Wir sind in der Textilbranche als Hersteller und im Vertrieb (B2B / B2C) tätig und suchen ein neues ERP-System, idealerweise mit integriertem Onlineshop, aufgrund gesteigerter Anforderungen an den Webshop mit zusätzlichen B2C-Funktionalitäten. Gewünscht ist eine Cloud-Lösung.
Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:
Zentrale Funktionen:
muss:
- Änderungsprotokoll
- Kopierfunktion für Stammdaten
- zentrale Stammdaten für alle Mandanten (Kontenplan, Debitoren, Kreditoren; Debitoren unterscheidbar nach B2C und B2B --> ggf. auch unterschiedliche Nummernkreise zur Unterscheidung möglich)
- Datensicherung bzw. Wiederherstellung
- Report Designer (Belege)
- Report Designer (Auswertungen)
- Form Designer
kann:
- Mehrwährungsfähigkeit (Belege in der Fremdwährung des Kunden / Lieferanten; automatischer Import von Währungskursen der Zentralbank)
- Mehrsprachigkeit (Applikationssprache; Belegsprache der Kunden / Lieferanten, Sprache für Auswertungen)
- Berechtigungskonzept (Zuordnung Benutzer zu Benutzerrollen; vom Kunden zu verwalten)
- Pflichtfeld- und Plausibilitätsprüfung (für Stammdaten und Bewegungsdaten; zu prüfende Felder und Plausibilitätskriterien vom Kunden zu verwalten)
- Dateianhänge (z.B. Word, Excel, Powerpoint, PDF, Bild, Video; Zuordnung der Dateien zu Stammdatensätzen oder Bewegungsdaten)
Finanzbuchhaltung:
muss:
- Schnittstellen zu DATEV, ELSTER, vorhandener Fibu
kann:
- offene Posten
- Zahlungsverkehr
Anlagenbuchhaltung:
muss:
- Schnittstelle zu vorhandener Fibu
Kostenrechnung / Controlling:
kann:
- Ist- und Plankostenrechnung
- Voll- und Grenzplankostenrechnung
- Kostenarten, -stellen, -träger
- Deckungsbeitragsrechnung (Gesamkosten-/Umsatzkostenverfahren)
- innerbetriebliche Leistungsverrechnung
- Projektkostenrechnung
- Reporting
- Schnittstellen
Artikel / Lager:
muss:
- Artikelstammdaten (Mengeneinheiten, Artikelvarianten, Ersatzartikel, Lieferanten, ABC-Klassifizierung, Verpackung, Katalogartikel, Gefahrgut)
- Lagerverorte (länderübergreifend)
- Lagerplätze (Lagerorganisation: fest, variabel, chaotisch. inkl. Sortierung Packlisten nach ergonomischen Laufwegen)
- Konsignationslager
- Materialbedarfsplanung (Min.-/Max.-Bestände, Beschaffungszeit, Verkaufsaufträge, Produktionsaufträge)
- Artikelreservierung (Bestandsreservierung bei Angeboten bzw. Aufträgen unterschieden nach B2C bzw. B2B)
- Lagerbewertung (FIFO / LIFO / Durchschnitt, Abwertungen, Niederstwertprinzip)
- Inventur (Stichtagsinventur, Permanente Inventur)
- Reporting
- Schnittstellen
kann:
- Bestandsoptimierung (ABC-Klassifizierung, Bedarfsprognose)
- Umlagerungsvorschläge
Einkauf / Beschaffung:
muss:
- Lieferantenstammdaten (Ansprechpartner, Bonusverwaltung, Preislisten)
- Bedarfsanforderungen
- Bestellvorschläge
- Anfragen
- Rahmenbestellungen
- Bestellungen
kann:
- Intercompany
- Workflow Bestellungsfreigabe
- Workflow Rechnungsfreigabe
- Lieferantenbewertung
- Lieferantenreklamationen
- SRM (Supplier Relationship Management)
- Reporting
- Schnittstellen
Produktion:
muss:
- Fertigungsstücklisten / Rezepturen (Versionsverwaltung, Plausibilitätsprüfung, Freigabe-Workflow)
- Kalkulation (Vorkalkulation, Mitkalkulation, Nachkalkulation)
- Product Information Management (PIM) (Metadaten, Kataloge, Text (Beschreibung, Übersetzungen, Pflegehinweise) und Bildverwaltung)
kann:
- Produktionsplanung/-steuerung (PPS) (Typ: Diskrete Fertigung/Prozessfertigung, Fertigungsart: Einzel-/Projekt-/Serien-/Massenfertigung, Planung gegen unbegrenzte/begrenzte Kapazitäten)
- Chargen-/Seriennummern (Chargenrückverfolgung)
- Varianten
- Betriebsmittel
- Ressourcen
- Werkzeuge
- Kapazitätsplanung
- Produktkonfiguration
- Fertigungsvorschläge
- Fertigungsaufträge (auftragsabhängige Fertigungsstücklisten)
