AdmiralCloud AG

Cloudbasierte DAM-Systeme können unterschiedlich tief in die bestehende Infrastruktur implementiert werden. Prinzipiell sind es Ready to Go – Lösungen. Man legt Nutzer an, verteilt Rollen und Rechte, lädt die Inhalte hoch und veröffentlicht diese z.B. in Mediatheken, Kollektionen oder bindet sie direkt in Webseiten und Intranets ein.

Tiefgehende Authentifizierungs- und Sicherheitsoptionen sowie interne Verknüpfungen mit weiteren Programmen und Schnittstellen folgen dann bei Bedarf sukzessive. Sie stellen je nach Qualität der API des  Anbieters eine kleinere oder größere Herausforderung in diesem weiteren Schritt für die IT dar.

Die Kosten hängen in der Regel von der Anzahl der User, dem Funktionsumfang, dem Datenvolumen für Speicher und Traffic und der Anzahl der Assets ab. Hierbei verfolgen Anbieter auf dem Markt unterschiedliche Strategien. Ein DAM sollte sich auf der Kostenebene den Anforderungen stetig anpassen können und somit einen kostengünstigen und dennoch produktiven Einstieg ermöglichen. Wichtig: Ein gutes Digital Asset Management stagniert nie und folgt stetig technologischen Neuentwicklungen. Die Aktualisierungskosten trägt bei cloudbasierten Systemen der Anbieter. Das ist der große Vorteil einer SaaS (Software-as-a-Service) Lösung.

Dennoch wird man in der Zukunft höchstwahrscheinlich Anpassungswünsche und Bedarf an weiteren Features haben, die heute noch nicht absehbar und nicht Bestandteil des bereitgestellten Funktionsumfangs sind. Ein im Vorfeld definiertes Budget gibt dann Planungssicherheit und sorgt beim Einkauf für keine bösen Überraschungen.

Enterprise-Versionen  bieten in der Regel bereits von Beginn an einen kompletten Funktionsumfang sowie Lösungen für den individuellen Einsatz, z.B. als vollständige Portal-Lösung. Zudem berücksichtigt die Menge an freigeschalteten Usern und Medienkontingenten von vorne herein eine höhere Anzahl von Administratoren, Nutzern und Nutzergruppen. Ein weiterer Fokus liegt in der Anbindung des DAMs in die eigene Systemlandschaft, inklusive der Unterstützung verschiedenster Authentifizierungslösungen wie z.B. Azure AD, SAML, ADFS oder Zugriff über festgelegte IP-Ranges und den direkten Einsatz als Intranet-Lösung.

Auf den ersten Blick unterscheiden sich heutzutage die Digital Asset Management-Lösungen am Markt kaum. Doch genauer betrachtet sind die Unterschiede durchaus umfangreich und relevant. In allen Teildisziplinen können die Leistungsumfänge stark voneinander abweichen. So kann beispielsweise das Setzen von Schlagworten oder Tags sehr einfach gehalten sein oder aber im Hintergrund komplexen Strukturen folgen. Diese sind für den User kaum ersichtlich, ermöglichen aber beispielsweise einen multilingualen Umgang mit Schlagworten, ein Tag-Management, eine Tag-Stapelverarbeitung und weitere Automatisierungen, die bei einem sehr gutem DAM nicht fehlen sollten. Das Gleiche gilt für den Einsatz künstlicher Intelligenz und vielen weiteren Funktionen. Ein weiterer wichtiger Faktor ist ihr Anwendungsbereich. Liegt Ihr Fokus auf der Bereitstellung Ihrer Medien oder mehr auf der internen Bearbeitung? Möchten Sie Kampagnen erstellen oder mit Mediatheken arbeiten? Der Anwendungsbereich der einzelnen Anbieter kann hierbei durchaus stark variieren.

Moderne DAM-Systeme verfügen heutzutage über ein ausgefeiltes Lizenz– und Rechtemanagement. Besonders im Umgang mit Bildern und Videos ist dies ein unerlässlicher Service. Oft wird mit Stockfootage gearbeitet, dessen Lizenzen zeitlich und räumlich begrenzt sind. Ein Digital Asset Management hat diese Parameter immer im Blick und benachrichtigt im Falle von auslaufenden Rechten die relevanten User. Auch die Verarbeitung von persönlichen Rechteabtretungen ist Teil dieses Ampelsystems. Gute DAM-Systeme berücksichtigen diesen Bereich bereits beim Upload der Medien in das System und bieten für diesen Prozess unterschiedlichste Workflows an.

In jedem Fall ist es wichtig alle Optionen genau zu prüfen. Als international arbeitendes Unternehmen muss man unbedingt auf Multilingualität achten. Das heißt nicht, dass das System auch Englisch kann, sondern vielmehr, dass alle Prozesse und Ausspielungen auch mehrsprachig orchestriert werden können ohne dabei jedes Medium doppelt anlegen zu müssen.

Achtet man auf Paginierung der Suchergebnisse, d.h. werden in der Gesamtansicht immer nur einzelne Suchseiten mit 20 oder 50 Ergebnissen angezeigt oder handelt es sich um ein modernes DAM-System mit performantem Endlosscrolling aller Ergebnisse? Man kann erstaunt sein, wieviel Zeit man hier bei einer falschen Auswahl verlieren kann. Vertraut man einem Digital Asset Management-Anbieter, der unlimitierte Kontingente verspricht, so birgt das eigene Risiken: Das Orchestrieren von Daten und Servern ist ein wichtiger Bestandteil im Hintergrund einer DAM-Software. Ein Anbieter, der gewisse Kontingente nicht budgetiert, hat seine Zukunft nicht im Blick.

Zu beachten ist auch, dass sich der Bedarf im Umgang und Umfang eines DAMs verändert. Es benötigt Zeit, Bedarfe zu kristallisieren und anfängliche „Nice to Have Optionen“ zugunsten von neuen Erkenntnissen und noch wichtigeren Optionen möglicherweise zu überdenken. Am Ende muss die Lösung und der Anbieter für den Kunden und seine Fachabteilung passen und den agilen Wandel jederzeit unterstützen. Wir haben speziel dafür den DAM-Anforderungskatalog entwickelt, der kostenlos gedownloaded werden kann.