Wir suchen als Unternehmensberatung für einen Kunden nach einer integrierten ERP-Lösung. Unser Kunde ist ein Produktions- und Handelsunternehmen, welches Werbeartikel vertreibt, die zumeist aus Kunstleder hergestellt werden.
Die Produktion der Werbeartikel erfolgt zum großen Teil kundenauftragsorientiert bei einem Unternehmen in Asien. Ausgewählte Produkte werden im Unternehmen bevorratet und nach Kundenauftragseingang kommissioniert, ggf. weiterverarbeitet und versendet. Eine Besonderheit hierbei ist, dass das Handelsunternehmen die Produkte im Namen seiner Kunden an deren Endkunden so versendet, sodass das Unternehmen selbst nicht als Versender und Hersteller erkennbar ist.
Unser Kunde hat zum aktuellen Zeitpunkt sechs Mitarbeiter, die im zukünftigen ERP-System arbeiten werden.
Entsprechend den Lizenzmodellen der ERP-Systemanbieter bitten wir um die Erstellung eines Angebots mit den notwendigen Lizenzen.
Das Angebot soll als Cloud-Lösung und alternativ als eigene Server-Lösung ausgeführt sein und auch die notwendigen Beratungsumfänge zur Einführung enthalten.
Im ersten Schritt wird angestrebt, keine Softwareanpassungen durchzuführen, sondern den Standard der angebotenen Software im Unternehmen einzuführen. Aufgrund der Größe des Unternehmens können organisatorische Änderungen, die durch das neue ERP-System erforderlich sind, schnell umgesetzt werden.
Die benötigen Funktionen stammen aus folgenden Modulen bzw. Funktionsbereichen:
- Dokumenten Management System (DMS)
- Stammdatenmanagement
- ERP für Benutzer
- Vertrieb, mit vollständiger Auftragsabwicklung
- Customer Relationship Management (CRM)
- Einkauf und Produktion
- Lager
- Finanzen
Folgende Anforderungen sollte das System erfüllen:
- Dokumenten Management System (DMS)
- Integriertes Dokumentenmanagementsystem
- Schnittstelle zu Dokumentenmanagementsystem
- Scanner-Anbindung
- OCR
- Automatische Inhaltserkennung bzw. Verschlagwortung
- Stammdatenmanagement
- Kundendaten
- Produktdaten
- Sachmerkmalliste
- Anzahl Sachmerkmale
- Produktsuche anhand Sachmerkmalen
- Packmittel inkl. Gewicht
- ERP für Benutzer
- Eigene Angebote:
- Kunde zuordnen falls noch nicht geschehen
- Artikel im Warenwirtschaftssystem
- Ggf. Anfragen an Lieferanten
- Pauschalen, kundenspezifische Preise und Konditionen bei der Angebotsgestaltung
- Ggf. erste Prüfung der Materialverfügbarkeit
- Dokumentenvorlage mit Anschrift aus Stammdaten
- Fertiges Dokument wird nach Druck gespeichert und mit dem Angebot im System verknüpft
- Auftragsbestätigung:
- Auftrag im System erfassen
- Auftragsbestätigung mit entsprechender Vorlage aus dem System erzeugen
- Übersichtsfunktionen zu Aufträgen (Neu, in Planung, in Durchführung, Bestätigung verschickt, usw.)
- Eigene Bestellungen:
- Übernahme von Angebots- bzw. Auftragspositionen in Bestellungen
- Dokumentenvorlage für Bestellungen die systemseitig mit Lieferantenanschrift und Positionen gefüllt wird
- Bestellungsüberwachung (Bestellt bzw. Bestellung abgeschickt; Bestellung bestätigt bzw. Bestellbestätigung eingegangen; erledigt bzw. Lieferung erhalten)
- Eigene Lieferscheine:
- Lieferschein, Dokumentenvorlage wird durch System mit Positionen aus Angebot/Auftrag gefüllt
- Teillieferungen möglich
- Warenausgang, Vorschlag an Hand von Lieferscheinpositionen oder ähnlichem
- Eigene Rechnungen:
- Verschiedene Abrechnungsmethoden (Pauschale Abrechnung)
- Berücksichtigung von Artikelpreis, kundenspezifische Preise, Konditionen aus Rahmenverträgen
- Dokumentenvorlage
- ggf. manuelle Überarbeitung der Rechnung, fertige Rechnung wird im System gespeichert
- Rechnungsverfolgung und Mahnwesen mit Übersichtsfunktionen: Rechnungsentwurf, Rechnung offen, Rechnung bezahlt, Mahnstufe
- Erfassung der Zahlung
- Versanddokumente
- Versanddokumente im Namen des Kunden
- Schnittstelle zu Versanddienstleistern
- Zugang zum Produktkatalog
- Vertrieb
- Währungsauswahl
- Preisberechnungsmodell
- Rabatt global
- Rabatt pro Artikelgruppe
- Rabatt pro Artikel
- Rabatt Kunde
- Werkzeug zum Anpassen von Preismodellen
- Preismodelle nach Region bzw. Land
- Festpreise bzw. Staffelpreise
- Angebot erstellen
- Zugriff auf technische Dokumente bzw. Details während der Konfiguration
- CRM
- Kunden und Interessenten Pflege
- Durchgängiger Zugriff auf Kundendaten aus allen Anwendungen
- Trennung von Firmen- und Personenkontakten
- Zielgruppenorientierte Marketingaktionen durchführen
- Unterstützung im Außendienst
- Dokumentation Vertriebsprozesse, Vertriebsaktivitäten
- Erinnerungsfunktion
- Kundenstatistiken
- Einkauf und Produktion
- Stücklistenerstellung für den Einkauf
- Stücklistenerstellung für die Produktion
- Arbeitsplanerstellung für die Produktion
- Attributwerte für Arbeitsschritte im Arbeitsplan
- Zeit für Arbeitsschritte berechnen
- Beschaffungsnebenkosten
- Lager
- Wareneingangs- bzw. Warenausgangsbuchung
- Bestandsführung
- Inventur
- Finanzen
- Finanzbuchhaltung
- Mahnwesen
- Produktkalkulation
- Zahlungsverkehr
Es sind sechs Software-Arbeitsplätze geplant.
Ein detailliertes Lastenheft und eine Anforderungsliste sind vorhanden und können über SoftGuide angefordert werden.
Abkürzungen:DMS: Dokumenten Management System
ERP: Enterprise Resource Planning
CRM: Customer Relationship Management
OCR: Optical Character Recognition
inkl.: inklusive
