. Die Disposition ist vergleichsweise anspruchsvoll (kurzfristige Disposition von Verfügerdiensten, variable Ist-Stunden, dynamischer Nulldurchgang im Zeitkonto, Faktorisierung von Zuschlägen etc.).

Der Kunde möchte für eine Teilgruppe von zunächst etwa 15 der insgesamt etwa 300 gewerblichen Mitarbeitern eine bedarfsorientierte Flexibilisierung der Arbeitszeiten zur Erreichung wettbewerbsfähiger Kostenstrukturen und einer Verbesserung der Servicequalität umsetzen.

Hierzu soll ein IT-System implementiert werden, welches die Dienstplanung, -disposition, Mitarbeiterinformation, Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung unterstützt.

Das Unternehmen ist in Niedersachsen ansässig und wendet den Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) an. Die weitergehenden Rahmenbedingungen zur Dienstplanung und zum Umgang mit den Zeitkonten sind in einer Betriebsvereinbarung geregelt.

Vorgehen und Zeitplan

• Markterkundung bis Ende Mai
  Kontaktieren möglicher Systemanbieter, Vorauswahl von voraussichtlich 3 Systemen
  
  
• Systemvorstellung beim Kunden anhand Musterdaten
  Bereitstellung Musterdaten Anfang Juni
  Systemvorstellung von voraussichtlich 3 Systemen Anfang Juli
  
  
• Umsetzung
  Systementscheidung, Umsetzungsplan, Beauftragung Anfang Juli
  Implementierung, Test und Datenübernahme, Systemabnahme, Schulung bis Ende Juli
  
  
• Aufnahme Echtbetrieb Anfang August

Inhaltliche Anforderungen - Dienstplanung

Es wird nach einem Jahresdienstplan gearbeitet, in dem für jeden Mitarbeiter die planmäßigen Dienste und die planmäßigen freien Tage festgelegt sind.

Folgende Dienste werden unterschieden:

Darüber hinaus kann Rufbereitschaft eingerichtet werden.

Aktuell wird von folgendem Modell für Turnus und Dienstreihenfolge ausgegangen:

Für die Dienste gelten folgende Regelungen:

• Die Arbeitszeit im Dienst wird vom Disponenten während des Dienstes nach Bedarf auf 6 bis 10 Stunden festgelegt; bei Rufbereitschaft sind bei Bedarf Einsätze von weniger als 6 Stunden möglich.
  
  
• Im Frühdienst kann der Mitarbeiter ein Dienstende spätestens um 14:15 Uhr fordern. Dies gilt nicht für Verfügungsdienste, für die vom Disponenten ein Dienstbeginn um 05:45 Uhr festgesetzt wird.
  
  
• Während es bei den Früh-, Spät- und Nachtdiensten bei festen Anfangszeiten (5:45 Uhr, 13:45 Uhr bzw. 21:45 Uhr) bleibt, wird die Anfangszeit im Verfügungsdienst durch den Disponenten festgelegt. Hintergrund ist, dass damit der rückwärts rollierende Wechsel der Schichtlage (Spät-Früh bzw. NachtSpät) auch ohne freien Tag unter Einhaltung der Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes ermöglicht wird. Standardmäßig wird von den Mitarbeitern der vorwärts rollierende Schichtwechsel (Früh-Spät-Nacht) ausdrücklich gewünscht.
  
  
• Die Verfügungsdienste werden vom Disponenten kurzfristig auf Dienst, Rufbereitschaft oder arbeitsfrei festgelegt. Aufgrund des sich kurzfristig abzeichnenden Personalbedarfs erfolgt jeweils bis 11:30 Uhr die Festlegung auf einen Dienst mit Arbeitsbeginn zwischen 13:45 Uhr und 21:45 Uhr des gleichen Tages oder auf Rufbereitschaft oder arbeitsfrei. Die Festlegung auf einen Dienst mit Arbeitsbeginn zwischen 5:45 Uhr und vor 13:45 Uhr erfolgt bis 11:30 Uhr des Vortages. Die Festlegung soll im Interesse der Mitarbeiter so frühzeitig wie möglich erfolgen. Der Disponent teilt dem Mitarbeiter die Festlegung i.d.R. zwischen 10:30 Uhr und 11:30 Uhr mit.
  