- Workflow Fertigungsauftragsfreigabe
- Fremdfertigung
- Kuppelproduktion
- Rückmeldungen
- Schnittstellen
Logistik:
muss:
- Wareneingang (Wareneingangskontrolle, Herkunftsnachweis)
- Wareneinlagerung
- Disposition
- Kommissionierung
- Versandaufträge (abgeschlossene Versandaufträge sollten Kreditkartenabbuchungen als bestätigt auslösen)
- Retourenabwicklung
- Exportabwicklung (Beträge unter EUR 1.000)
- Zollabwicklung (Ausfuhrgenehmigung - Beträge über EUR 1.000)
- Schnittstellen (Logistik-Dienstleister, DHL, UPS, Fedex u.a.; Möglichkeit der Auswahl von verschiedenen Versanddienstleistern für Lieferung/Retoure (Hintergrund: im B2C Versand wird automatisch ein Rückversand-Lable ausgedruckt))
kann:
- Fuhrparkverwaltung
- Frachtkostenabrechnung
- Leergutverwaltung
- Reporting (Sicherheitsdatenblätter, Intrastat Meldungen zum Warenverkehr, Zusammenfassende Meldung (ZM))
Marketing / CRM:
kann:
- Interessentenstammdaten (Dublettenprüfung)
- Kampagnensteuerung
- Lead-/Opportunity Management
- Besuchsberichte
- Call Center
- Rahmenverträge
- Vertreter (Gebietsverwaltung)
- Außendienst
- Provisionierung
- Online Marketing (Social Media, Blogs, Foren, Instant Messaging)
- Mobile Datenerfassung
- Reporting
- Schnittstellen
Verkauf:
muss:
- Kundenstammdaten (alternative Lieferadressen, Konzernstrukturen, Ansprechpartner, Kundenbewertung/-klassifizierung, Kreditlimit, Bonusverwaltung)
- Absatz- und Umsatzplanung
- Versandkostenermittlung
- Kundenreklamationen (Retouren und Rücksendeverfolgung)
- Rechnungen und Sammelrechnungen (auch Proforma Rechnungen)
- Gutschriften
- Kassenlösung (POS) (frei konfigurierbare Tastatur, Kundendisplay, Zahlungsarten)
- E-Commerce / Web-Shop (B2B, B2C, Merkzettel, Bestellhistorie, Zahlungsarten, Auswertungen)
- Reporting
- Schnittstellen
kann:
- Bonitätsprüfung
- Sanktionslistenprüfung
- Verkaufspreisermittlung (Verkaufspreise/-rabatte abhängig vom Kunden/Kundengruppe/Artikel/Artikelgruppe/Menge, Kalkulation Produktion/Zu-/Abschläge)
- Angebote (Kreditlimitprüfung, Bestandsreservierung, Deckungsbeitragsrechnung (Margenprüfung))
- Rahmenaufträge (Deckungsbeitragsrechnung (Margenprüfung))
- Aufträge (Kreditlimitprüfung, Bestandsreservierung, Auftragsbezogene Stücklisten, Ersatzartikel bei Nicht-Verfügbarkeit - Unterscheiden nach B2C / B2B Mandant; wichtig: Umwandlung mehrerer Einzelbestellungen (B2B) zu einer Sammelbestellung)
- Streckengeschäft
- Kampagnenpreise
- Intercompany
Service:
kann:
- Service-Artikelstammdaten
- Service-Planung
- Service-Angebote
- Service-Verträge
- Reparaturaufträge
- regelmäßiger Service und Wartungen
- Reporting
- Schnittstellen
Personalwesen:
kann:
- Personalstammdaten
- Personaleinsatzplanung
- Lohn- und Gehaltsabrechnung
- Reisekostenabrechnung
- Zeiterfassung
- Zugangskontrolle
- Bewerberverwaltung
- Personalentwicklung
- Reporting
- Schnittstellen
Sonstige Funktionalitäten:
muss:
- Scanner (für Packstraßen, Artikelverwaltung und Inventur und Warenrücklieferung)
- Dokumenten Management (DMS) (Ablagestruktur, Feldstruktur / Indexing / Klassifizierung, Versionen, Volltextsuche, Workflows, Records Management, Integration mit Office-Produkten)
- Datenübernahme Altsystem (Stammdaten und Bewegungsdaten)
kann:
- BDE Terminals
- Business Process Management (BPM)
- Qualitätsmanagement
- Workflow Management (Stammdatenanlagen/-änderungen, Einkaufsbestellungs/-rechnungsfreigabe, Fertigungsauftragsfreigabe, Zahlungsfreigabe, grafische Modellierung/Darstellung, Vertreter (Proxies))
Zentrale Schnittstellen:
kann:
- Microsoft Office (Excel, Word, Outlook)
- EDI (Electronic Data Interchange)
- Telefonanbindung / TAPI
- Business Intelligence (BI)
Webshop:
muss:
- SEO Optierung (URL, Meta-Tags, Rich Snippets)
- Suchmaschine (externe Suchmaschine kann integriert werden?)
