Verkehrsgesellschaft sucht ein Enterprise-Content-Management (ECM-Software)

Wir sind eine Verkehrsgesellschaft und suchen ein Enterprise-Content-Management (ECM-Software). Durch verstärkte Digitalisierung soll die betriebsinterne Arbeit erleichtert und die Zusammenarbeit mit den externen Partnern vereinfacht werden. Ablaufende Prozesse sollen soweit wie möglich automatisiert werden. Um dies zu erreichen, wird - als zentrales Element - eine ECM-Lösung gesucht.

Folgende Anforderungen soll die Software erfüllen:

• Ansichten ähnlich zum Windows-Explorer, um schnellen Umstieg für MA zu gewährleisten
• Aufgabenplanung mit Zuweisung, Termin und Erinnerungsfunktion
• automatische und einheitliche Ablage von Dateien, Dokumenten etc. mit manueller Eingriffsmöglichkeit
• "Cloud"-Funktionen (für Direktzugriff von EVU zur Ablage von Lageberichten; Ablage großer, nicht E-Mail fähiger Dateien und gleichzeitiges Arbeiten in Dokumenten)
• elektronische Signatur, digitale Unterzeichnung von Anträgen und Verträgen (Unterscheidung bei vertraglicher oder behördlicher Tätigkeit, Unterschriften durch mehrere externe Parteien)
• Prüf-, Kommentar-, Korrekturmöglichkeiten an internen und externen Unterlagen (mit Rot-Stempelungen bei Anträgen)
• Such- und Filterfunktionen
• Zustellmöglichkeiten für elektronische Bescheide mit Zeitstempeln zur Fristwahrung
• neue Posteingänge sollen anhand eines eindeutigen Merkmals Projekten automatisch zugeordnet werden können
• Benachrichtigung der jeweiligen MA bei Eingang neuer Dokumente, Aufgaben zu zugehörigen Projekten
• Austausch von Dokumenten im Rahmen von Gerichtsverfahren
• Zuordnung und Verknüpfung von Dokumenten zu anderen Dokumenten
• Roteintragungen bei Förderanträgen und Stempel sowie Erstellung eigener Skizzen in Anträgen
• Vergabe von benutzerdefinierbaren Dokumentstatus
• Auswertung bzw. Analysen für Finanzplanung
• automatisch erstellte Historie bei Projekten für schnellen Überblick über Gesamtstatus
• es soll eine Sprachausgabe für sehbeeinträchtige Personen möglich sein sowie eine Anpassung der Schriftgrößen (Barrierefreiheit)
• E-Akte

notwendige Module

• Postein- und -ausgänge
  • Scanprozess für Briefpost
  • elektronische Umlaufmappen
• Rechnungen
  • Rechnungsnummern für Ausgangsrechnungen müssen automatisch vergeben werden
  • es soll eine automatische Rechnungsstellung bei Jahresrechnungen möglich sein (statt einer Rechnung, die alle Monate eines Jahres gemeinsam auflistet, soll eine monatliche Rechnung zu einem vordefinierten Zeitpunkt automatisch versendet werden können)
  • die erstellten Rechnungen müssen mit den Fahrzeug-und Unfallakten etc. verknüpfbar sein
  • bei abweichender Bezeichnung des Fahrzeugs durch den Rechnungssteller im Vergleich zu unseren Stammdaten, muss eine Fehlermeldung ausgegeben werden, („Die angegebene Fahrzeugnummer konnte nicht gefunden werden") die eine manuelle Prüfung nach sich zieht bzw. ein automatischer Abgleich erfolgen („Ist stattdessen diese Fahrzeugnummer gemeint?“)
  • ein Mahnungswesen für Ausgangsrechnungen muss implementierbar sein (zunächst automatische Zahlungserinnerung z.B. an Sammel-E-Mailadresse der Buchhaltungen in den Unternehmen, dann Mahnung); dieses muss mit den Kontoauszügen synchronisierbar sein, damit keine Zahlungserinnerung oder Mahnung trotz Zahlungseingang rausgeht
  • es muss eine Möglichkeit zur Nachvollziehbarkeit für Rechnungsstorno und Rechnungsgutschriften geben
  • E-Rechnungen im Format X-Rechnung müssen verarbeitet werden können
  • Ablage und Aufbewahrung der Rechnungen muss GoBD- und DSGVO-konform erfolgen
  • Rechnungen sollen in eine Gesamtbilanz einfließen und diese den jeweils aktuellen finanziellen Stand widerspiegeln
• Personalmanagement
  • Bewerbungsmanagement mit Erfassung der Bewerberdaten
  • Qualifizierungstool zur Abwicklung der betrieblichen Weiterbildung inkl. Planung bzw. Korrespondenz mit Seminaranbietern, Hotels, Mitarbeitern und einer Übersicht der absolvierten Qualifizierungen; Erinnerungsfunktion für Schulungen die gesetzlich in bestimmten Zeitabständen vorgeschrieben sind, z.B. Brandhelfer
  • automatische Überwachung von Krankheitstagen und Ermittlung des Eintritts der Notwendigkeit eines betrieblichen Eingliederungsmanagements
  • automatische Berechnung von Mutterschutz und Elternzeittagen und Auswirkungen auf Urlaubsansprüche; auch bei Wechsel von Vollzeit auf Teilzeit und umgekehrt
  • automatische Berechnung von Übergängen in die nächste Entgeltstufe und Höhe der Entgelte mit Benachrichtigung des Steuerbüros, welches die Gehaltsabrechnungen bearbeitet; ebenso für die betriebliche Altersversorgung
  • laufende Verwaltung von Unterlagen zu jedem Mitarbeiter, inklusive Änderungshistorie für Vertrags- und andere Dokumente
  • sicherer, verschlüsselter Austausch von Daten mit externen Stellen wie Sozialversicherungsträgern etc.
  • Freigabemanagement für Einsicht in Personalakten
  • automatisches Generieren von (Serien-)Briefen an MA oder MA und weitere Akteure
  • Gruppenbildung für verschiedene MA (Angestellte, Beamte, Studenten, Hiwis)
  • Einbindungsmöglichkeit für digitale Krankmeldung ab 2021
• Finanzen
  • Dokumente mit finanzrelevanten Informationen (z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Einnahmen-und Ausgabenberechnungen im Rahmen der Verkehrsverträge, Personalkosten etc.) für den Wirtschaftsplan sollen automatisch in eine Gesamtbilanz einfließen
  • Unterstützung der Finanzplanung
• Dokumentenmanagement
  • umfassende Dokumentenverwaltung von Erfassung bis Archivierung mit DSGVO- und GoBD-Konformität
  • flexible Rechtevergabe
• Kollaboration
  • das gleichzeitige Arbeiten in einem Dokument soll möglich sein
  • Projekträume mit Möglichkeit, Hinweise oder Anmerkungen zu Projekten in Chatform abzugeben
• elektronische Signaturen
  • Signaturen für Vertragsunterzeichnungen
  • Signaturen für behördliche Tätigkeiten bzw. Verwaltungsakte
  • Signaturen für Rechnungsstellung
• Workflows (auch mehrstufige Freigaben)
  • ad-hoc und vordefinierbar
  • für Vorgangsbearbeitung z.B. Antragsbearbeitung inkl. Freigabeprozess