  
• Sofern der Dienstplan Verfügungsdienstwochen enthält, soll nach Möglichkeit ein freier Tag in die Verfügungsdienstwochen eingeplant werden.  Der freie Tag soll innerhalb der Verfügungsdienstwoche den Wechsel der Schichtlage ermöglichen; dabei sind die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten.
  
  
• Die jeweiligen Arbeitsaufgaben im Dienst werden durch den Disponenten festgelegt und können neben der Anlagenbedienung z.B. auch deren Instandhaltung, Einsatz im Technischen Service etc. umfassen.

Die Gewährung des Erholungsurlaubs soll über das Jahr gleichmäßig verteilt vorgenommen werden. Die Urlaubsplanung ist aus dem Urlaubsplan ersichtlich.

Inhaltliche Anforderungen - Arbeitszeitkonto

Für die Mitarbeiter wird ein Arbeitszeitkonto gem. § 10 TV-L eingerichtet. Die höchstmögliche Zeitschuld, die auf dem Arbeitszeitkonto anfallen darf, beträgt 40 Stunden; das höchstmögliche Zeitguthaben soll 240 Stunden nicht überschreiten.

Überstundenentgelte, Zeitzuschläge sowie Rufbereitschaftsentgelte können in Anwendung der in  § 8 Abs. 1 Satz 4 TV-L getroffenen Regelungen in Zeit umgewandelt (faktorisiert) und auf dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden. Der Mitarbeiter entscheidet jeweils für ein Kalenderjahr im Voraus, welche der in § 8 Abs. 1 Satz 1 und 2 genannten Zeiten auf das Arbeitszeitkonto gebucht werden sollen.

Fehltage (Krankheit, Urlaub, Freizeitausgleich etc.) werden jeweils mit 8 Stunden bewertet.

Der kurzfristige Widerruf (weniger als 12 Stunden vor Dienstbeginn) eines bereits genehmigten Freizeitausgleichs durch den Arbeitgeber gilt als Extra-Schicht; daher wird in diesem Fall die außertarifliche Sonderzulage („Antrittsgeld aus frei“, s.u.) gewährt.

Zum Nachweis der Einhaltung der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit gem. § 6 TV-L reicht es aus, wenn das Arbeitszeitkonto innerhalb der jeweils letzten vorausgegangenen 365 Tage (bzw. 366 Tage bei einem Schaltjahr) einmalig ein Stundenguthaben kleiner oder gleich Null aufgewiesen hat (Nulldurchgang). Sollte innerhalb dieses Betrachtungszeitraums kein Stundenguthaben kleiner oder gleich Null erreicht worden sein, so wird das Arbeitszeitkonto auf Null gestellt, indem das am Stichtag bestehende Stundenguthaben zur Auszahlung gelangt. Dem Mitarbeiter muss der Stichtag ersichtlich sein.

Sollte das Arbeitszeitkonto innerhalb der jeweils letzten vorangegangenen 365 Tagen (bzw. 366 Tage bei einem Schaltjahr) durchgehend eine Zeitschuld aufweisen, so verfällt diese mit dem 365. bzw. 366. Tag (Schaltjahr). Das Arbeitszeitkonto startet dann wieder mit einem ausgeglichenen Stundenkontostand.

Weitere inhaltliche Anforderungen

Jedem Mitarbeiter wird eine außertarifliche Sonderzulage („Flexibilitätszulage“) von ## € je tatsächlich geleistetem Verfügungsdienst gewährt; etwaige tarifvertragliche Zuschläge bleiben hiervon unberührt.

