Ich bin als Verfahrensbeistand tätig und suche eine Softwarelösung zur Unterstützung meiner Tätigkeit.
Folgende Anforderungen stelle ich an die Software:
- Allgemeine Anforderungen:
- Webbasierte Lösung: Zugriff von mehreren Geräten aus, idealerweise ohne lokale Installation (ggfs. auch mobiler Zugriff).
- Multi-User-Funktion: Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Fall arbeiten können (z. B. in der Perspektive einer zusätzlichen Hilfskraft).
- Datenschutz und Datensicherheit: Die Software muss den Anforderungen an den Schutz personenbezogener Daten entsprechen (DSGVO-konform).
- Erwerbsmodell, Lizenzkauf: Bevorzugt wird ein Erwerbsmodell, bei dem die Software gekauft und nicht gemietet wird. Wartungs- und Updateverträge sollten optional und flexibel gestaltbar sein.
- Fallverwaltung:
- Fallanlage:
- Elektronische Aktenanlage, in die Informationen aus dem elektronischen Bürgerpostfach integriert werden können.
- Möglichkeit, Kontaktdaten (z. B. von Personen, Behörden, Gerichten) zu hinterlegen.
- Verknüpfung von Fällen: Personen, die bereits in früheren Verfahren betreut wurden, sollen leicht zugeordnet werden können.
- Fallübersicht: Übersicht aller aktiven Fälle in einer Art Dashboard mit Filtermöglichkeiten nach Status, Terminen oder Prioritäten.
- Wiedervorlagen: Einrichtung von Fristen und Wiedervorlagen zur Nachverfolgung von Aufgaben und Terminen.
- Dokumenten- und Vorlagenmanagement:
- Vorlagenerstellung:
- Dynamische Vorlagen für Anschreiben, die automatisch mit den im System hinterlegten Daten (z. B. Adressen, Fallinformationen) gefüllt werden.
- Anpassungsfähige Vorlagen für individuelle Anforderungen, z. B. Anfragen zu Dolmetschern, Aufenthaltsangaben des Kindes oder andere besondere Informationen.
- Automatische Anpassung von Textbausteinen je nach Fallkonstellation.
- Fallbezogene Dokumentation: Möglichkeit, alle relevanten Dokumente und Notizen pro Fall zu speichern und strukturiert abzurufen.
- Verknüpfung zu DMS-Systemen sollte für die Zukunft möglich sein: Optimalerweise Integration von Funktionen wie OCR für eingesannte Dokumente.
- Terminmanagement:
- Terminübersicht:
- Kalenderfunktion zur Eintragung von Gerichtsterminen, Kindesanhörungen und weiteren Terminen.
- Möglichkeit, mehrere Termine pro Fall strukturiert zu verwalten.
- Erinnerungen: Automatische Erinnerungsfunktion für wichtige Termine oder Fristen.
- Finanz- und Buchhaltungsfunktionen:
- Einnahmen- und Ausgabenmanagement: Übersicht und Erfassung von Einnahmen und Ausgaben.
- Kontoanbindung: Automatische Erfassung von Kontobewegungen und Belegmanagement (z. B. durch Upload oder Fotoeinscan).
- Rechnungsstellung: Erstellung von Rechnungen auf Basis hinterlegter Fallinformationen.
- Steuerübersicht: Berichte für steuerliche Zwecke, einschließlich der Erstellung von Umsatzübersichten.
Es werden ein bis zwei Software-Arbeitsplätze benötigt.
Gerne kann mir auch ein Programm geschrieben werden.
Abkürzungen:ggfs.: gegebenenfalls
OCR: Optical Character Recognition