Technisch

• Windows-kompatibel
• Kompatibilität mit diverser technisch-grafischer Software (z.B. Corel Draw, MS Project, MS Visual Studio, Abbyy Finereader)
• iOS-kompatibel für Firmenhandys
• Barrierefreiheit - Einhaltung der EN 301549 und ISO 9241-171 (DIN ISO 14289-1.). Es ist ein externes Gutachten durch eine unabhängige Stelle vorzuweisen. In dem Gutachten ist zum einen darzustellen, ob die Kriterien zur Barrierefreiheit eingehalten wurden. Zum anderen ist in einem Workflow darzulegen, dass sich eine Anwendung beispielsweise auch mit einem Screenreader oder einem Vergrößerungsprogramm in der allgemein üblichen Weise und ohne besondere Erschwernis nutzen lässt
• Verarbeitung gängiger Office-Dateien und PDF sowie spezieller Dateitypen, z.B. für digitale Pläne (CAD, BIM, weitere Typen die aus 3D-Planung erwachsen), Videos
• individuell gestaltbare Workflows: - lässt die Software die Gestaltung von Workflows nur für Administratoren zu oder für alle Benutzertypen?
• manuelle Eingriffsmöglichkeit bei automatisierten Vorgängen
• VPN-Client fähig für Remote-Zugriff
• weitere notwendige Schnittstellen
  • DATEV Unternehmen-online für Steuerbüro xxx & Partner (Gehaltsabrechnung und Rechnungskontierung)
  • TYPO3-Version 9.5.4 - CMS der Website
  • inhouse erstellte Access-Datenbanken
  • ePoststelle des Landes für eRechnungseingang
  • Verknüpfung mit Kassensystem des Landes
  • Übergabemöglichkeit an das Landesarchiv
  • die intelligente Verknüpfung zu offiziellen Websites wie beispielsweise dem Landesamt für Statistik (LSx-Online-Datenbank) wäre eine hilfreiche Funktion
• verschiedene Themen, um augenschonendes Arbeiten unabhängig von der vorhandenen Hardware zu ermöglichen

Allgemein

• bei Cloud-Lösung Zertifizierung nach ISO 27001 und Rechenzentrum in Deutschland sowie jederzeitige lokale Sicherungsmöglichkeit
• DSGVO- und GoBD-Konformität muss vorgewiesen werden
• Referenzen im Bereich Öffentliche Verwaltung und/oder öffentliche Unternehmen müssen vorhanden sein und nachgewiesen werden

Organisatorisch

• Benutzertypen
  • Administratoren (IT)
  • Standardnutzer
  • Spezialnutzer interne Daten (GF, Personal ?)
  • Spezialnutzer externe Daten (GF, Sekretariat)
  • Bucher (Kassensystem des Landes, Online-Banking)
• Sicherstellung, dass jeweils 2 Nutzer in zwei anderen Städten auch mit langsamer Internetanbindung die Software ohne spürbare Nutzungseinschränkungen verwenden können

Die Software ist für ca. 90 Nutzer vorgesehen. Eine jederzeitige Erweiterung bei Eintritt neuer Anwender muss möglich sein.