Für im Dienstplan nicht vorgesehene, freiwillig geleistete Extra-Schichten wird eine außertarifliche Sonderzulage („Antrittsgeld aus frei“) von ## € an Werktagen und ## € an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen gewährt; etwaige tarifvertragliche Zuschläge gem. § 8 TV-L bleiben hiervon unberührt.

Es erfolgt eine vierteljährliche Berichterstattung über die Festlegungen im Rahmen der Disposition durch den Disponenten sowie des Stands der Arbeitszeitkonten, um die gleichmäßige Inanspruchnahme aller Mitarbeiter (Lastverteilung) nachvollziehen zu können.

Neben den zeitwirtschaftlichen und den vergütungsrelevanten Informationen soll das einzuführende System auch eine wirtschaftliche Auswertung des Betriebs ermöglichen. Hierzu wird die effektiv geleistete Arbeitszeit differenziert erfasst nach unterschiedlichen Arbeitsinhalten, die sich jedoch erst im Laufe der Arbeitsdurchführung ergeben. Die Differenzierung erfolgt z.B. nach

• Kundenaufträgen mit Unterteilung in Leistungsarten wie z.B. Anlagenbedienung, Rüstzeiten, Wartezeiten und
  
  
• internen Leistungen (z.B. Instandhaltung)

IT-Anforderungen

Folgende Optionen werden priorisiert:

• Terminalserver-Lösung, Web-basiert, ohne Client-Installation
  
  
• Zugang über Windows-User-Daten
  
  
• Mandantenfähigkeit
  
  
• Online-Kommunikation, so dass die Mitarbeiter z.B. über eine APP auf dem Smartphone über ihre Einsätze informiert werden und ggf. auch ihren Zeiteinsatz nach Aufträgen und Leistungsarten erfassen können
  
  
• Plausibilisierung der einzuhaltenden Regeln nach Arbeitszeitgesetz, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung im Rahmen der Dateneingabe
  
  

Genutzte Systeme:

• Zeitwirtschaftssystem MTZ business solutions  von MIDITEC Datensysteme GmbH
  
  
• ERP-System LN  von Infor (Deutschland) GmbH
  
  
• Excel-Auswertungen
  
  

Schnittstellenanforderungen:

Dienstplanung/Disposition -> Zeitwirtschaft MTZ

• Stammdaten mit MTZ-Bezug
  
  • Parallel-Pflege
  • Mitarbeiter mit Zeitscheiben für Ein-/Austritt, Teilzeitgrad/Wochenarbeitszeit etc.
  • Zeitarten
    
    
• Ist-Bewegungsdaten
  
  • Mitarbeiter/Personal-Nr., Tagesdatum, Uhrzeit Beginn/Ende, anrechenbare Stunden, Zeitart
  • Zeitarten wie Anwesenheit, Urlaub. Krank, Zeitausgleich etc. sowie faktorisierte bzw. zu faktorisierende Zeiten (Ob die Faktorisierung der entsprechenden Zeiten in der Dienstplanung/Disposition oder in MTZ erfolgt, ist noch zu klären)
  • Übergabe mindestens täglich, vorzugsweise laufend
    
    
• Plan-Bewegungsdaten (optional)
  
  • Mitarbeiter/Personal-Nr., Tagesdatum, anrechenbare Stunden, Zeitart
  • Zeitarten wie Anwesenheit, Verfügung, Urlaub, Krank, Zeitausgleich etc.
  • Übergabe mindestens täglich, vorzugsweise laufend
    
    

Zeitwirtschaft MTZ -> Dienstplanung/Disposition

• Ist-Bewegungsdaten
  
  • Mitarbeiter/Personal-Nr., Tagesdatum, Uhrzeit Beginn/Ende, anrechenbare Stunden, Zeitart
  • Zeitarten wie Anwesenheit, Urlaub. Krank, Zeitausgleich etc. sowie faktorisierte Zeiten
  • Übergabe mindestens täglich, vorzugsweise laufend
    
