Unser Kerngeschäft ist der Ein- und Verkauf von gedruckten Mailings im Bereich Direktmarketing.
Die Software sollte daher die klassischen Phasen Anfrage, Angebot, Auftrag beinhalten und außerdem die Auftragsabwicklung im Rahmen eines Projektmanagements unterstützen.
Basis sollte eine bestehende Softwarelösung sein, die durch möglichst wenig zusätzliche Programmierung auf unsere Bedürfnisse angepasst werden muss.
Im Detail müssen die nachfolgenden Prozessschritte unterstützt werden:
Prozessschritte
- eingehende Kundenanfragen erfassen
- Kunden aus Adressdatenbank auswählen
- Kundenanfragen ggf. in Einzelprodukte (Briefumschlag, Brief, Flyer, etc.) zerlegen
- Einzelprodukte erfassen
- ausgehende Lieferantenanfragen für Produktbestandteile erstellen
- Lieferanten aus Adressdatenbank auswählen
- Einzelprodukte den jeweiligen Lieferanten zuordnen
- alle Einzelprodukte eines Lieferanten in eine Anfrage zusammenfassen
- Überwachung/Terminmanagement des Rücklaufs der Angebote von den Lieferanten
- Übersicht aller ausstehenden Angebote pro Lieferant, pro (Einzel-)Produkt , pro Kundenanfrage (Job)
- eingehende Lieferantenangebote erfassen
- Preise erfassen
- Modifikationen / Alternativen ggü. Anfrage in den Lieferantenangeboten erfassen
- Lieferantenauswahl auf Basis der erfassten Lieferantenangebote durchführen
- Preiskalkulation durchführen (mögliche Kalkulationsmethodik pro Einzelprodukt: prozentualer Aufschlag, fixer Aufschlag, direkte Preisvorgabe)
- Kundenangebot als Summe der Einzelprodukte erstellen inkl. Darstellung von Optionen/Alternativen
- Überwachung/ Terminmanagement der Kundenentscheidung
- Übersicht aller Angebote ohne Antwort (pro Kunde und Gesamtübersicht)
- Kundenauftrag erfassen
- Auftragsbestätigung für Kunden erstellen
- Lieferantenaufträge erstellen
- Projektmanagement der Auftragsdurchführung
- Anlegen der vordefinierten Standardtermine (z.B. Datenlieferung, Druckstart, Postauslieferung) sowie ergänzen zusätzlicher Termine
- Grafische Terminübersichten und Terminerinnerungen per Email
Weitere Funktionen
- zentrale Adressdatenbank für Kunden und Lieferanten
- Erzeugen von Dokumenten (Anfragen, Angebote etc.) wahlweise als Email, PDF, Fax oder (Serien-)Brief
- Archivieren erstellter Dokumente mit Verknüpfung zu Kunden und Lieferanten
- direktes Emailen und Telefonieren per Klick innerhalb der Software
Abkürzungen:inkl.: inklusive
PDF: Portable Document Format