Gesucht wird ein Zeiterfassungssystem. Wir sind ein mittelständischer IT-Dienstleister mit derzeit ca. 140 festangestellten Mitarbeitern, einigen stundenbasierten Aushilfen und 2-3 Freelancern, die Dienstleistungen für unsere Kunden erbringen. Teilweise sitzen die Mitarbeiter fest vor Ort beim Kunden im Standort, teilweise sind sie auf Ticketbasis mobil zu den Kundenstandorten in der Region eingesetzt, teilweise arbeiten sie unter der Woche und / oder am Wochenende entfernt von ihrem Wohnort in großen Rollout-Projekten. Auf Basis der eingetragenen Arbeitszeiten des Mitarbeiters erstellen wir unsere Rechnung für den Kunden (überwiegend zeitbasierte Abrechnung). Daher stellt die Zeiterfassung einen zentralen Punkt in den Arbeitsabläufen unseres Unternehmens dar. Des Weiteren sind die Zeiteintragungen natürlich für das Arbeitszeit- / Fehlzeitenkonto des Mitarbeiters relevant. Unerlässlich ist daher die projekt- oder kundenbasierte Buchung der Arbeitszeiten und entsprechende Auswertungsmöglichkeiten. Ansonsten bestehen „normale“ Anforderungen an ein umfassendes Zeiterfassungssystem wie Fehlzeitenverwaltung, Arbeitszeitkonten etc.
Wir haben folgende Anforderungen an die reine Zeiterfassung:
- Arbeitszeitprofile (Vorgefertigte Profile, die den Mitarbeitern zugewiesen werden können)
- Vollzeit
- Teilzeit (verschiedene Modelle)
- Stundenkräfte, Freelancer
- Wochenendarbeit (Ausgleichstage,...)
- Nachtarbeit (Zuschläge, ArbZG)
- Rufbereitschaft (nur Darstellung, keine anrechenbare Arbeitszeit)
- Fahrtzeiten separat kenntlich machen
- Pausenregelungen
- Kernarbeitszeiten
- Stundenbuchungen per Start / Stop-Button (Automatische Frage nach Kunden / Projekt. Keine Buchung ohne Zuordnung)
- Stundenbuchungen per Smartphone
- Verpflichtendes Buchen auf Kunden
- Prozess der Stundenfreigabe (Monatliche Stunden der Mitarbeiter müssen durch höhere Stelle z.B. HR oder Teamleitung legitimiert werden)
- Reports (Produktivität, Fehlzeiten, pro Region, pro Kunden (monatlich))
- Stundenfreigabe des MA (Monat ist abgeschlossen, keine rückwirkende Bearbeitung der Stunden durch Mitarbeiter mehr möglich)
- Zeiterfassung für Freelancer und Stundenkräfte (machen also kein Minus)
- Kenntlichmachen der Stunden, die davon ausbezahlt wurden (Lohnempfänger)
Projekte / Kunden:
- Projekte anlegen
- Unterprojekte / Tätigkeiten anlegen, hierarchisch 2-3 Ebenen
- Mitarbeitern / Mitarbeitergruppen Projekte zuweisen
- Differenzierung produktive / unproduktive Stunden (Merkmal, ob die Stunden (einzelne Projektelemente) zum Kunden hin verrechenbar sind, oder es ein internes Element ist)
Fehlzeitenverwaltung:
- Urlaub
- Urlaubsgenehmigungsverfahren
- Krankheit
- Kind krank
- Stundenabbau
- Sonderurlaub
- Pausenzeiten
- Feiertage – auch regional
- Elternzeit
- Mutterschutz
- Weiterbildung
- Unentschuldigtes fehlen
- Kein Einsatz – unproduktiv (Füllmöglichkeit für Zeiten, die nicht auf Kunden gebucht werden können)
User / Rechte / Self service:
- User self service
- Überblick Zeitkonto
- Urlaubstage
- Urlaubsanträge einreichen
- Krankheit
- Anzeige über produktive / nicht produktive Stunden / (zum Kunden verrechenbare Stunden oder nicht)
- Urlaubsplanung des Teams
- Antrag Überstundenabbau
- Warnung
- Zeitverletzung
- Fahrtzeiten
- Einsatzplanung - Zukunft
- Kalenderfunktion
- Nutzerhierarchie mit entsprechender Rechtevergabe (Einfacher User, Teamleitung, Admin)
- Infoboard (Mitarbeiter über wichtige Dinge informieren können)
Sonstiges:
- Ressourcenverwaltung (Werkzeug, USB-Stick, Tankkarte, Handy,….),
- Anbindung ans Active Directory
- Reisezeiten bzw. Reisekosten festhalten, Dienstreisen
- Einfache Einsatzplanung
- Kalenderfunktion
- Forum / Blog (Möglichkeit der Mitarbeiter sich auszutauschen)
- Dokumentenplattform (Für Mitarbeiter Dokumente zum Download bereitstellen können (Anträge, Infoblätter,…))
- Übergabe von bestimmten Datenfeldern an eine SQL-DB (Webportal) (Im Webportal haben die Kunden unseres Unternehmens Einsicht auf monatlich geleistete und verrechenbare Stunden und können diese dort für den Rechnungslauf bestätigen und freigeben.)
- Anbindung an Lohn/Gehaltsprogramm ADDISON
- Fuhrparkverwaltung
- Mehrsprachigkeit ist nicht erforderlich
Reporting:
- Stundenkonten, Fehlzeiten etc.
- Nach Kunden/Projekten, Teams, Mitarbeiter, Fehlzeiten
- Jahresreporting
- Fahrtzeiten
- Strukturdaten (m / w, Alter, Betriebszugehörigkeit etc.)
- Exportmöglichkeit z.B. csv
Technische Anforderungen:
- Sollte möglichst auf unserem Server (Windows) zu betreiben sein
- Cloudbasierte bzw. reine Weblösung ist eher nicht gewünscht
- Regelmäßige Softwareupdates gewünscht
- Service als feste Pauschale bzw. über Hotline
- Mobile Version lauffähig auf Android-Geräten
Benötigte Userzugänge:
- Administratoren / Verwalter / Vollzugriff: ca. 5-7 Personen
- User mit erweiterten Rechten: ca. 5 Personen
- Reine User: ca. 150 Personen (von PC-Plätzen und Mobil)
Abkürzungen:ArbZG: Arbeitszeitgesetz
HR: Human Resources
csv: Comma-separated-values