    
• Plan-Bewegungsdaten
  
  • Mitarbeiter/Personal-Nr., Tagesdatum, anrechenbare Stunden, Zeitart (nur planbare Abwesenheiten)
  • Zeitarten wie Urlaub, Krank etc.
  • Übergabe mindestens täglich, vorzugsweise laufend
    
    

Zeitwirtschaft MTZ Dienstplanung/Disposition (Ist- und Plandaten)

• Die Urlaubsanmeldung und -genehmigung soll für die gewerblichen Mitarbeiter zukünftig wie für die Gleitzeitmitarbeiter in MTZ erfolgen. Weiterhin werden heute von der Personalwirtschaft Ausfallzeiten (ist und planbar) für gewerbliche Mitarbeiter manuell in MTZ erfasst. Diese Daten müssen der Disposition für ihre Mitarbeiterplanung und -einteilung zur Verfügung gestellt werden
  
  
• Die Disposition erfasst für ihre Mitarbeiterplanung und -einteilung kurzfristige Ausfallzeiten, die ggf. (noch) nicht in MTZ vorliegen, direkt.
  
  
• Es ist in jedem Fall die Konsistenz der Zeitkonten in beiden Systemen (Dienstplanung/Disposition und MTZ) sicherzustellen. Die Ist-Daten sollen prinzipiell aus der Disposition in MTZ übergeben werden, jedoch können z.B. nachträgliche Änderung durch die Personalwirtschaft in MTZ erfasst werden wie Krank statt Urlaub oder die ggf. in MTZ umgerechneten faktorisierten Zeiten.
  
  
• Der Umgang mit Daten aus der Dienstplanung/Disposition bzw. aus MTZ, die mit Daten des jeweils anderen Systems kollidieren, ist zu klären.
  
  

Dienstplanung/Disposition -> ERP-System LN

• Stammdaten mit LN-Bezug
  
  • Parallel-Pflege
  • Mitarbeiter/Personal-Nr.
  • Lohnarten
  • Bezügemerkmale
  • Aufträge
    
    
• Ist-Bewegungsdaten
  
  • Mitarbeiter, Tagesdatum, Jahr/Woche, geleistete Stunden, Lohnkostenart, Bezügemerkmal (jeweils bis zu 5)
  • Lohnkostenarten: Normalstunden, Überstunden, Rufbereitschaft, Unproduktive Stunden
  • Bezügemerkmale (soweit nicht faktorisiert):
    
    

    Bezügemerkmal	Bezeichnung	Einheit
    +010	Überstundenzeitzuschlag 30%	Stunden	[std]
    +030	Überstundenentgelt 100%	Stunden	[std]
    +040	Nachtarbeit 20%	Stunden	[std]
    +050	Sonntagsarbeit 25%	Stunden	[std]
    …	…
    +170	Rufbereitschaft < 12 Std 12,5%	Stunden	[std]
    +290	Höherwertige Tätigkeit In E 1‐8	Tage	[tag]
    …	…
    +400	Zuschlaggruppe IX	Stunden	[std]
    +660	Ausbleibezulage 3‐6 Std.	Stunden	[std]
    +661	Ausbleibezulage 6‐12 Std.	Stunden	[std]
    +680	Pauschalzuschl. Erschw. §29MTA	Euro	[EUR]
    …	…
    +neu1	Flexizulage Verfügungsdienst	Euro	[EUR]
    +neu2	Antritt aus Frei an Werktagen	Euro	[EUR]
    +neu3	Antritt aus Frei an Sonn‐/Feiertagen	Euro	[EUR]

     

  • Übergabe mindestens wöchentlich

Dienstplanung/Disposition -> Excel (Daten zur wirtschaftlichen Auswertung wie oben unter "Weitere inhaltliche Anforderungen")