- Filtermöglichkeit (es können verschiedene Produktatattribute als Filter ausgewählt werden. (Geschlecht, mehrere Kategorien, Produktattribute wie: Größe, Gewicht, Länge, Farbe, Neuheiten, Top Seller, Verfügbarkeit...))
- Layout Vorlagen
- Produktdarstellung (Bilder, Videos, Zoom, 360 Grad Ansicht)
- Produktdetailseite
- Kundenbewertungen
- Artikelvergleichsfunktion
- Merkzettelfunktion
- Artikel Quick-View
- Verfügbarkeit (Funktionalität darf nur im B2B Mandaten angezeigt werden)
- Lieferzeit (Funktionalität darf nur im B2B Mandaten angezeigt werden)
- Verknappungsfunktion (Anzeige der noch verfügbaren Menge (…es gibt noch 3 Artikel dieser Größe…), für B2C Anwendung)
- Artikelvorschläge
- Upselling ("kann"-Funktion)
- Cross-Selling
- zuletzt gesehene Produkte
- kuratierte Produkte (es ist möglich Produkt-Sets zu erstellen und anzeigen zu lassen (z.B. bei Klick auf ein Produkt des Sets))
- Gastbestellung
- Schnittstellen/Funktion
- Bestandteil ERP (entweder Webshop ist integriert oder es gibt bestehende Schnittstellen)
- Schnittstelle zu ERP
- Übertrag bestehender Logindaten (Endkunden können sich mit bestehendem Login anmelden; aktuell E-Mail Adresse als Username)
- externer Zahlungsdienstleister
- Schnittstelle / Plugin zu E-Mail Dienstleister
- B2B Funktionalität (unterschiedliche Preislisten und Steuereinstellungen sind möglich)
- Blog Funktionalität (Content Management Möglichkeiten (Bild/Text/Video))
- Rechte / Rollen Konzept mit Zugang (z.B. User haben unterschiedliche Berechtigung; Agentenrolle: User hat mit einem Login Zugriff auf unterschiedliche/definierte B2B Konten)
- Mehrsprachigkeit
- Dublettenprüfung bei Anmeldung (E-Mail-Adresse) (E-Mail ist Username bei Anmeldung)
- Gutscheinfunktionalität (generische, individualisert und personalisiert)
- Marktplätze (welche Schnittstellen existieren? z.B. Amazon, Ebay)
- Versanddiensleister (welche Schnittstellen existieren? DHL, UPS, …)
- Track-and-Trace-Systeme (zu Versanddienstleistern vorhanden?)
- Webtracking (Schnittstellen / Integrationen vorhanden für Google GA4, Facebook Insight)
- PIM
Es werden ca. 15 Software-Arbeitsplätze benötigt (ca. 10 concurrent user).
Hinweis von SoftGuide: Ein Lastenheft samt Fragebogen für Softwareanbieter kann gegebenenfalls bei SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:B2B: Business-to-Business
B2C: Business-to-Consumer
PDF: Portable Document Format
Fibu: Finanzbuchhaltung
inkl.: inklusive
FIFO: First In – First Out
LIFO: Last In, First Out
SRM: Shared Resource Manager
PIM: Product Information Management
PPS: Produktionsplanung- und steuerung
EUR: Euro
Intrastat: Innergemeinschaftliche Handelsstatistik
ZM: Zusammenfassende Meldung
CRM: Customer Relationship Management
POS: Point of Sales
DMS: Dokumenten Management System
BDE: Betriebsdatenerfassung
BPM: Business Process Management
EDI: Electronic Document Interchange
TAPI: Telephony Application Programming Interface
BI: Business-Intelligence
SEO: Search Engine Optimization
URL: Uniform Resource Locator
ERP: Enterprise Resource Planning
